商務英語函電“人稱指示語”與“人際距離”

商業函電簡稱商函，指的是各經濟主體之間往來的以經濟貿易為主要內容的各種信件。主要有企業間的交往與聯系，貿易關系的建立協商與談判，要約與承諾，詢價與報價，原材料訂購與產品推銷，信用調查，發貨與提貨，付款與索款，對合同的執行提出異議與投訴，貨品保險與請求賠償，申請經銷業務或征求代理商，訂貨或收貨的確認和各種啟事申明等等。商務函電具有①處理經貿業務；②交流經貿信息；③傳遞友誼和展示形象等功能。商務函電的語言特征具有：業務性、憑證性、格式獨特性、講究禮儀性。商務英語函電的寫作主要遵循七個c，即：Clear（清楚），Concise（簡明），Correct（正確），Courteous（禮貌），Conversational（對話），Convincing（可信），和Complete（完整），其中禮貌是其中的重要原則之一。但是，在商務英語寫作的具體實踐中，往往為了禮貌，違反簡約原則，增加套話等贅語。

一、禮貌原則或準則

人類交往的過程中要用禮貌來約束交往的語言和行為，這就是禮貌原則，可細分為五種策略。商務函電不例外。Brown和Levinson認為禮貌即尊重交際對方的面子。面子，指社會成員“在公眾（兩個人以上的場合）中的個人形象”， 并分為“積極面子”和“消極面子”兩類 。前者指“得到別人的贊同和喜愛的需要”，后者指“得到獨立自主權利不受別人干涉或阻礙的需要”。如祈使句，有命令聽話人做事的功能，不管是要聽話人接受禮物還是要聽話人賠錢，其言語行為本質是指使聽話人做事，即損害或威脅其消極面子。當面子受到威脅時采取的措施叫補救策略。根據上述面子的兩類情形，補救措施有五種禮貌策略可供選擇使用，來“給面子增光”或“挽回面子”， 即積極禮貌策略、消極禮貌策略、不加修飾地公開施行面子威脅行為、非公開地施行面子威脅行為和不施行面子威脅行為。這種積極或消極的禮貌策略的劃分具模糊性。

禮貌原則，即上述五種策略都要遵循以下六個準則：策略準則，盡力減少他人付出的代價，盡量擴大他人的益處；慷慨準則，盡力減少對自己的益處，盡力擴大自己付出的代價；贊揚準則，盡力縮小對他人的批評盡力夸張對他人的表揚；謙虛準則，盡力縮小對自己的表揚，盡力夸大對他人的表揚；贊同準則，盡力縮小自己與他人之間的分歧，盡力夸大自己與他人之間的一致；同情準則，盡力縮小自己對他人的厭惡，盡力夸大自己對他人的同情 。這些準則的劃分在某種程度上也是模糊的，因而某一具體的禮貌用語可能體現多重禮貌準則。

二、人際距離

人際距離分五個不同層面 ：文化距離、社會距離、心理距離、語用距離和身體距離。距離的遠近是具有模糊性的，后面所說的拉近距離與拉大距離，其實到底有多大，是模糊的。語言的模糊性與上述人際距離多個層面的概念，但從商務英語函電的語言措辭討論商務英語函電的人際距離；或者說從人際距離的視點討論商務英語函電的語言措辭。禮貌用語實現“合適的人際距離”。

函電是一種遠距離的交流，它是一種書面語，但一來一往構成對話（Conversational）性質，因此函電本身是縮短或拉近交際距離的語言手段。交流或交往要有分寸，“分寸”則是合適的距離。禮貌用語則實現“合適的人際距離”。

三、人稱指示語

1.稱呼語：“兄弟”、“咱們”—— 拉近距離。遠距離交流，最首要的任務是“拉近距離”。贊美、認同、感激，使用褒義詞等，是禮貌準則中寫信人向受信人靠攏的策略，是積極禮貌策略，常使用“Thank you”、“are pleased”、“appreciate”、“friendly”等詞。此外，采用聲稱關系親近策略，如采用親屬稱謂的擴大化用法，稱受信人為“兄弟”、“老哥”、“好姐姐”等，甚至自稱“小弟”等；和使用“我們”、“咱們”、“朋友”、“伙計”等詞匯將受信人納進同一個“家”或同一個“圈”。這也是“面子論”中給受信人臉上增光添彩的積極禮貌策略。為了拉近距離，表達禮貌，寫信人一般不惜違反商務函電的“簡約”原則，說一些客套、禮貌的“贅語”，即從實務性角度上說，是多余的話。

例（1）a. In view of our long- term business relationship， we make you such an offer。（鑒于咱們之間長久的貿易伙伴關系，我們特向貴方報價如下。）b. Taking our long friendly co-operation into account， we would like to accept your counter offer in your letter of 19 March（考慮到咱們之間長久的友好合作，我們愿意接受貴方3月19號的還盤。）

例（1）a，b兩句，逗號之前的部分都是贅語，逗號后面才是實質性語言。去掉前面的部分，后面部分也可以進行實務性操作，解決商務問題。但是前面禮貌性的話語，在商務活動中，是潤滑劑，不可或缺。

首先，句a句b都是用“our” 一詞來拉近距離。“our”與逗號后面的“we”是不同的指稱概念。前者指包含寫信人與受信人雙方面，后者只指稱寫信人單方面（寫信人使用“we”只是表達是站在自己公司的立場，不是個人立場等）。同時，寫信人對于長期的生意往來或合作持一種贊美認可或褒揚的態度，使受信人感到愉悅、臉上有光；句b直接加上褒揚的詞“friendly”，使彼此關系更近，氣氛更友好。

