推進(jìn)基層供電企業(yè)信息化條件下標(biāo)準(zhǔn)辦公流程的思考

【摘要】隨著國網(wǎng)公司深化“兩個轉(zhuǎn)變”、構(gòu)建“三集五大”管理體系工作的不斷深入，基層供電企業(yè)打造適應(yīng)信息化條件下的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化辦公業(yè)務(wù)閉環(huán)管理流程的需求越來越急迫。因此，要高度重視、加強(qiáng)研究、協(xié)調(diào)處理推進(jìn)基層供電企業(yè)信息化條件下標(biāo)準(zhǔn)辦公流程的重大問題。以此落實(shí)公司標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，推進(jìn)基層供電企業(yè)辦公業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)最佳實(shí)踐，促進(jìn)公司信息化提升工程。

【中圖分類號】C931.6 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2012）09-0147-02

一、高度重視、統(tǒng)一認(rèn)識，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對辦公流程再造的要求

（一）傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣、手段與新形勢不相適應(yīng)。一是制度方面，現(xiàn)行的《公文處理實(shí)施細(xì)則》只能規(guī)范非信息化條件下的辦公業(yè)務(wù)，缺乏信息化條件下辦公業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)。二是辦公習(xí)慣方面，員工很難擺脫使用紙質(zhì)件、手工處理方式的傳統(tǒng)習(xí)慣。三是辦公方式方面，員工只適應(yīng)辦文工作信息化，不適應(yīng)向辦文、辦事、辦會協(xié)同化轉(zhuǎn)變要求。四是辦公科技方面，對于傳統(tǒng)OA向協(xié)同辦公系統(tǒng)過度中影響工作效率的問題，員工不適應(yīng)。

（二）協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應(yīng)用是促進(jìn)信息化條件下標(biāo)準(zhǔn)辦公流程研究的重要途徑。協(xié)同辦公業(yè)務(wù)應(yīng)用包括四大業(yè)務(wù)模塊：辦公自動化、任務(wù)協(xié)作、知識管理、檔案管理，共160項(xiàng)功能，涵蓋辦公事務(wù)的方方面面。在原有的辦公自動化、檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，更加強(qiáng)調(diào)了協(xié)同工作，深化了各業(yè)務(wù)之間的銜接和整合，從而進(jìn)一步促進(jìn)了省公司與電業(yè)局之間，電業(yè)局與各基層單位之間，電業(yè)局本部部門之間的任務(wù)協(xié)作和知識共享。只有保障各業(yè)務(wù)模塊的深化使用，才能最大程度地協(xié)調(diào)和推進(jìn)日常工作，保障政令暢通，有效提升電業(yè)局辦文、辦會、辦事效率和整體管理水平，從而為研究信息化條件下標(biāo)準(zhǔn)辦公流程搭建平臺。

（三）強(qiáng)力推進(jìn)同辦公系統(tǒng)的全模塊應(yīng)用是推進(jìn)基層供電企業(yè)信息化條件下標(biāo)準(zhǔn)辦公流程應(yīng)用的重要措施。就電業(yè)局而言，一是要實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)所有模塊在局本部和各單位的全面推廣應(yīng)用，所有業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)單軌運(yùn)行；二是要推進(jìn)一體化平臺的綜合治理，完成協(xié)同辦公系統(tǒng)從企業(yè)門戶的單點(diǎn)登錄，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)縱向貫通、橫向集成和數(shù)據(jù)共享；三是要強(qiáng)化協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)用化應(yīng)用，全面開展實(shí)用化評價，完成省公司對基層單位試點(diǎn)模塊的工作任務(wù)。四是要總結(jié)梳理信息化條件下標(biāo)準(zhǔn)辦公流程。

二、梳理流程、制定規(guī)定，使協(xié)同辦公的業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范

（一）用戶范圍

局本部：本部各部門，電力調(diào)度中心、物流分中心、教育培訓(xùn)中心、事務(wù)中心、和離退休管理服務(wù)中心

基層單位：供電局、工區(qū)、通自中心、營銷三中心、控股供電公司

（二）各模塊使用方法及要求

1、發(fā)文

行文格式：不得越級請示和報告。本部系統(tǒng)：電業(yè)局報省公司請示、報告時采用上行文；文件需發(fā)送給本部各部門或基層單位時采用平（下）行文。基層系統(tǒng)：報電業(yè)局的采用上行文，發(fā)給科室、班組的采用平（下）行文。

