淺談財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

【摘 要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，文件檔案管理信息化已滲透入各行各業(yè)。對(duì)水利建設(shè)資金投入量的增加，及主體多元化。水利項(xiàng)目建設(shè)的繁復(fù)性都對(duì)水利建設(shè)的財(cái)務(wù)檔案管理提出了更大的要求和挑戰(zhàn)。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)管理；檔案；信息化

一、財(cái)務(wù)管理信息化的必要性

（1）財(cái)務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到項(xiàng)目全方位管理之中，并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言，水利基本建設(shè)投資體制改革越深入，水利基本建設(shè)項(xiàng)目及其財(cái)務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國(guó)家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢(shì)等的影響，財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而，在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下，水利財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn)，財(cái)務(wù)管理水平不斷提高，財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以，隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問(wèn)題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，也是搞好水利工程建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。

（2）信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先，將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，即電子介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后，可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中，這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，《財(cái)務(wù)文件匯編》等，電子財(cái)務(wù)檔案具有無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn)，能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣，既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外，隨著信息科學(xué)的發(fā)展，當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多，以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且，財(cái)務(wù)檔案信息化后，還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，滿足檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

二、財(cái)務(wù)管理的問(wèn)題及解析

（1）財(cái)務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財(cái)務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面，首先是部分單位財(cái)務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財(cái)務(wù)人員，或者由于編制等原因兼職、財(cái)務(wù)外包情況較多，造成會(huì)計(jì)處理不當(dāng)，賬目混亂，甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄，造成重大損失。還有些實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付制度的單位，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量不重視，只設(shè)一位報(bào)賬員，而沒(méi)有獨(dú)立的管理體系，也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項(xiàng)目執(zhí)行管理與財(cái)務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項(xiàng)目，其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計(jì)劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突，往往使得項(xiàng)目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項(xiàng)目在管理中不注重自身規(guī)范性，甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象，這既給建設(shè)項(xiàng)目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床，也對(duì)工程財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算工作等實(shí)際工作造成極大不便，直接影響賬目的可靠性和有效性，為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

（2）財(cái)務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后，電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問(wèn)題。首先，很多單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類別不清，更新不及時(shí)，往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)后，許多部門仍存在資料管理低效的問(wèn)題，數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，致使信息化后的財(cái)務(wù)狀況提效有限。其次，財(cái)務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位，為謀求更大利益，面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作，篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時(shí)，將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來(lái)偷稅漏稅等，將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形，因而信息化程度還不到位。

三、加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略

（1）信息化意識(shí)的培養(yǎng)。首先是部門領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化重視意識(shí)的培養(yǎng)。這要求水利建設(shè)部門的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)本著對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)、對(duì)集體負(fù)責(zé)以及對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視單位財(cái)務(wù)管理工作，嚴(yán)格履行《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》相關(guān)內(nèi)容，即“單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)”。確保財(cái)務(wù)信息的可靠性。其次，培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理人員的信息化素質(zhì)，提高水利基建財(cái)務(wù)人員信息操作水平；嚴(yán)格財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員的執(zhí)業(yè)資格認(rèn)證。在水利基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員是工作主體，要想適應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，自身要有信息分辨和處理的素質(zhì)，需要專業(yè)而持續(xù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保在財(cái)務(wù)管理信息化的應(yīng)用中發(fā)揮實(shí)效。

（2）信息化制度的完善。健全和完善財(cái)務(wù)信息化管理制度，打造規(guī)范化信息處理體系。首先，健全財(cái)務(wù)報(bào)告分析制度。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況的綜合反映，報(bào)告的質(zhì)量高低直接關(guān)系到單位的運(yùn)作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的關(guān)鍵是數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)，能滿足對(duì)外對(duì)內(nèi)信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時(shí)性、精確性和完整性來(lái)保障財(cái)務(wù)報(bào)表的分析報(bào)告質(zhì)量。其次，會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化。對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的管理要求，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀。電子信息性質(zhì)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定，確保檔案信息的安全性和規(guī)范化。最后要規(guī)范核算制度，健全財(cái)務(wù)管理監(jiān)督制度。依據(jù)國(guó)家統(tǒng)一管理辦法，各單位建立健全財(cái)務(wù)監(jiān)督監(jiān)控體系。監(jiān)督措施應(yīng)能發(fā)揮實(shí)效，監(jiān)督內(nèi)容應(yīng)包括預(yù)算的編制、物資的采購(gòu)、資金的結(jié)算、財(cái)產(chǎn)的管理等諸多方面，要貫穿于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的事前、事中、事后全過(guò)程，力圖消除會(huì)計(jì)監(jiān)督的“死角”。

四、加強(qiáng)信息化建設(shè)的實(shí)踐戰(zhàn)術(shù)

信息化建設(shè)內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、信息規(guī)模、信息服務(wù)等。在具體實(shí)踐中，應(yīng)圍繞建設(shè)質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn)，把財(cái)務(wù)信息管理基礎(chǔ)部門工作與改善水利事業(yè)單位管理結(jié)合起來(lái)，有效地促進(jìn)水利事業(yè)管理和發(fā)展的信息化、現(xiàn)代化。

（1）及時(shí)采集、整理和挖掘動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息，完備數(shù)據(jù)庫(kù)資源。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的源頭，是進(jìn)行其他的財(cái)務(wù)管理工作和基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)的前提。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，管理煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化后，向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變是首要特征。未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、數(shù)據(jù)的錄入和管理、隱含信息的挖掘，使完備數(shù)據(jù)庫(kù)資源達(dá)到要求。財(cái)務(wù)檔案信息內(nèi)容須分類建立子庫(kù)，如固定資產(chǎn)管理、預(yù)算及核算、債務(wù)管理等若干基本數(shù)據(jù)庫(kù)。還可以根據(jù)問(wèn)題性質(zhì)的不同，建立各系列問(wèn)題解決方案子模塊，引導(dǎo)數(shù)據(jù)庫(kù)建立的優(yōu)化和升級(jí)。

（2）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保檔案使用的實(shí)效。檔案管理信息化帶來(lái)的檔案信息在傳輸、分析上的便捷，極大地提升了檔案材料的利用率。檔案信息的充分利用，是建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)準(zhǔn)備。將財(cái)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化處理后，既可以將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文檔、文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣大大減少了檔案管理人員的重復(fù)錄入工作，也保證了檔案信息的完整性和同步性。由于水利建設(shè)工程中財(cái)務(wù)信息量大、保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來(lái)處理問(wèn)題還不夠，必須引進(jìn)并參考智能化程度較高的相關(guān)輔助決策系統(tǒng)。