淺談互聯網智能辦公在電力企業的應用

【摘要】時代不斷的發展，信息化程度越來越高。近幾年智能電網建設步伐的加快，信息化發揮巨大的作用，信息化是智能電網發展和建設的內在需求和堅實基礎，信息化是智能電網自動化、互動化提供安全可靠的公共平臺和實現手段。隨著電網的建設，對企業的管理提出了更高的要求，要求企業的各項決策能更迅速準確的傳達，從而高效的得到執行。作為企業各項政令和決策的交流的平臺，無論是時代的發展還智能電網的發展，都要求企業的辦公自動化由目前的局域網協同辦公向互聯網智能辦公發展。本文結合電力企業協同辦公協同實際應用情況，針對業務用戶的需求和文件情況進行數據統計，分析研究。

【關鍵詞】智能電網建設；信息化；辦公自動化

【中圖分類號】C29 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2012）09-0066-01

引言

目前企業內部的信息化的水平，基本可以滿足企業的要求，但是隨著智能電網的發展，要求電力企業的高效運作，同時我們需要更高效更方便的信息交流平臺把企業的各項決策嚴肅、正式、準確、持久的反應給除企業內部的團體和個人，這對企業的辦公自動化系統提出的新的要求，需要逐步的打破目前的局域網單系統協同辦公，進一步將無紙化辦公推行到互聯網。

一、目前協同辦公的現狀

目前，國家電網公司各單位已全面使用協同辦公系統，實現多級無紙化辦公；拓展和完善了系統功能，增強了日常辦公協同能力；統一組織整合檔案管理功能，統一指導開發應用系統的公共歸檔接口；增強系統的安全性，實現身份認證及數據加密，滿足文件傳輸要求；初步實現協同辦公系統與公司其他應用系統的有效集成；初步實現知識管理功能，滿足辦公數據及各種信息的沉淀、集中、分類、歸納、檢索和利用。

二、協同辦公未來發展趨勢

縱觀協同辦公技術的發展，歷經了第一代基于辦公套件的文檔處理型、第二代面向網絡和工作流的事務處理型、第三代面向協作和知識管理的協同辦公型三個階段，目前已進入了第四代面向業務融合與分析決策支持的智能辦公型的歷史新階段。

智能辦公是協同辦公的進一步發展，以辦公業務為業務范圍，以智能化為處理方式，引入人工智能、網絡組織、計算機科學等領域的先進理念，運用物聯網、云計算、柔性信息系統等領先技術，進一步提升公司辦公領域的管理水平。

三、智能辦公項目效益分析

通過智能辦公規劃與建設，建成更加智能的一體化辦公平臺，在原有高效、整合的基礎上，有以下幾個方面效益：

1、提高重大事件的處理能力，提升公司對內對外正面形象

通過公文流轉、督辦事項、值班、重大活動組織、會議、接待、值班、信訪、信息等工作能力的提升，實現完成任務到達成工作目標的轉變，從整體上對內展現一個訓練有素、銳意創新、業績優秀的辦公室隊伍，對外展現一個有社會責任感、專業、開放、嚴謹的公司統一形象。

2、更加智能化、工作強度降低，成果質量提升

協同辦公系統重點提升的是流程辦理的時間，提高協同能力。通過智能辦公系統，將重點降低員工辦理業務過程中信息處理的復雜度，提高業務辦理效率和質量，預計業務申請材料準備時間縮短30%、工作成果審核一次通過率提高20%。此外，智能辦公系統還通過更廣泛的數據感知能力，提供更加自動化的數據采集，員工日常辦公手工處理業務領域減少20%，手工數據錄入工作量減少50%。

3、管理更加人性化、創新能力持續提升

通過技術手段實現更加柔性的管理，使得智能辦公系統成為一項無處不在又無所察覺的信息技術，自如地應用在管理者的日常管理工作當中。管理者不再受到信息系統的約束，而可以自由地發揮管理才能。改變原有的人適應系統的現狀，而轉變為系統適應人。

4、公司運營成本降低、員工滿意度增加

通過辦公質量的提升，可以提公司人力資源整體水平，從而降低公司人力成本，減少辦公易耗品消耗，降低公司整體運營成本。通過智能辦公系統，員工可以將工作的重心繼續向創新型的智力勞動方向轉變，從而更有成就感，積極性也更容易調動。