分發(fā)：若文件需在本部用戶范圍內(nèi)分發(fā)，須在“內(nèi)部分發(fā)”欄選擇姓名；若文件需在本部用戶范圍外分發(fā)，聯(lián)網(wǎng)發(fā)文須選擇“是”，然后在“主送”欄選擇單位的名稱。

會議紀(jì)要：各部門起草的會議紀(jì)要（含議事紀(jì)要）一律使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的會議紀(jì)要功能，進(jìn)行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)的存檔材料（簽到冊等）由牽頭部門保管。

函（主要指便函）：全局性、重大會議通知和一般性工作布置，根據(jù)情況使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的“行政函”、“黨委函”或“紀(jì)委函”。

2、簽報

各部門（科室）需向電業(yè)局（本單位）請示、報告的事項(xiàng)（含請假等需局領(lǐng)導(dǎo)簽字、批示的事項(xiàng)），從協(xié)同力公系統(tǒng)的“起草簽報”開始在線流轉(zhuǎn)。各單位需向電業(yè)局請示、報告的事項(xiàng)，一律使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的“發(fā)文”模塊起草正式文件在線流轉(zhuǎn)，電業(yè)局不再受理紙質(zhì)請示、報告。

3、督辦

辦公室通過“辦公自動化——督察督辦——起草督辦通知單”對本單位各種會議中確定的階段性重要工作內(nèi)容進(jìn)行全程跟蹤和閉環(huán)管理，各部門一律在線反饋落賣情況。

4、會議審批

各部門（科室）若需要使用會議室，應(yīng)提前通過“會議管理——申報會議”進(jìn)行網(wǎng)上申請，由辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。

5、值班管理

辦公室負(fù)責(zé)登記當(dāng)日的來文來電和行政值班安排，行政值班人員應(yīng)在“值班管理”里進(jìn)行值班日志登記。應(yīng)急值班由應(yīng)急辦（安監(jiān)部）組織使用。

6、電子公告

各部門在通知專業(yè)性、一般性會議和布置臨時工作時，一律使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的“起草公告”功能。電業(yè)局門戶網(wǎng)站的“通知公告”欄將停止使用。

7、出差審批

出差前的請假手續(xù)一律通過“辦公自動化——辦公事務(wù)——出差管理”辦理。中干請假須局領(lǐng)導(dǎo)審批，由值班秘書（文書）中轉(zhuǎn)；一般員工請假直接發(fā)送給主任審批。

8、車輛管理

用車申請、簽派、車輛回歸登記一律通過“辦公自動化——辦公事務(wù)一車輛管理”辦理，不再受理電話預(yù)定和紙質(zhì)申請。

9、信訪辦理

辦公室通過“辦公自動化——辦公事務(wù)——信訪辦理”登記來訪者（信件）反映的問題及相關(guān)信息，保存后可以可起草多份多類型辦理單。對于重大事件應(yīng)在線及時交承辦部門處理，實(shí)現(xiàn)信訪件完整的閉環(huán)流轉(zhuǎn)，此模塊能實(shí)時跟蹤問題的處理情況、統(tǒng)計信訪數(shù)據(jù)。

10、重大活動組織

活動牽頭部門可通過“辦公自動化——綜合協(xié)調(diào)——重大活動組織”安排、協(xié)調(diào)相關(guān)工作。

11、其他

文件流程5天之內(nèi)辦結(jié)。部門在填寫會簽意見完畢，點(diǎn)擊“發(fā)送”后請注意選擇“返回至擬稿部門”。處理請示類文件：按照《公文處理實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定，請示類文件必須回復(fù)。各部門在辦理基層單位的請示類文件時，原則上應(yīng)擬文批復(fù)或?qū)⑥k理意見直接回復(fù)來文單位，并在網(wǎng)上簽署“已回復(fù)”發(fā)送給文書辦結(jié)。

三、轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一行動，共同推進(jìn)信息化條件下標(biāo)準(zhǔn)辦公流程的運(yùn)用

