關于校內教學超市信息化建設的思考

【摘要】作為教學企業(yè)的校內生產性實訓基地為職業(yè)院校培養(yǎng)人才提供了實踐場所，就像其他社會上的企業(yè)一樣，教學企業(yè)同樣也要做好自身的信息化建設，以保證企業(yè)良好有序地發(fā)展。本文以廣東輕工職業(yè)技術學院啟航教學超市為例，探討有關校內超市信息化的建設。

【關鍵詞】教學超市；信息化；系統(tǒng)；方法

【中圖分類號】TN948.61 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2012）09-0327-02

廣東輕工職業(yè)技術學院啟航教學超市隸屬于校內“教學企業(yè)”——經管類專業(yè)股份制生產性實訓基地，該基地是具有獨立法人資格的生產經營與專業(yè)教學高度融合的可持續(xù)發(fā)展的經濟實體。基地由教學超市、商業(yè)街、電子商城、大學生創(chuàng)業(yè)孵化中心和跳蚤市場等經營項目構成。由教學超市為主體注冊的公司設有采購部、營運部、倉儲部、財務部、審計部、經濟信息管理部和人力資源部等。公司成員由教師和學生組成，教師既要對教學負責，也對公司的經營負責，學生是公司的員工。學生在老師的指導下進行輪崗實訓，教師和學生共同對公司的經營和實訓負責。

一、加強信息化建設的背景

21世紀，超市的競爭也進入到了一個全新的領域，競爭已不再是規(guī)模的競爭，而是技術的競爭、管理的競爭、人才的競爭。技術的提升和管理的升級是超市業(yè)的競爭核心。廣東輕工學院啟航教學超市作為一個服務于廣大師生的零售單位，也具有了其他超市的共同特征。但教學超市必須在正常經營的情況下，需不間斷地滿足多個專業(yè)學生的實訓要求。因此，校內超市管理信息系統(tǒng)也具備許多與其他贏利性商業(yè)超市管理系統(tǒng)不同的特點：

1.啟航教學超市的客戶群比較固定。客戶群主要由在校學生、教職工、后勤人員組成，有別于常規(guī)社會超市，需要對特定客戶群的需求做出特定的分析。

2.超市管理中管理核心是商品庫存。對于啟航教學超市說，庫存管理要實現智能化、自動化決策，不需要像大超市那樣負擔起維護數據挖掘決策的高成本。所以，需要選擇適合自己的庫存管理模型。

3.啟航教學超市屬于教學企業(yè)，主要的服務對象就是學校。不但要保證學生實訓，還要為學校師生提供便利。所以除了給師生員工提供現金消費服務外，還給提供校園卡付款的服務，并可以根據校園卡會員號來進行優(yōu)惠。師生員工可以通過自己的教工卡號和密碼，通過校園網的校園卡中心查詢到自己的消費明細和積分。

4.啟航教學超市的財務狀況直接由學校財務部門管理，需要對超市的財務狀況如：資產結構、債務結構、變現能力、償債能力、資本保值增值能力和現金流量等數據進行分析。

5.隨著超市規(guī)模的擴大，在人員管理和商品管理上的要求就隨之提高了，啟航教學超市管理系統(tǒng)服務對象有別于普通超市管理系統(tǒng)，不但有超市內部員工和管理者，還有超市管理者、學校后勤部門、財務部門、學校相關領導等等。

二、目前情況及存在的問題

由于啟航教學超市成立不久，運營之初主要精力放在人員安排、學生管理、教學計劃的制訂和實施上，信息化建設只是邁出了很小的一步。一是引進了專門針對中小型連鎖商業(yè)企業(yè)的現代化信息管理系統(tǒng)商業(yè)之星軟件，負責超市進銷存管理；二是建立了超市簡單的監(jiān)控系統(tǒng)；三是在員工管理中建立了智能考勤系統(tǒng)，給學生一個真實企業(yè)的上班環(huán)境。

