淺談電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息的數(shù)字化管理已成為未來發(fā)展的趨勢(shì)。如何推進(jìn)電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化、不斷提升檔案管理水平，已成為當(dāng)前電力系統(tǒng)檔案工作者普遍關(guān)注的課題。筆者結(jié)合自身實(shí)際工作，在本文中闡述了電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化的作用和優(yōu)勢(shì)，探討了電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平的對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案數(shù)字化 管理水平

中圖分類號(hào)：TM7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（b）-0245-01

當(dāng)前，我國(guó)電力事業(yè)蓬勃發(fā)展，電力檔案工作的作用也日益得到發(fā)揮，服務(wù)企業(yè)發(fā)展的成效也愈發(fā)明顯。但是，目前電力部門檔案工作普遍存在一些問題，比如：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，重視程度不夠，部分企業(yè)沒有指定專人負(fù)責(zé)從事檔案管理工作，檔案資料不規(guī)范、檔案資料丟失情況都不斷發(fā)生。這種以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)管理模式已越來越跟不上形勢(shì)的發(fā)展，受到了新時(shí)期、新技術(shù)的巨大沖擊，數(shù)字化檔案管理的新模式已經(jīng)愈發(fā)凸顯。電力系統(tǒng)如何通過運(yùn)用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平，深入開發(fā)檔案信息資源，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)意識(shí)，已成為當(dāng)前電力系統(tǒng)普遍關(guān)注的課題。筆者在本文中闡述了電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化的作用和優(yōu)勢(shì)，探討了電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平的對(duì)策措施，供業(yè)內(nèi)同行借鑒參考。

1 電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化的作用

（1）電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化，可以為企業(yè)健康發(fā)展提供信息支持。運(yùn)用檔案數(shù)字化進(jìn)行電力系統(tǒng)的檔案管理，可以形成有效的電子文件，尤其是涉及重大項(xiàng)目投資、企業(yè)重大人事變動(dòng)調(diào)整、機(jī)構(gòu)重大變革等事宜，可以及時(shí)通過檔案數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行公布，從而真正將企業(yè)民主管理落實(shí)到位，增加了企業(yè)各項(xiàng)工作的透明度和開放度，使廣大職工對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作熟知，提高工作的積極性和主動(dòng)性。同時(shí)，數(shù)字化的檔案可以方便員工從網(wǎng)絡(luò)上學(xué)習(xí)下載資料，開拓了新的學(xué)習(xí)工作途徑，強(qiáng)化了職工的學(xué)習(xí)觀念和意識(shí)，有利于企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

（2）電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化，可以把新時(shí)期電力檔案管理工作推向新高度。長(zhǎng)期以來應(yīng)用的紙質(zhì)檔案保管起來比較復(fù)雜，極易受到保存條件的制約，發(fā)生受潮、墨跡字跡不清等問題，在很大程度上限制的檔案資料的保存利用。而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)先進(jìn)、功能完備、運(yùn)行穩(wěn)定，不受保存條件的制約，改變了紙質(zhì)檔案工作勞動(dòng)量大、保管不方便的弊病，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的規(guī)范有序管理，在很大程度上提升了檔案利用效率和檔案的共享水平。

（3）電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化，可以為檔案信息資源共享開辟嶄新途徑。數(shù)字化檔案將企業(yè)的各種原始檔案資料進(jìn)行分類收集、集中管理，建立起方便查閱的數(shù)據(jù)資料庫(kù)。這樣一來，企業(yè)的廣大職工不僅可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢到本企業(yè)的檔案資料，還可以查詢學(xué)習(xí)相關(guān)兄弟單位的文件資料，真正實(shí)現(xiàn)了資源共享、共同提高的目標(biāo)。

2 電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

可以說，檔案數(shù)字化與檔案管理緊緊相連，密不可分。檔案管理是基礎(chǔ)、是前提，檔案數(shù)字化是更深層面的檔案管理，是檔案管理的進(jìn)一步優(yōu)化升級(jí)。檔案管理工作過程中，需要一人或多人進(jìn)行分卷、編目、歸檔等工作，任務(wù)繁重復(fù)雜。檔案數(shù)字化脫離了原有體制的束縛，檔案數(shù)字化工作人員不必再?gòu)氖路爆崗?fù)雜勞累的檔案分類、編目、歸檔等工作，可以把更加的精力運(yùn)用到如何進(jìn)一步開發(fā)檔案和利用檔案上去。所以，檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了由檔案由手工操作到網(wǎng)絡(luò)管理的轉(zhuǎn)變，為檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化發(fā)展提供了更加廣闊的發(fā)展前景，有利于檔案工作更好的服務(wù)于公司未來的發(fā)展。

