校園離退休信息管理系統(tǒng)初探

【摘要】本文從離退休信息工作在離退休管理工作中的重要性和目前人員信息的復雜性出發(fā)，提出了建立離退休信息管理系統(tǒng)的必要性，并從系統(tǒng)的設計原則、功能模塊及特點對系統(tǒng)的開發(fā)進行了闡述。

【關鍵詞】離退休；信息；管理；系統(tǒng)

【中圖分類號】TN948.61 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2012）09-0322-02

一、離退休信息工作的重要性

離退休職工數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作是我校離退休管理工作的重要組成部分，教育部等上級部門每年都要組織離退休干部基本數(shù)據(jù)和變動情況的統(tǒng)計工作，校內與離退休職工有關的工作，如召開各類會議、組織文體活動、發(fā)放福利、安排體檢等都涉及到人數(shù)的統(tǒng)計和名單的上報，如何準確、及時地上報、統(tǒng)計各項信息、數(shù)據(jù)，是離退休職工管理處面臨的重要基礎性工作。

二、離退休信息工作的復雜性及建立信息管理系統(tǒng)的必要性

目前，我校離退休職工隊伍已達1400多人，隨著每個月退休人數(shù)的增加，這個隊伍還在不斷地壯大。大部分離退休職工居住在東營校區(qū)家屬區(qū)，屬離退休職工管理處管理，為了便于信息的傳遞，東營校區(qū)分為16個管理區(qū)，部分離退休職工居住在北京，屬北京辦事處離退休職工管理科管理，黨員分為7個支部；另有一小部分職工居住在青島市黃島開發(fā)區(qū)，由離退休職工管理處青島校區(qū)管理，居住地點相對分散，隸屬一個黨支部；還有一小部分人員居住外地，人事關系屬于東營校區(qū)，組織關系或在東營校區(qū)某一管理區(qū)或遷到外地。

根據(jù)工作需要，要掌握每個人的基本信息，如姓名、性別、出生日期、政治面貌、參加工作時間、退休時間、原工作單位、原職務、職稱、是否參過軍、籍貫、戶口所在地、居住城市、居住小區(qū)、房號、家庭成員情況等。此外，人員分布、組成情況復雜多變，從參加革命工作時間的角度分離休干部、退休職工，退休職工中又包括退休干部和退休工人，其中女工的退休時間有所不同；從所屬管理部門的角度分為離退休職工管理處管理和北京辦事處管理，離退休職工管理處管理的職工又分為東營校區(qū)和青島校區(qū)兩部分，有的職工雖然從屬于某一管理區(qū)域，但是本人長期居住外地，與部門的信息溝通不是很及時，這部分職工的信息要單獨標出，發(fā)放福利、體檢等都要特殊對待，同時，所有職工并不是固定在某一住處不變，在地域上也存在一定的流動性；離休干部、退休干部、退休工人從政治面貌上分中共黨員、民主黨派、群眾等等。

可見，離退休職工信息管理工作數(shù)據(jù)處理量龐大，單純地用Excel等較單一的工具儲存、查閱、統(tǒng)計數(shù)據(jù)已經(jīng)滿足不了工作需要，極大地影響了工作效率。建立一套速度快、精度高、查詢方便、能夠實現(xiàn)動態(tài)管理的離退休職工信息管理平臺，顯得越來越必要。

三、離退休信息管理系統(tǒng)的設計原則

由于離退休職工群體的特殊性和離退休管理工作的特殊性，在開發(fā)建立信息管理平臺時，要基于下述設計原則。

1.全局性和整體性原則

從離退休職工管理工作的全局考慮系統(tǒng)的建設，把整個數(shù)據(jù)庫建設成為一個有機的整體、管理與決策的核心工具，實現(xiàn)信息資源（網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)）的共享。

2.實用性和穩(wěn)定性原則

信息管理系統(tǒng)的設計應從實用原則出發(fā)，以管理部門的需求為基礎，開發(fā)與應用相接合，使系統(tǒng)的使用特性符合管理部門日常工作性質、內容及習慣等方面的需要，便于各種基礎信息的查詢、使用、更新及輸出，確保建立的系統(tǒng)具有很強的可操作性和系統(tǒng)運行的可靠性。