要高度重視協(xié)同辦公實(shí)用化工作，有序推進(jìn)實(shí)用化組織保障、制度建設(shè)和宣傳培訓(xùn)等工作，只有做到事前評估、事中引導(dǎo)、事后總結(jié)，才能使信息化條件下標(biāo)準(zhǔn)力公流程的推進(jìn)工作收到成效。

（一）要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，使協(xié)同力公的組織保障更加有力。成立協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)用化領(lǐng)導(dǎo)小組和工作組，負(fù)責(zé)落實(shí)實(shí)用化工作各項(xiàng)要求。領(lǐng)導(dǎo)小組成員由本部各部門、通自中心主要負(fù)責(zé)人及各基層單位辦公室主任組成。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)業(yè)務(wù)、技術(shù)、運(yùn)維、宣傳四個工作組。辦公室具體執(zhí)行系統(tǒng)的專項(xiàng)評價考核和培訓(xùn)工作。科技信息部具體協(xié)調(diào)協(xié)評價考核工作以及過程中與信息系統(tǒng)技術(shù)有關(guān)的問題。通自中心具體負(fù)責(zé)系統(tǒng)配置信息的完善、修改和使用統(tǒng)計工作。思想政治工作部負(fù)責(zé)做好協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應(yīng)用工作的新聞宣傳工作。

（二）要制定評價辦法，使協(xié)同辦公的基礎(chǔ)管理更加優(yōu)化。要制定《協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)用化評價辦法（試行）》，以持續(xù)提升實(shí)用化水平，規(guī)范評價考核工作，全面檢驗(yàn)、促進(jìn)各單位、部門協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用。同時，還要制定《實(shí)用化評價細(xì)則》，給各單位、部門分配指標(biāo)。連續(xù)三次評價為不合格的單位、部門，納入考核周期內(nèi)績效扣分。對于實(shí)用化效果好的單位、部門，要在年末進(jìn)行評先獎勵。

（四）抓好宣傳培訓(xùn)，落實(shí)實(shí)用化措施。目前，有些員工還不適應(yīng)公司加強(qiáng)協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)用化要求。這是不愿意接受新事物、不愿意學(xué)習(xí)新知識的結(jié)果。各模塊應(yīng)用不夠平衡，公文管理模塊在各單位、部門均得到了普遍應(yīng)用，但督查督辦、會議、值班、接待、檔案和信訪模塊等在一些單位、部門還沒有得到應(yīng)用，任務(wù)協(xié)作、知識管理模塊的應(yīng)用情況就更不理想。因此，將協(xié)同辦公深化應(yīng)用培訓(xùn)納入全員教育培訓(xùn)學(xué)分管理以確保培訓(xùn)取得實(shí)效。局領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)帶頭參加協(xié)同辦公深化應(yīng)用培訓(xùn)，引導(dǎo)大家轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一行動，落實(shí)實(shí)用化措施，解決實(shí)用化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題。邀請上級協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)用化工作組專家授課、指導(dǎo)。辦公室組織大家學(xué)習(xí)《協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)用化使用規(guī)定》、《評價辦法》。

結(jié)束語：協(xié)同辦公的應(yīng)用水平，直接反映辦公業(yè)務(wù)的管理水平，應(yīng)用不到位，就是管理不到位。協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能，就是公司辦公業(yè)務(wù)的最佳實(shí)踐，就是公司辦公業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容。目前協(xié)同辦公建設(shè)已取得了階段性的成績，深化應(yīng)用的任務(wù)更為艱巨。一定要增強(qiáng)深化應(yīng)用工作的緊迫感和責(zé)任感，毫不松懈，再接再厲，不斷提高協(xié)同辦公的應(yīng)用模塊和應(yīng)用范圍，通過協(xié)同辦公的深化應(yīng)用，不斷提高辦公業(yè)務(wù)的管理水平，為打造基層供電企業(yè)適應(yīng)國網(wǎng)公司深化“兩個轉(zhuǎn)變”、構(gòu)建“三集五大”管理體系過程中，滿足信息化條件下的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化辦公業(yè)務(wù)閉環(huán)管理流程奠定基礎(chǔ)。