2.You- attitude和I and You——中和距離?！癐 and You”、“we and you”表明雙方是一種合作的關系模式，也是積極禮貌策略。這里的we不包含you方，比起上述we（包含you方）的策略比，這種策略表明雙方是合作的對立方，是拉大距離的一種手段。漢語一般翻譯為“您”、“貴廠”、“貴公司”；“敝廠”、“敝公司”。這一策略遵循的是謙遜準則，在拉大距離的同時，抬高對方貶低自己，給受信方一種受尊敬、享優越之感，臉上有光，使拉長的距離有反彈縮回一點。因此這種策略是通行的，保持合適距離的禮貌形式，是積極禮貌策略。又例（2）：a.We are excited about our new computer software. b. You will find the new computer software will save you time.例（2）中，句b比句a合適禮貌。句b把受益之物（電腦）置近于you，同時巧妙地提到電腦的功能能夠給you益處（save time節約時間），這樣可以讓you雙重受惠，而愉悅。這里同樣是距離與禮貌的問題。在“you”角度，好事離自己近，壞事離自己遠，就受益、愉悅。寫信人就策略地將好事置近于受信人“you”， 這是一種積極禮貌策略。

但是，在使用這種第一人稱和第二人稱策略時還要注意什么場合使用第一人稱好，什么場合使用第二人稱好。當對方遇到好事（如上例（2）），多用第二人稱，目的是使對方受益、愉悅、面子增色；對方遇到壞事情，則使用第一人稱，承載一點不愉快，目的是使對方減少受損或不愉快、少折面子，這種情況下，是一種逃避的消極禮貌策略。例（3）：a.Your error caused the delay， and you alone will be responsible for the extra charges on your bill. b.We are sorry about the delay and will have our shipping department look into it， we will， of course， accept responsibility if we are faulty in any way.例（3）同樣的事件，句a使用第二人稱，含有斥責、推卸責任的意味，使對方折面子。句b使用第一人稱，同時實施同情準則（sorry），和慷慨準則（有條件地承擔責任），從這兩個方面講，句b是積極禮貌策略。但同時使壞事情、錯責遠離對方，則是一種逃避的消極禮貌策略。例（4）：a .You can have your goods delivered on any weekday.（您要求在周內哪天裝運貨物均可）b .We can deliver on any weekday. （我們在周內哪天給您裝運貨物都可）c.We cannot deliver at the weekend.（我們不能在周末裝運）。 例（4）中，句a最禮貌，句c最不禮貌。句c使用第一人稱否定句，有冷淡，厭煩之意。句a把選擇權或空間（具體在那一天運貨）留給對方，顯得有余地而禮貌得體。

3.三人稱與被動語態——拉大距離。①三人稱。在你我他之間，三人稱“他，她，它，他＼她＼它們”最遠。在會話交流中，三人稱可能在場（作聽眾），也可能不在場，與“我”和“你”，有較遠的距離。指稱含糊的泛稱詞或名詞常常起到第三者的作用。例（5）：a.When your payment is late， our financial situation is affected. b.When a customer's payment is late， our financial situation is affected. 顯然例（5）句b比句a語氣更委婉，因為錯責的主體從“your”轉移到了第三人稱名詞“a customer's”身上。距離拉大，you有較多的空間感覺不是那么逼得太緊而少折面子。這是回避型消極禮貌策略，也可以說是暗示性非公開禮貌策略：并沒有明說You的錯責，但受信人可以得到暗示。

②被動語態。被動語態的主語一般是事件或事物，是第三人稱。它將事件拉到離交際雙方即寫信人和受信人雙方較遠的空間位置，具有某種程度的客觀性。使用被動語態是為了回避施動者，一般在不愉快的商務交際場合使用，起到措辭委婉，不帶有指責的意味，顯得客觀得體， 避免有損雙方面子的作用，這是非公開地施行面子威脅行為的策略，但是受信者能得到暗示。The price list was not enclosed in your letter.（價目表沒有隨信附上。）（7）Shipment should be made before October， otherwise we are not able to catch the season.（十月底前必須交貨，否則就趕不上季節了。）（8）What if the inspection cannot be completed within the time limit？（如果商品檢驗不能在規定期限內完成， 怎么辦？）（9）Breakage is special risk for which an extra-premium will be charged.（損壞要賠。）

積極禮貌策略與消極禮貌策略都是使用了補救的策略。補救策略的意思是當面子受到威脅時采取的補救措施。使用補救策略就是通過給予聽話人面子來減輕對聽話人可能的面子損傷。積極禮貌是以“接近為基礎的”，而消極禮貌主要是以“回避為基礎的”，消極禮貌策略比積極禮貌策略更禮貌，而非公開策略比消極禮貌更禮貌更間接?！敖咏眲t為近，“回避”則為遠，非公開策略則為更遠甚至“隱而不現”。也就是說，距離越遠，越禮貌。但這個原則不可千篇一律，具體的場合要使用具體的措施。人稱指示語能實現不同程度的距離，即實現不同程度的禮貌。［項目名稱與編號：廣州市哲學社會科學發展十二五規劃2011年度課題《語言的模糊性與得體性》，編號：11B60］

（作者單位：廣東女子職業技術學院）