出版社內部信息資源共享的意義、實現途徑及需注意的問題

【中圖分類號】G203 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672－5158(2012)09－0439－01

出版行業作為現代信息產業的組成部分，在對信息的利用與管理方面甚至比一般的行業有更高的要求。在出版單位的內部尤其是業務部門之間實現信息資源共享是市場經濟環境下市場競爭的需要。出版社內部信息資源共享的好壞體現了企業微觀經營管理的水平，是出版業轉變增長方式，促進產業升級的客觀要求。

一、出版社內部信息資源共享的意義

1、減少重復勞動，降低信息成本

出版社內部的人事、財務、編務、印制、倉儲等部門往往會因為一些業務上的需求而需要對方的一些數據。如果沒有出版社內部的信息資源共享平臺，出版社各部門之間不能夠獲得對方的數據，只能各個部門自己去采集、錄入這些信息。一旦出版社內部建立了一個信息資源共享的機制，那么許多信息由某一部門單次采集、錄入，其他部門就可以分享，調用。

2、優化業務流程，提高運營效率

良好的業務流程是出版社高效運行的前提，在理順業務流程的過程中關鍵的一點就是要減少流程中的企業資源的損耗，減少不合理、無必要的工作程序。科學合理的信息資源共享平臺能夠規避導致“內耗”的流程，提高企業的運行效率。

3、強化信息溝通，促進編發協同

出版社內部各個部門都需要進行信息的交互溝通，然而編輯部門與發行部門的溝通與交流無疑是這其中最重要、最關鍵的部分。編發矛盾也是困擾出版界多年的“頑疾”。其實編輯部門與發行部門互相問的不理解很大程度來自于彼此信息的封閉與不透明。信息資源共享是解決編發矛盾的有效途徑，是編發協同的橋梁與紐帶。

4、整合信息資源，實現科學決策

企業的實力不僅僅取決于其所擁有的各種信息資源的數量和質量，還取決于企業是否能夠科學合理的對所擁有的信息資源進行開發和配置，進而實現科學的決策。信息資源共享是整合信息資源，有效開發和配置信息資源的有效途徑。出版社內部科學合理共享信息資源的程度越高，其所創造出的價值也就越大。

二、出版社內部信息資源共享的實現途徑

其實出版社內部進行信息資源共享的想法從來就有，其重要性也取得了共識，在工作中也不乏具體的實踐。隨著信息技術、計算機技術、網絡技術、云計算等新興技術的發展，通過新技術手段已經完全可以實現全方位的、實時的、常效的信息資源共享。根據目前我國出版社的不同情況，信息資源共享平臺主要有以下三種實現途徑。

1、依托整體的企業資源計劃(ERP)，實現信息資源的共享

實施ERP的出版社的信息資源共享是作為企業信息資源管理模塊中的一個子模塊來實現的。選擇這種路徑的優點是信息資源共享全面、高效、徹底，信息共享的兼容性好，系統運行平穩；缺點是花費巨大、建設周期長。采用這種路徑需要出版社具有強大的經濟實力。

2、將現有的企業管理信息系統進行整合，實現信息資源的共享

如果出版社已有的管理信息系統已經比較完備，那么適當的增加一些信息查詢與維護窗口，根據用戶的不同屬性有針對性的擴充這些用戶的瀏覽權限，并根據需要適當的增加信息共享功能程序就能夠實現信息資源的共享。這是一種因地制宜，最大限度利用已有的技術條件，投入最少，經濟性最高的辦法，目前絕大多數出版社都是采用這種路徑。

3、開發獨立的企業信息資源共享管理系統，實現信息資源的共享

如果出版社現有的管理信息系統模塊不能兼容，模塊與模塊間無法進行數據交換，加之出版社的出書品種數、產銷規模又不需要、不值得興師動眾的上馬ERP項目，那么完全可以不去追求大而全，只需要開發獨立的信息資源共享軟件就可以實現本社所需要的核心信息共享功能。這種路徑尤其適合專業的、特色的出版社使用。

三、出版社內部進行信息資源共享需注意的問題

光搭建了信息資源共享的信息系統，只是向信息資源共享的目標邁進了一步，出版社在實現內部信息資源共享的過程中還需要注意處理好獨立與協同、共享與安全、建設與利用三種關系。

1、獨立與協同的關系

出版社大多采用的是傳統的組織結構，這是一種由上至下的層級結構，部門之間相互獨立，甚至是互相制衡，對信息資源的共享形成了天然的制約，出版社的部門之間在整體利益一致的同時，部門的利益之爭也是客觀存在的。編輯部門不愿意與其他部門共享自己的作者信息，選題信息，發行部門不愿意與其他部門共享自己的經銷商信息，用戶信息。每個部門都有本部門信息共享后，自身獨特優勢資源喪失的擔憂。

只有每個部門共享出本部門的信息，各部門才能從其他部門獲得對自己有價值的信息，從而促進本部門的發展，進而提高本部門的價值。必須建立一個面向共享的企業文化氛圍，加強企業的內部聯系。企業文化是企業生存發展的精神支柱，是企業實現信息資源共享加強企業內部聯系的重要要素。利用企業文化可以打破企業中阻礙信息資源共享與內部聯系的等級制度，形成部門利益與出版社利益和諧統一的局面。

2、共享與安全的關系

知識經濟環境下，信息資源是企業最重要的資源之一，信息的泄露對于出版社損害是巨大。信息資源共享后，信息的接觸對象更多了，與外界的接觸面更廣了，信息泄露、竊取的可能性陡增，信息安全工作比過去更復雜、更艱巨。

就外部安全而言，主要是加強信息資源共享平臺的技術安全措施，防止競爭對手或黑客突破技術安全壁壘，竊取信息。同時培養員工牢固樹立信息安全意識，增強保密技能。

就內部安全而言，就是要建立科學、嚴謹、規范的信息資源共享機制。出版社內部的信息資源共享不是無原則、無條件、肆意的共享。一則有些崗位知道了某些信息，非但對其工作沒有實際的幫助價值，甚至有時還會對工作起到負面的作用；二則一旦有員工離職，將大量全面、系統的信息泄露出去，后果不堪設想的。因此科學的信息資源共享機制規定不同部門不同級別的員工，享受與其工作需要相對應的信息資源共享權限，如因特殊原因，需要獲得某種信息，則可按照規定的程序，提交申請，辦理必要的手續后獲得。

3、建設與獲取的關系

建設與獲取不是互相對立的關系，而是相互依存、相輔相成，不可偏廢的關系。只有在建設與獲取達到相對平衡狀態時，信息資源的共享才可以良性運轉。

信息獨享的同時，獲取別人的信息，看似有利于個人，其實不然，這種行為不利于企業提升核心競爭力和持續發展，企業沒有發展，個人的發展從何談起。一味的獲取別人的信息而不分享自己的信息，導致信息的分享者前期付出的時間和心血等成本沒有回報，加上稀缺信息資源轉移給他人而共享，改變了企業內稀缺信息的供求關系，為信息分享者的職業生涯帶來風險，形成經濟學上的“節約悖論”，最終導致出版社內部沒有信息來源。

處理好建設與獲取關系，還是要建立健康的面向共享的出版社企業文化，讓員工在心理真正的體會到只有充分的建設才能夠好的獲取。

此外，還要對員工的信息資源建設工作進行有效的評估與考核，并對優秀的信息資源共享者提供精神上、物質上的合理激勵，對不重視信息建設工作的員工進行批評與教育，最終在出版社形成人人都是信息資源建設者的局面，促進企業信息資源共享的可持續發展。