石津灌區(qū)水利工程項目檔案管理淺議

【摘 要】 水利工程項目檔案對搞好石津灌區(qū)水利工程項目建設(shè)和管護工作尤為重要，本文針對水利工程項目檔案在收集、整理、應(yīng)用、保管等環(huán)節(jié)中存在的問題進行分析，提出解決對策。

【關(guān)鍵詞】 水利工程項目 檔案 管理

九十年代后期，國家持續(xù)加大了水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資力度，石津灌區(qū)作為水利部續(xù)建配套與節(jié)水改造、末級渠系節(jié)水改造、水管體制改革、信息化建設(shè)四大試點，灌區(qū)工程體系得到持續(xù)改善，形成了大量的工程檔案，包括建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等。這些檔案全面反映了水利工程建設(shè)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的運行管理和維護，以及對新建項目的前期籌備等，都具有重要的參考利用價值，水利工程檔案管理工作顯得尤為重要。

2008年水利部制定下發(fā)了《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》，明確要求大中型以上和國家重點水利工程建設(shè)項目驗收前，必須先對工程檔案進行專項驗收，檔案驗收不合格的，不得進行項目竣工驗收。因此，如何加強水利工程檔案管理，提高科學(xué)管理水平，拓展檔案利用效益，成為檔案管理工作的重中之重。

1.石津灌區(qū)管理局工程檔案管理工作現(xiàn)狀

石津灌區(qū)管理局綜合檔案室成立于1991年，1992年晉升為河北省機關(guān)團體事業(yè)單位省三級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，1998年晉升為科技事業(yè)單位國家二級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，工程檔案的數(shù)量成倍增加，2000年成立了石津灌區(qū)續(xù)建配套項目建設(shè)局綜合檔案室，制定了工程檔案管理制度，形成了由項目法人、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備了專、兼職檔案員負責(zé)工程檔案的收集、整理和歸檔工作，至今形成了五個類別的水利工程檔案共618卷，其中，水工建筑物設(shè)計、施工等基建檔案182卷，防滲配套檔案69卷，日偽時期工程檔案18卷，續(xù)建配套和節(jié)水改造檔案349卷，末級渠系檔案15卷。近年來，我局加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，實現(xiàn)了微機檢索，顯著提高了檔案利用效率，檔案查閱利用卷數(shù)累計突破2000卷次，在灌區(qū)續(xù)建配套與節(jié)水改造、末級渠系節(jié)水改造、信息化建設(shè)、水能梯級開發(fā)和南水北調(diào)規(guī)劃論證等相關(guān)工作中，均發(fā)揮了重要作用，創(chuàng)造了可觀效益。

2.灌區(qū)工程檔案管理工作存在的問題

2.1 灌區(qū)工程檔案收集不夠齊全，管理不夠規(guī)范

一是灌區(qū)歷史久遠，前期工程資料不足；二是工程檔案管理工作滯后于工程建設(shè)，往往工程項目竣工后才進行檔案資料的收集整理工作；三是專職檔案員缺乏工程專業(yè)管理知識，而兼職檔案員缺乏檔案管理專業(yè)知識，使得大量的工程檔案資料原件缺失，整理不規(guī)范。

2.2 灌區(qū)工程檔案利用信息反饋不及時，缺乏查詢的針對性

一是可檢索性差，查詢不便。利用者無法說出檔案的具體名稱和事項，使得查準(zhǔn)率、查全率降低；二是檔案管理部門對在建工程項目資訊掌握不全面，不能及時主動地提供利用；三是利用者不能及時反饋信息，造成利用效益無法統(tǒng)計，檔案成果匯編不及時，檔案的真正價值無法體現(xiàn)。

2.3 重要檔案實體保管問題亟待解決。一些重要的年代久遠的檔案資料，因紙質(zhì)老舊發(fā)脆且應(yīng)用較多，字跡大都模糊，既不利檔案實體長期保存又影響使用。

3.做好工程檔案管理工作的對策和建議

3.1 做好工程檔案資料的收集、整理工作

3.1.1 建立完善的適合灌區(qū)實際的工程檔案管理制度

嚴格按照《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》，結(jié)合工程項目本身，建立由項目法人負責(zé)、各參建單位組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，針對具體工程項目，制定出文件材料的歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案和整編細則等較實用的工程項目檔案管理制度，用制度約束各參建單位高質(zhì)量地完成檔案資料的收集工作。

3.1.2 加強崗前培訓(xùn)，規(guī)范工程檔案的管理

在工程項目的招投標(biāo)階段，項目法人的工程檔案管理部門就要求各中標(biāo)單位指定一名責(zé)任心強的人員主管本單位的工程檔案資料，在項目施工前對各參建單位的專職或兼職檔案管理人員進行針對性培訓(xùn)，講解水利工程建設(shè)過程中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值需歸檔的，針對工程項目制定出具體的歸檔范圍，使大家對項目檔案的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。

堅持檔案收集、整理工作和工程項目管理工作同步進行。簽訂工程合同時，納入文件材料整理歸檔條款；檢查工程質(zhì)量和進度時，同時檢查工程檔案資料的收集、整理情況；進行項目成果評審、鑒定或項目階段與竣工驗收時，同時檢查驗收相關(guān)檔案資料，對照歸檔范圍詳細核對收集到的檔案資料是否完整，整理是否規(guī)范。

3.1.3 多措并舉收集檔案資料。

一是多方訪查、搜集資料，完善前期工程檔案；二是專職檔案管理人員必須參與工程項目的建設(shè)，及時掌握工程進展情況，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地催要檔案資料；三是收取檔案資料押金。即當(dāng)一項水利工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。四是嚴把工程檔案的專項驗收關(guān)，把應(yīng)該歸檔的文件材料全部收集齊全。

3.2 加強工程檔案的開發(fā)利用工作。

3.2.1 制定完善的檔案借閱利用制度。完備借閱、復(fù)印審批和及時歸還手續(xù)，要求主動反饋利用信息，履行保密責(zé)任。

3.2.2 建立便捷的檔案信息檢索工具，最大限度的發(fā)揮檔案的價值。

一是建立手工目錄和機讀目錄并存的檔案信息檢索系統(tǒng)。根據(jù)不同利用情況，聯(lián)合應(yīng)用各種檢索工具，達到快速調(diào)卷的目的，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。只知道查閱內(nèi)容總類時，使用案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄最方便；只需要單份文件和圖紙時，使用微機檢索最快捷；二是積極進行檔案資料編研。一方面能積極宣傳灌區(qū)，另一方面還可作為輔助查詢工具，尤其是多指標(biāo)、多年份、成系列查閱資料時，查閱檔案資料匯編更便捷；三是拓展檔案的利用效益。1992至2008年，工程檔案查閱達1000余人次，為灌區(qū)工程勘測、規(guī)劃、設(shè)計、施工等提供了詳盡的數(shù)據(jù)資料，從而也推動了工程檔案的規(guī)范管理。

3.3 加強重點檔案的保護。對年代久遠的、利用頻繁的重要工程檔案進行復(fù)制，查閱利用復(fù)印件，有效保護檔案原件。