淺論高校檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與開發(fā)利用效果

摘 要 檔案信息開發(fā)利用工作是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，隨著我國社會政治、經(jīng)濟(jì)形勢的變化，檔案利用工作的形式和特點(diǎn)發(fā)生了較大的變化。加強(qiáng)新形勢下高校檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與開發(fā)利用效果的研究，能有效改善檔案信息資源的開發(fā)與利用，提高檔案服務(wù)工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞 檔案統(tǒng)計 檔案利用 檔案開發(fā) 利用效果

中圖分類號：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

On the College Archives Utilization Statistics and Development and Utilization Effect

Abstract File information development and utilization work is the starting point and destination of the files work， with the social and political economic situation changes， the forms and characteristics of the archives utilizing a larger change. College Archives under the new situation， the use of statistical data and the development and utilization of effect， can effectively improve the file information resources development and utilization， improve the file service quality and service levels.

Key words file statistics； archives utilization； file development； utilization effect

高校檔案真實(shí)地記錄了高校歷史，是重要的信息資源和財富，開發(fā)與利用檔案所起的作用是巨大的，但在檔案開發(fā)利用中，存在著不重視檔案利用信息反饋等方面的問題，加強(qiáng)對高校檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與檔案實(shí)際效益的分析和思考，能有效改善檔案信息資源的開發(fā)與利用，提高檔案服務(wù)工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

1 檔案信息資源利用統(tǒng)計與開發(fā)利用效果工作中存在的主要問題

1.1 檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與開發(fā)利用效果管理意識不強(qiáng)

高校檔案部門每年都要向省市檔案行政管理部門編報統(tǒng)計年表，需要報告檔案利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、卷數(shù)、頁數(shù)等，而對檔案信息資源的開發(fā)利用，以及檔案利用產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益要求不明確。檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與實(shí)際利用效果管理認(rèn)識不足，觀念陳舊，抱殘守缺。收集統(tǒng)計檔案利用數(shù)據(jù)，雖然能反映檔案的利用情況，但說明不了檔案利用給社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價值和作用，不能滿足信息社會發(fā)展的需要。檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計只能揭示表面現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì)，檔案實(shí)際利用效果的意識和觀念明顯滯后并存在欠缺，檔案利用的社會需求與管理現(xiàn)實(shí)很不協(xié)調(diào)。

1.2 檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與開發(fā)利用效果手段方法落后

只要求填寫檔案利用目的，不做深層次了解和分析，在通常情況下，利用者在填寫檔案利用目的時都較簡單，如“工作需要”、“資料參考”等。高校檔案統(tǒng)計工作普遍不能深入細(xì)化，缺乏科學(xué)合理的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計方法，檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計難以規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而很難把握檔案利用信息反饋的機(jī)會。檔案信息資源的開發(fā)與利用， 可分兩個階段。第一階段， 又可稱初級階段， 即利用者到檔案館查（借）閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案， 這時只反映檔案利用情況；第二階段， 又可稱為高級階段， 即檔案通過利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會實(shí)踐中的利用， 不同程度會產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益， 也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價值。①檔案利用者到高校檔案部門查閱和借閱檔案的記錄，只是檔案利用的記錄，反映的是各高校檔案部門每年檔案資料查閱利用情況，即某某年查閱有多少人次、多少卷（ 件） 檔案，而對檔案利用所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益卻毫不關(guān)心或知之不多。

1.3 檔案利用統(tǒng)計與開發(fā)利用效果隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

由于傳統(tǒng)服務(wù)手段和內(nèi)容的單一，很多人都把檔案工作看成是人人都能勝任的工作，無需多少知識都可以“守好攤子”。隨著社會的發(fā)展，檔案工作無論從內(nèi)容和方式都發(fā)生了巨大的變化，不單是收集、整理、借閱、保管等簡單的操作模式，和坐、等、靠、要的管理體制，傳統(tǒng)的隊(duì)伍建設(shè)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息時代對檔案人員的需求。高校檔案利用統(tǒng)計與開發(fā)利用人員的素質(zhì)有待提高，一是知識結(jié)構(gòu)老化，需要不斷更新知識結(jié)構(gòu)；二是缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識，需要提高信息化管理水平；三是開拓創(chuàng)新意識不強(qiáng)，需要進(jìn)一步開放思想；四是檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，普遍存在年齡偏大問題；五是檔案隊(duì)伍建設(shè)不穩(wěn)定；六是上級領(lǐng)導(dǎo)重視不夠等等，造成了檔案利用統(tǒng)計與開放利用工作滯后。

