醫療設備檔案管理工作的現狀分析與對策

【關鍵詞】醫療設備；檔案管理

文章編號：1003-1383（2013）03-0458-02中圖分類號：R197.39文獻標識碼：B

doi：10.3969/j.issn.1003-1383.2013.03.065

醫療設備檔案是指醫療儀器設備出廠時隨機攜帶的原始文件資料和在購置、采購合同、安裝調式、驗收記錄、運行、維俢、安全檢測以及報廢過程中直接形成的具有參考及保存使用價值的文字、圖紙、聲像載體的材料，也是設備使用、管理、維修的主要參考依據。隨著醫院的發展，醫院在醫療活動中引進了大批高、精、尖的先進設備，對疾病的診斷和治療起了決定性的作用，同時也給醫院帶來了經濟效益和社會效益。本文就實際工作中醫療設備管理存在的問題、缺陷進行分析，并提出相應的措施。醫院醫療設備檔案管理存在的問題醫院醫療設備檔案管理存在問題主要有以下幾方面：①醫務人員對檔案知識的缺乏，表現在大多數醫務人員對檔案知識了解不多，缺乏醫療設備檔案歸檔意識，重醫療輕檔案，不清楚、不了解醫療設備檔案的歸檔范圍及內容。②歸檔的材料不全，表現在內容不完整，填寫不規范，不能完整真實反映醫療設備的現狀。究其原因，一是對醫療設備管理認識不足，重視不夠，管理不規范，為了方便隨時查閱使用說明書，設備管理人員和科室都想獨自保存，把應該存檔的資料據為己有。而且自行保管資料的科室，在相互傳閱或保管人員變動時，容易造成醫療設備檔案資料損毀和丟失；二是醫療設備檔案收集注重說明書、操作手冊的收集和保管，而對裝箱單、驗收報告、運行記錄、維修和保養記錄等不夠重視；三是填寫檔案資料不是現場及時收集記錄檔案資料，而是在工作結束后突擊填寫，造成醫療設備檔案數據丟失。③檔案管理設備陳舊，醫院的檔案管理還處在“手工操作”階段，沒有跟上醫院信息化，沒有建立相應的數據庫，造成醫療設備只是“死檔案”，無法充分發揮其在醫療工作中的作用。④管理隊伍不穩定，檔案管理人員綜合素質參差不齊，一是管理人員多是由非檔案專業人員轉行，由于專業不對口，專業知識有限，專業知識更新滯后，無法適應現代化醫院檔案管理發展的需求；二是部分領導和主管部門對檔案工作的專業性和連續性認識不夠，常把檔案部門作為單位人事安排的過渡部門；三是綜合檔案室又屬于辦公室管理，辦公室的事務繁雜、瑣碎，配置的工作人員相對少，使得檔案管理人員平時還要兼顧文印、收發等工作；四是檔案管理工作是一項枯燥乏味、默默無聞的工作，因此檔案人員不安心從事檔案管理工作，造成對他們工作調動頻繁，人才隊伍不穩定。加強醫院醫療設備檔案管理的對策1.增強檔案管理意識，提高思想認識醫院要廣泛深入宣傳《檔案法》和《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律法規。開展醫技和臨床科室兼職管理人員培訓班，聘請院內外專家進行專題講座，提高各級管理人員和醫務人員歸檔法制意識。通過宣傳檔案的相關知識，使之了解醫療設備檔案的收集范圍和歸檔內容，并且認識到醫療設備檔案管理工作的重要性，在儀器設備投入使用過程中，加強檔案資源潛在的知識價值和原始資料的積累與保存，積極主動配合檔案管理工作。

2.完善設備檔案管理制度完善設備檔案管理制度，能促進醫療衛生事業發展，為醫院開展診療、教學、科研、護理等工作奠定了基礎。我們認為：①收集是檔案管理的起點，是整個檔案業務工作的基礎，檔案完整的程度與質量的高低，都可以通過收集工作直接反映出來。醫院應明確歸檔范圍及內容。作為三級甲等綜合性醫院，醫療設備非常多，按規定5萬元以上的醫療設備檔案應移送綜合檔案統一保管；5萬元以下的醫療設備資料則由醫療設備管理科保管；對收集醫療儀器申請、購置過程中形成的管理文件材料、儀器投入使用過程中產生的文件、在儀器設備運行過程中產生相應的資料，由設備管理人員收集整理后，再移交醫院檔案室，以保證檔案的完

作者簡介：黃桂敏（1966-），女，廣西田陽縣人，主管護師。

整移交[1]。②實行集中統一管理的原則，把醫療設備檔案納入醫院管理工作中，以確保醫療設備檔案的完整、準確、系統、安全和利用。③建立并完善設備檔案借閱的管理制度，對于檔案外借要嚴格履行借閱手續，限定借閱期限，并及時歸還，嚴禁在檔案資料上涂改、勾畫、拆散，一旦丟失要追究當事人的責任。如借閱檔案人員退休或調動，先歸還借閱檔案，再辦退休或調動手續。④醫療儀器設備的檔案管理工作涉及到較多的科室和部門。必須明確責任和分工，制定有效的監管方案和監督手段。在管理工作中應實行醫院、設備科、臨床使用科室三級管理，明確臨床和醫技科室的設備操作者在日常維護和保養的同時，要及時詳細記錄設備的工作、質量、性能、運轉、維修保養和管理等情況，每半年將整理好的資料上報設備管理部門，經審核后移交醫院綜合檔案室。⑤對新購設備，醫療設備檔案管理人員要參加設備的開箱會，到現場為設備隨機資料辦理檔案手續，以確保設備隨機的資料及時、完整地歸檔。

3.完善醫療設備管理的硬件醫院應建立符合自身特點的設備網絡管理體系，充分發揮計算機管理在檔案管理中的優勢，積極開發利用信息資源，從信息接收、傳遞、存儲和提供利用實現一體化管理模式，實現資源共享，充分發揮醫療設備檔案的服務作用，提高檔案利用率，使醫療設備檔案的管理工作正規化、科學化、智能化、網絡化，更好地為現代醫院發展提供服務[2]。

4.穩定檔案管理人員隊伍①加強醫院領導的檔案意識，使之認識到檔案在醫院管理工作中的地位，工作上關心、支持檔案管理工作，充分調動檔案管理人員的積極性，激發他們的工作熱情和創造能力。在財力上加大對檔案管理的投入，營造良好的工作環境，主管部門要協調好檔案工作和其他事務的關系。②提高檔案管理人員素質和服務水平，隨著信息網絡技術的快速發展，檔案管理方式也發生了變化，對檔案管理人員的要求更高，既要有檔案管理知識，又要掌握計算機知識。要求檔案人員主動學習相關知識，主管部門定期組織專、兼職人員進行業務知識和技術培訓等，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，在工作中進一步探索利用現代化手段管理檔案，實現科學化、現代化管理服務。

總之，醫療設備檔案管理是設備管理的基礎，建立完善的設備檔案，可有效提高設備檔案利用度，充分發揮其在醫療、護理、教學、科研等工作中的作用，提高醫院的醫療質量、技術水平、經濟效益和社會效益[3]。

參考文獻

[1]劉剛，任艷鴻，李大紀.如何進行醫療設備的安全管理[J].醫療設備信息，2007，22（1）：6667，69.

[2]潘偉聰.醫療設備檔案管理[J].中國醫學裝備，2010，7（7）：5051.

[3]曾冬梅，俆勛良.醫療設備檔案管理之我見[J].醫療裝備，2011，24（2）：6768.

（收稿日期：2013-01-31修回日期：2013-06-11）

（編輯：崔群飛）