3 電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平的舉措

（1）要進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)管理制度。首先，要明確專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作，對(duì)電氣企業(yè)內(nèi)部的各科室、單位要明確專人負(fù)責(zé)整理檔案資料，由公司專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)收集歸檔，經(jīng)過整合完善，將分散的檔案資料歸類整理，提交企業(yè)檔案室保存。這在一定程度上可以做到專人專責(zé)，防止拖尾扯皮，全面提高數(shù)字化檔案工作效率。其次，要指定一名技術(shù)水平高的人員作為企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理員。網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)做好在線文檔歸類整理工作，建立起專門的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。要特別注意的是，必須要對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行拷貝，以免計(jì)算機(jī)操作失誤造成文件丟失。再次，要建立嚴(yán)格的文件登記管理制度。企業(yè)檔案室負(fù)責(zé)人作為文件管理的第一責(zé)任人，通過實(shí)行嚴(yán)格的文件登記制度，對(duì)公司所有的電子文件進(jìn)行有效管理，同時(shí)負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各單位、科室負(fù)責(zé)人員及時(shí)歸檔電子文件，每年底對(duì)電子文件光盤進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)歸檔登記封存，為以后隨時(shí)調(diào)閱做好充分的準(zhǔn)備。

（2）要進(jìn)一步做好數(shù)字化檔案保密工作。當(dāng)前，檔案數(shù)字化工作者的保密意識(shí)還需進(jìn)一步加強(qiáng)。由于電力檔案數(shù)字化的方式主要是掃描和制作電子文檔，這兩種形式極易發(fā)生泄密。因?yàn)閽呙钑r(shí)要逐頁進(jìn)行，還要進(jìn)行轉(zhuǎn)變格式、壓縮文件等操作，可以說這個(gè)過程復(fù)雜繁瑣。很多企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作時(shí)，都把這些工作外包出去，這在很大程度上造成了泄密事件的發(fā)生概率。所以，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的過程中，必須要有檔案人員親自操作，特別是一些重要人事檔案，檔案專門人員務(wù)必提高自身的保密意識(shí)。同時(shí)，檔案人員要充分認(rèn)識(shí)到確保數(shù)字化檔案建設(shè)是一項(xiàng)保密性強(qiáng)的綜合工程，必須根據(jù)新時(shí)期的網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)，采取信息加密、備份、防火墻等高效的保密措施，防止數(shù)字化信息在網(wǎng)絡(luò)上傳播，通過數(shù)字化檔案的保密建設(shè)，為電力企業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案信息服務(wù)。

（3）要進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)字檔案管理人員素質(zhì)。誠(chéng)然，電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作投入高，科技水平含量高，這項(xiàng)工作需要綜合素質(zhì)能力較強(qiáng)的人員來承擔(dān)，檔案數(shù)字化工作人員要學(xué)會(huì)管理，善于管理，同時(shí)要熟悉新時(shí)期、新形勢(shì)下的信息知識(shí)。目前，檔案數(shù)字化工作者還不能完全達(dá)到這一要求，人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠合理、知識(shí)層面比較狹窄，這也成為在制約數(shù)字化檔案工作的重要。

4 結(jié)語

未來時(shí)期是信息經(jīng)濟(jì)的時(shí)期，可以說，廣大電力部門檔案工作者機(jī)遇與挑戰(zhàn)同在。電力系統(tǒng)數(shù)字檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范、科學(xué)，是目前電力部門在檔案工作中亟待解決的問題。筆者相信，只要廣大電力檔案工作者意識(shí)到數(shù)字檔案工作的艱巨性，科學(xué)制定有效整體規(guī)劃，然后組織分期實(shí)施，同時(shí)進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)管理制度，進(jìn)一步做好數(shù)字化檔案保密工作，進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)字檔案管理人員素質(zhì)，我們的電力系統(tǒng)數(shù)字檔案建設(shè)將更加基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)、運(yùn)作良好，這也將在很大程度上推進(jìn)電力企業(yè)的持續(xù)，健康，快速發(fā)展。

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