1.4 不能有效總結(jié)典型檔案利用統(tǒng)計與開發(fā)利用效果實(shí)例

每個高校檔案部門都有一些檔案利用的典型事例，部分高校檔案館（室）也能關(guān)注檔案利用信息反饋工作，收集有價值的檔案利用實(shí)例，如五邑大學(xué)也有檔案利用的典型實(shí)例：

（1）五邑大學(xué)成立于1985年，是征用江門市蓬江區(qū)石山村的農(nóng)田而建。其中有一塊三角地被村民占用20多畝，當(dāng)時就利用檔案室1990年第115卷檔案征地圖，2000年解決土地爭議問題，收回了被村民占用的20多畝土地，當(dāng)年挽回經(jīng)濟(jì)損失180多萬元。

（2）學(xué)校檔案、外事、宣傳等部門，利用學(xué)校各種檔案舉辦不同類型的展覽，舉行校慶、建筑物奠基落成剪彩等慶典活動，熱情接待經(jīng)來校參觀、考察、訪問的海內(nèi)外嘉賓，擴(kuò)大學(xué)校在海內(nèi)外的影響，從建校到2005年，學(xué)校基建投資近6億元，華僑、港澳同胞捐資達(dá)到2億多，使五邑大學(xué)迅速發(fā)展成為一所海內(nèi)外有影響力的學(xué)校。

（3）2008年國家教育部對我校的本科教學(xué)水平、成人教育水平進(jìn)行評價，檔案室提供了大量的檔案支撐材料。其中有些檔案查找很困難。如：機(jī)械系、中文系、計算機(jī)系要查找某個專業(yè)批準(zhǔn)設(shè)置的文件，及這中間專業(yè)名稱演變過程的依據(jù)文件（現(xiàn)在的專業(yè)名稱與當(dāng)時批準(zhǔn)的專業(yè)名稱不同），通過查找檔案室以往的編研資料“專業(yè)設(shè)置匯編”、“招生簡章匯編”、“年鑒”等，很快就把問題解決。

上述這些實(shí)例，只是作為學(xué)校目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)時準(zhǔn)備的一些工作材料，實(shí)際上并沒有匯編發(fā)表，編研工作滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要，以浙江師范大學(xué)檔案館為例，每年只編寫一些常規(guī)性的檢索工具，如全宗檢索導(dǎo)引、大事記、案卷目錄、全引目錄、人員表彰、干部任免等一些老調(diào)常談的檢索工具，沒有創(chuàng)新。②有目的、有計劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料，進(jìn)行有效的總結(jié)和推廣并反饋社會，提供社會利用，不但會促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會和全民更加認(rèn)識檔案、了解檔案，使檔案的價值得到進(jìn)一步發(fā)揮，從而使人們更加重視檔案工作。

2 加強(qiáng)檔案利用統(tǒng)計與開發(fā)利用效果的意義和作用

2.1 能有效發(fā)揮檔案的價值和作用

保存檔案的最終目的就是為了利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，能有效提高檔案的利用價值，在提供檔案利用的服務(wù)工作中，提高檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 能有效加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度

收集和統(tǒng)計檔案實(shí)際利用效果，通過檔案利用典型實(shí)例，能充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價值，對檔案利用效果進(jìn)行篩選、整理，編印成冊，發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員，能更好地宣傳檔案的作用，特別是對檔案不太了解、不熟悉檔案價值的人員，更有實(shí)際的宣傳和教育作用，能讓他們通過實(shí)際例證了解檔案工作，并對檔案工作有更多的理解和支持。

2.3 能較好體現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)績

檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容很多，檔案的開發(fā)利用是檔案業(yè)務(wù)工作的重要方面，用戶通過利用檔案，獲取了社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是檔案工作的實(shí)績。通過檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計，以及檔案實(shí)際利用效果的分析與匯總，能較好的體現(xiàn)高校檔案部門的工作實(shí)績。

2.4 能有效提高檔案服務(wù)工作能力

檔案利用統(tǒng)計與利用效果的分析和研究是檔案工作的深化，是檔案的編研前期工作，是檔案部門對提供檔案利用的服務(wù)工作中的業(yè)績總結(jié)，能較好地激發(fā)工作人員的工作熱情，充實(shí)檔案服務(wù)內(nèi)容，開拓檔案服務(wù)范疇，更好地培養(yǎng)和鍛煉檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，提升工作人員為學(xué)校教學(xué)和科研服務(wù)的工作能力。