目前主要存在的問題：

1.超市安全無法保障，全方位、智能化的監(jiān)控不夠，沒有自動報警功能；

2.客戶和人員管理功能不完善，信息不流通；

3.商品采購質量、價格監(jiān)控機制不完善；

4.沒有網絡宣傳平臺以及實現電子商務。

三、信息化建設的總體目標

超市管理需要現代化，只有合理地運用信息化的管理，才能在市場競爭中立于不敗。超市管理信息系統(tǒng)不僅能夠提高經營者的回報，而且能夠隨時掌握市場的動向，為經營者提供必要的市場信息，解決了經營者最需要解決的迫切問題，同時管理系統(tǒng)對操作人員的素質要求不高，也合理地節(jié)約了成本的投入。

通過建立專業(yè)團隊，實施標準化，規(guī)范化管理，誠信管理，采用科學的信息化管理，找準市場動向，采取有效的營銷手段，在經營戰(zhàn)略、戰(zhàn)術上能不斷創(chuàng)新，控制經營成本，使超市的經濟效益得到不斷提高。對超市進行更有效管理和控制。信息化的實施，信息網絡技術和數據庫技術的應用，使信息能夠實時地傳遞、共享，為管理方式的轉變創(chuàng)造了條件。以便改善業(yè)務狀況，優(yōu)化業(yè)務流程，便于學校管理、提高經營效益。總體架構如圖1所示。

四、信息化建設的內容

4.1 超市管理系統(tǒng)

超市要抓住時機，引入現代化的銷售管理模式，實施企業(yè)的信息化、智能化銷售管理，才能使超市在激烈的市場競爭中立于不敗之地。超市管理系統(tǒng)是一體化的系統(tǒng)，分為6個大的功能模塊。

采購部采購員和供應商談判，確定商品的價格、結算和商品陳列方式，通過系統(tǒng)輸入相關的信息。賣場銷售商品的情況都實時在網絡上顯示，根據銷售情況進貨。商品銷售的結算工作則由財務部進行，系統(tǒng)根據合同自動控制供應商結算。運營部、采購部、財務部三方互相分權制衡，而信息傳遞和控制成本相對低廉，就成功實現了新的管理模式。

（1）客戶關系管理

實現營銷管理策略要以客戶需求為導向，進行客戶關系管理。客戶關系管理是一種旨在改善企業(yè)與客戶之間關系的新型管理機制。它應用于企業(yè)的市場營銷、銷售、服務和技術支持等與客戶有關的領域。客戶關系管理分為識別客戶、對客戶進行分析、調整產品或服務以滿足每個客戶需要。管理信息系統(tǒng)有一個積分卡（會員卡）管理模塊，記錄顧客的基本信息。

（2）采購管理

采購管理是啟航教學超市生產、經營、教學、實訓活動中極其重要的一環(huán)，結合企業(yè)現代管理理念和實際情況，對采購管理提出新的要求：啟航教學超市進貨時對供貨商的選擇應該更加慎重，雙方不再只是討價還價的買賣關系，而是一種相互依存的合作伙伴關系；啟航教學超市產品質量要從采購抓起，這就關系到供方的供貨、服務質量。下面是采購業(yè)務程序的主要內容：

①供貨商的情況調查：在實施采購之前，采購部門首先就要對市場上各大商品供貨商進行詳細的調查，了解公司的具體隋況，評定企業(yè)的信譽級別和公司的市場口碑。采購部門根據收集到信息建立供貨商檔案，為遴選出最合適的合作供貨商提供依據。

②采購計劃的編制：采購部門需根據自身的資金條件和銷售狀況，綜合分析市場規(guī)律，尤其是學校新生開學、學期中段、學期末段等階段的師生消費特點，擬定合理的采購計劃表、采購訂單。

③實施采購計劃：采購部門根據供貨商檔案及遴選結果，選定供貨商；生成訂貨單給選定的供貨商；雙方就價格、數量、質量等方面洽談磋商，直至簽訂合同；跟蹤合同執(zhí)行，安排供貨進度和貨物運輸，做好驗收入庫工作。

（3）庫存管理

庫存管理對啟航教學超市的正常運作起到決定性的作用。超市商品庫存量合適與否將涉及到貨物的積壓、存儲費用、流動資金等問題。庫存管理的最終目標是尋求最佳存貨數量、庫存成本最小化。

