高校教師檔案管理之我見

【摘要】高校教師檔案作為高校檔案的重要組成部分，其管理的規范化、科學化直接影響到整個高校的檔案管理水平；本文針對高校教師檔案的內容、管理現狀，探索一種合理化的管理模式。

【關鍵詞】高校；教師檔案；管理

【中圖分類號】G482 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2012）09-0382-01

高校教師檔案是開發和利用人才資源的重要信息工具。高校教師檔案管理必須與時俱進，適應高校發展和信息化時代的要求，才能充分發揮高校教師檔案的價值。

1、高校教師檔案管理的內容

高校教師檔案是以高校教師個人為主體，在其教學、科研、管理活動及相關工作活動過程中直接形成的，對高校教師個體、高校教師群體、高等學校以及社會具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像等不同記錄方式和各種載體形態的歷史記錄，包括教學檔案、科研檔案、人事檔案、健康檔案等一系列與高校教師個體教育活動有關的信息資料。

教學檔案，包括教師所上課程的課程任務，授課計劃，教案，教學記錄，課程改革情況記錄，指導實訓、課程設計、畢業設計等的情況。

科研檔案，包括教師的創造發明，科研項目和成果，著作，公開發表的學術論文、作品，主持或參與的課題情況，包括課題申報審批表、中期檢查和結題審批表等材料。

人事檔案，包括干部履歷表，經認定的各類入學登記表、畢業登記表、成績單、學位證明、答辯評議書、進修材料、初定職稱評定表、專業技術職務任職資格評審表、干部任免審批表、黨團材料等。

健康檔案，應該包括每次體檢常規檢查的結果，主要是外科、內科、耳鼻喉科、口腔科、眼科、乙肝五項、肺部x光片、尿常規化驗等內容；醫生對檢查結果所給出的治療建議；后續的特殊檢查的記錄；住院病情摘要及處治方案等內容。

評價檔案，包括評教材料，教學評估材料，各類教科研活動、學術交流、課題、論文等獲獎材料，以及優秀教師、優秀教育工作者、優秀黨員、優秀黨務工作者等各類優秀人員申報表、評議表（評議結果為優的評議表），實習期滿考核鑒定表，年度考核表以及懲處的相關文件資料等。

2、高校教師檔案管理存在的問題

2.1 重視程度不夠

一直以來，人們對檔案的認識存在誤區，檔案工作怎么做也做不出顯著的成績，今天做行，推到明天做也行，部分檔案員存在得過且過的思想。導致領導重視不夠，檔案員素質不高，設施落后，檔案工作處于被應付的狀態。

2.2 專業化不夠

大多部門沒有專職的檔案管理員，有的身兼數職，檔案只是代管的，而且他們大多沒有經過專門的業務培訓，對歸檔范圍、整理方法不清；對檔案的保密、保護工作不重視；對查閱、借閱人員的監督不夠，導致更改、涂改檔案的現象時有發生。不僅缺乏業務知識，而且實踐經驗也不豐富，這直接影響到檔案管理的水平。

2.3 多頭管理

我國高校教師檔案管理工作受傳統管理觀念及傳統操作方式的影響，沒有形成一個以教師個體為中心的高校教師檔案體系，在高校教師檔案的管理過程中，一般主要涉及到教師的人事檔案、教學檔案和科研檔案，分別存放在組織、人事、教務、科研部門。根據我國《高校檔案實體分類法》的規定，各類別檔案都是按照自身的形成特點和管理要求的不同分別歸檔整理的，這就使得每個類別的檔案所反映的教師的信息不完整，缺乏個性化的信息材料。

3、改進高校教師檔案管理的措施

3.1 提高認識

高校教師檔案是教師成長的原始記錄、教學工作的查考依據、科研工作的可靠依據、領導決策的信息基礎、干部工作的基本依據、權益維護的可靠憑證、宣傳教育的重要素材。檔案員和領導只有充分認識到教師檔案的重要作用，才能提高檔案意識。

3.2 構建合理化模式

高校教師檔案的實體和信息管理仍處于分散管理模式，多頭管理嚴重影響了高校教師檔案的系統性、整體性；教師檔案在管理中各自為政，缺乏統籌安排，造成了人力、物力、財力方面的浪費，違背了構建節約型社會的原則。建議教師檔案集中統一管理，教師檔案實體與檔案信息集中存放于本校，由學校綜合檔案室進行管理，實行“雙套制”即紙質檔案和電子檔案共同歸檔保存并進行管理和利用的方式，實現高校教師檔案數據庫管理與紙質檔案管理互補、并存的管理方式。

3.3 實現網絡化管理

（1）建立數據庫。檔案管理部門通過開發或購買功能強大的檔案管理軟件，把電子檔案和紙質檔案的管理與利用合理地結合起來，實現高校教師檔案的數字化管理和網上查閱功能，構建檔案利用的平臺。教師只要有一臺可以上網的電腦，就可以根據數據庫分類，隨時隨地上網查詢、瀏覽自己所需要的信息，為自己的教學、科研和管理工作搜集大量高價值信息；學校的有關領導和管理部門也可以隨時了解和掌握教師教科研的最新信息，為師資隊建設、人力資源的優化配置、教研計劃的制定等提供有效的參考依據。

（2）完善數據庫。設計一份用于統計教師各項信息的表格，用于采集教師的各項信息，把教職工每一階段的鑒定、考核情況、業績資料立即補充到檔案中，使檔案的信息更準確完整，內容越新越充實的檔案利用價值越高?；蛘呖梢越o每位教師一個權限，個人信息由個人直接在網絡管理數據庫中填報，便于信息的及時更新維護，但教師需花費一定的時間和精力。但所有信息內容必須經過嚴格的審核程序，確保信息的真實性、完整性和齊全性，不斷完善教師檔案管理數據庫，確保教師檔案信息的有效管理與開發利用，為信息資源共享搭建快速、有效的通道。

（3）信息匯編。根據工作需要，整理出具有實用性的信息匯編、#N信息以及各種統計表，例如：教師基本信息表、教師職稱一覽表、教師職務一覽表、教師考核一覽表、教師黨員一覽表等等，為學校各級領導決策提供科學依據，為教師發展提供參考，以充分發揮高校教師檔案為學校發展的功能和價值。