3 開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案利用效果

3.1 建立健全檔案利用統(tǒng)計制度

為提高檔案信息利用率，應(yīng)適時建立健全檔案利用統(tǒng)計制度，認(rèn)真做好查（借）閱登記工作，查（借）閱登記是各館（室）在檔案查（借）閱時必須做的一項(xiàng)工作。在登記時要認(rèn)真負(fù)責(zé)，必須把時間、姓名、借閱目的、檔案號、以及檔案利用的具體內(nèi)容，每項(xiàng)都必須填寫清楚，不可填寫得太簡單，并盡可能填寫預(yù)期的作用和效益，便于確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查。

3.2 建設(shè)開發(fā)利用效果評估體系

建設(shè)開發(fā)利用效果評估體系，建立檔案信息利用預(yù)測制度。通過對檔案信息利用的分析預(yù)測，了解學(xué)校各方面對檔案信息的需求動向和發(fā)展趨勢，通過調(diào)研和分析，掌握高校檔案利用的特點(diǎn)，檔案利用和服務(wù)的對象主要是教職工和高年級學(xué)生及其畢業(yè)學(xué)生，教職工多數(shù)是跟自己的工作有密切關(guān)系，教師利用最多的是科研課題的查找，各個職能部門工作查證參考工作很多，學(xué)生主要集中在學(xué)籍材料的查找，而且這些工作的階段性工作十分明顯，檔案利用工作與學(xué)校的各階段的中心工作聯(lián)系緊密，通過檔案利用的統(tǒng)計和分析，能提供更有針對性的檔案服務(wù)。掌握檔案信息需求的重點(diǎn)，建立需求信息預(yù)測點(diǎn)和預(yù)測網(wǎng)絡(luò)，有針對性地進(jìn)行收集、匯總、分析和檔案利用效果研究，經(jīng)常對檔案利用率進(jìn)行分析，通過信息反饋，明確每個階段的檔案利用重點(diǎn)。

3.3 加強(qiáng)檔案利用效果的宣傳與交流

高校檔案工作的性質(zhì)就是為學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù)，檔案工作者要把檔案服務(wù)的宣傳作為一項(xiàng)長期任務(wù)來抓，通過學(xué)校媒體進(jìn)行廣泛宣傳，通過編印出版檔案目錄、館藏指南，使教職工了解和熟悉學(xué)校檔案館藏，引導(dǎo)教職工有針對性地利用學(xué)校檔案，并根據(jù)檔案利用登記的線索，及時開展電話回訪或?qū)嵉卣{(diào)查，檔案人員應(yīng)自覺上門訪談，把握好利用效果的基本資料，了解利用檔案后所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益情況。及時編發(fā)檔案利用的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例，通過檔案利用效果的宣傳和報道，把利用效果信息反饋社會，進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價值。

3.4 加強(qiáng)檔案利用服務(wù)體系建設(shè)

檔案管理最終的目的是利用。沒有良好的服務(wù)，檔案管理的價值和作用就大打折扣，加強(qiáng)檔案信息利用服務(wù)體系建設(shè)，不能只顧資料積累、文化財富堆積，要主動出擊、服務(wù)上門，開拓檔案服務(wù)的范圍，發(fā)展檔案服務(wù)的手段和方法，建立和完善高校檔案服務(wù)體系，積極主動推銷檔案信息，推廣檔案編研成果，始終堅持服務(wù)的觀念，以教職工“滿意不滿意”為標(biāo)準(zhǔn)，通過對檔案信息資源開發(fā)來引導(dǎo)高校傳統(tǒng)檔案的利用，以增強(qiáng)服務(wù)意識和主動服務(wù)作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，加強(qiáng)與學(xué)校檔案利用者的聯(lián)系，采取“拉、推、溝通”等方法，使檔案信息利用工作既有成效，又規(guī)范科學(xué)。

注釋

① 郭亞君.檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與實(shí)際效益[J].山西檔案，2006（S1）.

② 梁守英.高校檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計與實(shí)際效益分析——以浙江師范大學(xué)檔案館為個案[J].云南檔案，2008（2）.