（4）銷售管理

除了要進行商品日常銷售之外，還需要進行促銷與限量、限期及商品凍結等銷售控制。綜合查詢銷售明細記錄、收銀員收銀記錄以及交接賬情況等。生成銷售日、月、年等報表。

（5）結算管理

啟航教學超市與供貨商的結算可以有商品售后結算、鋪底結算、按比例結算、期貨結算和定結算等方式，在實施智能化管理時，需進行分類統(tǒng)籌，保證既有足夠的商品銷售，又能保證擁有一定的流動資金以維持超市的正常運轉。

（6）員工管理

超市員工管理內容包括個人信息、勞動合同、考勤、薪酬管理、目標責任制考核。

4.2 電子商務網站

電子商務網站為用戶提供超市網上購物平臺，網上購物是一種具有交互功能的商業(yè)信息系統(tǒng)。啟航教學超市的主要顧客群一校內師生，有不少已經習慣于進行互聯(lián)網的購物。對于學校超市來講，如果能夠實現網上交易，可以提高交易速度、節(jié)約交易成本、提高交易興趣。師生進行網上交易，超市可以進一步提高經濟效益；同時，也為相關專業(yè)專業(yè)實踐提供機會；再者，網上購物系統(tǒng)具有強大的交互功能，可使超市和用戶之間更便捷、更及時傳遞信息。網上購物系統(tǒng)的主要任務是實現商品的網上查詢、商品的購買、商品的預訂、商品推薦信息、會員卡管理等功能，系統(tǒng)應有商品信息的動態(tài)展示、用戶注冊登錄管理、購物車管理、在線支付等模塊。

（1）用戶注冊登錄管理模塊

用于建立固定的客戶群，并詳細地記錄客戶的檔案，以便于通過客戶檔案庫將新產品方便地傳達給每一位用戶，為會員卡管理模塊所制訂的決策打下基礎。由于目前超市的用戶主要為本校的師生員工，為了方便用戶，電子商務網站可與學校數字校園門戶進行集成，同步師生員工的資料，本校的師生員工無需注冊即可直接使用系統(tǒng)。

（2）購物車管理模塊

可以在用戶選擇購買對應商品之后，將其所選購的商品信息保存在購物車中，直到用戶到收銀臺確定所購商品，同時在確認后生成相關的訂單；用戶在網站駐留期間可以隨時查看購物車，也可以對已生成的訂單進行操作。

（3）商品推薦信息模塊

根據不同客戶的不同需求，以及分析以往客戶訂單，配合不同時期的營銷計劃，生成實時的推薦信息。

（4）商品預訂

鑒于運營成本、客戶群、特定商品銷量的階段性等原因，啟航教學超市中的商品種類和庫存有限，有可能導致部分客戶的消費需求不能得到滿足。系統(tǒng)可以提供商品預定功能，以更靈活的方式，最大限度地滿足用戶。

（5）配送

按照要求組織貨源，安排物流。

電子商務系統(tǒng)與超市管理系統(tǒng)共享信息，不但能滿足簡單網上購物系統(tǒng)的需求，而且可以通過購物系統(tǒng)所收集到的信息進行推薦信息、會員卡管理，極大地豐富了網上購物系統(tǒng)的內容。該系統(tǒng)要求具有較高的安全性能。

4.3 網絡智能監(jiān)控系統(tǒng)

啟航教學超市人流量比較大，同時使用較多的電器設備。因而防火、防盜等安全問題應有相應的監(jiān)測技術及手段，避免造成意外事故。超市的網絡監(jiān)控系統(tǒng)可以通過監(jiān)測電壓、電流、煙霧、溫度信號，防止火災等意外事故的發(fā)生；應用遠程控制系統(tǒng)，對于超市可實現Intemet遠程網絡控制，可提高對超市各種情況的管理、監(jiān)控、應急能力。

5、小結

啟航教學超市信息化建設項目是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要開發(fā)人員與相關管理人員密切配合才能按時按質地確保項目順利完成。項目各個階段必須分工明確，決策層要及時地給出關鍵點的決策、提供項目所需資源和政策。所有數據標準統(tǒng)一、完整。在實施過程中，采用合理的建設順序，嚴格的質量保證計劃。

成功地建設一個完善的、功能齊全的信息化管理平臺，能為啟航教學超市的現代化管理和經營提供支持和保障，保證超市正常運轉，最終保證師生員工在超市實訓的圓滿完成，達到相關專業(yè)的人才培養(yǎng)目標。