3.人機界面友好原則

在設計上要充分考慮界面、菜單的布局以及布局內容，以鼠標為主要操作工具，使人機界面友好、簡單易學、操作方便。

4.先進性和成熟性原則

采用當前最新和最通用的軟硬件平臺，采用先進的數(shù)據(jù)庫技術、軟件開發(fā)技術，在保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性、成熟性的同時，有一定的先進性，以保證建成的數(shù)據(jù)庫能為信息管理提供堅實的保障。

5.開放性與兼容性原則

隨著信息化建設的普及和推廣，越來越多的部門開發(fā)了自己的信息系統(tǒng)，與離退休工作關系密切的黨務管理系統(tǒng)，需要及時更新各管理區(qū)的黨員名單，系統(tǒng)的分析、設計、實現(xiàn)和測試要嚴格按照軟件工程標準和規(guī)范，力求系統(tǒng)數(shù)據(jù)的標準化和規(guī)范化，以保證系統(tǒng)的兼容性和開放性。

6.可理解性和易使用性原則

系統(tǒng)提供的信息應直觀、清晰、準確、易懂，并且機關單位辦公所配備的通用計算機就能安裝應用。

四、離退休信息管理系統(tǒng)的功能

離退休職工信息管理系統(tǒng)用于按不同條件統(tǒng)計報表、福利品發(fā)放、基本信息查找等。系統(tǒng)如下圖1，根據(jù)人員變動等具體管理需要，可分別對以上各庫進行信息添加、瀏覽、查詢、統(tǒng)計、修改、刪除、備份等操作。主要實現(xiàn)下述功能：

1.離休干部、退休干部、退休職工、家屬黨員的信息管理，人員添加、信息變動、所屬地區(qū)的調整等；

2.離世人員的信息管理，人員增加；

3.軍人信息的管理，人員添加、信息修改、所屬地區(qū)的調整，報給軍人信息統(tǒng)計部門；

4.屬于北京辦事處管理的離退休職工信息的管理，屬于離退休職工管理處管理的離退休職工信息的管理；

5.各管理區(qū)全體人員或黨員信息的查詢及輸出，報給黨員信息管理部門；

6.根據(jù)日常管理工作需要，能夠接收重要文件、資料的存儲、查閱；

7.提供局域網(wǎng)查詢功能，設置管理權限：學校領導及離退休工作部門可對全體離退休職工情況進行查詢，離退休工作部門有查詢及修改權，其他用戶僅可查詢信息，無權進行修改（圖2）。

系統(tǒng)作為—個網(wǎng)絡MIS系統(tǒng)，主要模塊有：用戶驗證、用戶管理、離退休人員信息管理、離退休類型管理、政治面貌類型管理、退休前部門信息管理、地區(qū)信息管理、管理部門信息管理、管理區(qū)信息管理、軍人信息管理。系統(tǒng)能夠提供離退休職工各類信息及相關電子文檔的添加、查詢、修改、人數(shù)匯總統(tǒng)計、網(wǎng)絡發(fā)布、下載等功能。

五、離退休信息管理系統(tǒng)應具有的特點

1.擁有高精度的信息數(shù)據(jù)庫。可及時將掌握的人員信息添加入庫，防止信息遺漏或丟失；

2.數(shù)據(jù)的輸出應帶有很大的靈活性。允許用戶對查詢條件進行動態(tài)組合，系統(tǒng)通過用戶權限管理等手段，滿足學校領導、離退休管理部門等不同層次用戶的應用需求。

3.現(xiàn)勢性。在屬性信息的存儲中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的隨時間變更的增量存儲，并在使用中能隨時反映現(xiàn)勢信息和歷史變更信息；

4.安全性。提供局域網(wǎng)查詢功能，設置管理權限：只有一個超級用戶——離退休管理部門的管理員有修改權，學校領導及其他人員等一般用戶可對全校離退休職工情況進行查詢，無權進行修改；

5.可維護性和可擴展性。管理員可以根據(jù)發(fā)生的變動，在系統(tǒng)中進行相應的修改，充分考慮軟硬件平臺的可擴展性及軟硬件的負載平衡機制。

六、結語

離退休信息管理系統(tǒng)主要是采用先進的計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡技術等開發(fā)的計算機系統(tǒng)，為管理和決策部門及時提供有關離退休職工準確和動態(tài)的信息查詢及人數(shù)統(tǒng)計功能，可以加速實現(xiàn)學校管理和力公自動化，提高管理水平和工作效率。