四、智能辦公的理論依據

智能辦公將辦公業務中的實體視為智能體，具有自組織、自適應、自學習的特征，具備感知能力、行動能力和分析能力，智能辦公通過對智能體及其之間的關系的邏輯定義、優化整合，使得辦公資源可以隨時、隨地、隨需獲取，力公處理過程可以按需適應和擴展，轉變員工、組織、系統之間的交互模式和業務處理模式。智能辦公系統應該具有智能、具有智慧、具備更透徹的感知能力、更全面的互聯互通能力和更深入的智能化水平。

（1）更透徹的感知：所謂“更透徹的感知”是超越傳統傳感器、數碼相機和RFID（無線射頻識別）的更為廣泛的一個概念。利用任何可以隨時隨地感知、測量、捕獲和傳遞信息的設備、系統或流程，通過使用這些新設備，從檔案實體到參加會議人員名單都可以被快速獲取并進行分析，便于立即采取應對措施和進行長期規劃。

（2）更全面的互聯互通：互聯互通是指通過各種形式的高速、高帶寬的通信網絡工具，將個人電子設備和公司信息系統中收集和存儲的分散的信息及數據連接起來，進行交互和多方共享，從而更好地對環境和業務狀況進行實時監控，從全局的角度分析形勢并實時解決問題，使工作和任務可以通過多方協作得以遠程完成，從而徹底改變工作運作方式

（3）更深入的智能化：智能化是指深入分析收集到的數據，以獲取更加新穎、系統且全面的洞察來解決特定問題，使用先進技術來處理復雜數據，并將特定的知識應用于特定的業務領域、特定的場景、特定的解決方案，從而更好地支持決策和行動

（4）柔性辦公管理：指的是公司各部門、各單位在公司內外部環境不斷變化、難以預測的情況下，快速反應，不斷重組其人力和技術資源，獲得競爭優勢和效益的管理模式。柔性辦公管理以“人性化”為標志，注重平等和尊重、創造和直覺、主動和企業精神、遠見和價值控制。它能夠依據信息共享、虛擬整合、競爭性合作、差異性互補、虛擬實踐社團等，實現知識由潛到顯的轉化。

（5）智能流程：流程的核心是辦理人員、辦理環節（狀態）和流轉條件（路徑），智能流程能夠通過自組織、自學習和自適應的能力實現流程的優化、流程路徑的自動流轉和流程環節的半自動處理。智能流程不僅僅適用于公文處理，還涵蓋其他涉及到流程的業務。

●流程優化：在業務規范化和流程標準化的前提下，智能流程具備對各種類型工作流程的執行情況進行統計分析的能力，可以根據流程的特送、異常流轉情況、流程持續時間等指標判斷流程是否需要進行優化，并給出優化建議。

●流程自動流轉：智能流程應該支持更多的流程模式，但主要關注的是目前公司管理活動中最常見、需求最迫切的流程。所謂流程自動流轉是指盡可能地減少需要用戶條件輸入，使得對于用戶而言流程處理更簡單，流程管理更智能。

流程智能辦理：智能辦理通過對業務辦理情況的統計和概率分析，預測業務辦理結果，給出科學的業務辦理建議。傳統的帶有智能的辦理能力包括：自動生成意見，主題詞提取、相關知識推薦等，智能辦公將在此基礎上提供更為智能的能力，包括：流程決策建議，特別是對于決策型辦理節點，通過經驗數據和決策模型，為用戶提供更多的參考建議。流程處理建議，根據當前流程辦理業務的業務領域、主要工作內容，為辦理人員提供知識支撐，提供專業分析和建議。

五、結論

本課題以實際業務用戶為載體，與智能電網建設和國家電網公司信息換建設緊密結合。論證了辦公自動發展的方向：局域網的協同辦公將會向到互聯網的智能辦公過渡。充分的論證了互聯網辦公的必要性。研究中采用了科學的方法、采集了可靠的數據。鑒于本課題旨在討論辦公自動化發展的方向，研究中沒用充分的考慮到互聯網的覆蓋情況、信息安全、人員專業素質和信息服務響應情況等因素。下一步研究中將會充分的考慮到上述因素，進行穩步的由局域網的協同辦公到互聯網的智能辦公過渡。