基于如何提升檔案管理效能的探析

摘要：隨著市場經濟的不斷發展，檔案管理工作的重要性逐漸被人們所認識。新經濟環境下也對檔案管理工作提出了新要求，而目前大多數的企事業單位的檔案管理工作仍然停留在傳統的檔案管理階段上，顯然已經不能滿足新經濟環境下社會各界對檔案管理工作的需求。不斷完善檔案管理制度，提升檔案管理效能，實現檔案工作科學化、規范化、現代化是目前檔案管理工作的必然之舉。本文將從檔案管理的含義、提升檔案管理效能的必要性、目前檔案管理工作的現狀、如何提升檔案管理效能幾方面來闡述。

關鍵詞：檔案管理 效能 提升 有效措施

1 檔案管理的含義及提升檔案管理效能的必要性

檔案管理工作是檔案室（館）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。在新經濟環境下，檔案管理工作面臨著新的改革和挑戰，提高檔案管理效能是構建和諧社會的必然要求和檔案事業發展的需要。通過科學的檔案管理可以了解國內外的形勢，了解我國的發展狀況，能快速、準確、全面、系統的提供檔案材料，為我國制定發展目標提供依據。只有緊跟信息化發展的潮流，不斷的提高檔案管理效能，促進檔案管理工作科學化、規范化，才能適應新時代對檔案管理的要求，實現提供檔案信息為社會實踐服務的最終目的。

2 目前我國檔案管理工作的現狀

知識經濟的高速發展使人們認識到了檔案管理工作的重要性，帶動了檔案事業的發展，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。新經濟形勢下，傳統的檔案管理模式的缺陷日益凸顯，已越來越不能適應現代社會對檔案信息使用的需求，建立健全新型的檔案管理模式，實現現代檔案管理的規范化、科學化、系統化、完整化是當下檔案管理發展的方向。目前我國檔案管理工作很多仍然處于傳統的檔案管理階段或者由傳統的檔案管理向新型的檔案管理的轉型階段，檔案管理工作依然存在著很多問題和缺陷，主要有以下四個方面：

2.1 對檔案管理的認識模糊，對檔案管理工作不夠重視

當前，雖然越來越多的企事業單位已經開始逐步意識到了檔案管理工作的重要性，并逐步健全和完善檔案管理工作使其為自身服務，但仍然有很多的中小企業由于自身的局限性，對檔案管理沒有科學的全面的認識，對企業檔案管理工作不重視，把檔案管理等同于人事檔案保管或其他某一方面的檔案保管，沒有科學而全面地對單位的檔案做好相關管理，造成企業檔案分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況，與集中、系統、優質、專指、廣泛的社會檔案利用要求相矛盾，不能滿足新經濟環境下檔案利用者對檔案信息的利用需求，也不利于檔案管理工作的可持續發展。

2.2 檔案管理人員專業素養不高

檔案管理工作是一項專業性很強的工作，檔案管理人員的專業素質直接影響著檔案管理工作的質量和效率。目前，大多數的企業的檔案管理人員均存在著專業素質普遍不高，業務能力不強的狀況，很多單位由于對檔案管理認識的偏差，不重視檔案管理工作，不設置專門的檔案管理機構和管理人員，尤其是中小型企業單位，檔案管理往往只是作為其他職位的附屬工作，從業人員沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對檔案管理要求，檔案資料的收集、整理、分類歸檔、利用等業務沒有足夠的了解，只是簡單地將檔案分類放入檔案盒進行保管，沒有注意檔案資料的收集和完善，造成檔案分散、零亂、利用率低的狀況，不利于維護檔案的真實性和完整性，嚴重影響檔案管理水平。

2.3 檔案管理制度不健全，管理效率低下

完善的檔案管理制度是使企事業單位的檔案管理工作能做到專人專職、有章可循、有法可依，是企事業單位提升檔案管理水平，保證檔案管理質量的有力保障。但目前，很多的單位并沒有形成一套系統的、可操作性強的、科學化、規范化的檔案管理制度，檔案管理工作一直處于相對混亂的狀況，檔案管理工作沒有做到專人專管，人員的不穩定性和人員專業素養不高等造成了企業檔案管理信息的雜亂、易丟失，不利于檔案管理信息的連續性和完整性；管理人員的職責不明也不利于調動檔案管理人員的工作積極性，容易造成工作相互推諉，責任相互推脫，人員工作態度懶散，業務水平停滯不前，檔案管理工作堆積，管理效率低下的狀況，不利于企業檔案管理工作的發展，不能滿足信息使用者對檔案信息的需求。

2.4 檔案管理硬件設施不齊全，管理手段落后

檔案室的良好的保管條件及必備的硬件設施設備是檔案資料保管完整、安全的重要保證。但目前有些企業沒有設立專用的檔案室，或者檔案室的條件極為簡陋，基礎設施設備不齊全，檔案室狹窄、潮濕，沒有做好防蟲、防潮、防火、防盜等措施，容易造成檔案蟲蛀、發霉、被盜等現象，不利于檔案資料的安全和完整。很多單位還沒有建立自己的電子檔案室，檔案管理依然處于傳統的紙質檔案管理階段，沒有充分利用當前計算機技術對信息的強大的處理能力，沒有實現檔案管理網絡化，人員工作量大，效率低，管理不夠科學，信息利用率低，不能跟上時代的步伐，沒有實現當前社會對檔案信息的更新快、縱向貫通、橫向集成和高度共享的需求。

3 提升檔案管理效能的有效措施

3.1 樹立先進的檔案管理理念，重視檔案管理工作

加強對檔案管理工作的重視，樹立先進的檔案管理理念是做好檔案管理工作，促進檔案管理科學化、規范化，提升檔案管理效能的基本保障。從領導自身做起，要加強全體員工對新經濟形勢下檔案管理工作的全面科學的認識，使全體員工認識到檔案管理工作的重要性。只有領導先樹立正確的檔案管理理念，高度重視檔案管理工作并將其列入重要工作范疇，在人力、物力、財力等方面給予大力支持，才能保證檔案管理工作的順利開展，以適應現代社會對檔案信息的需求。首先在人員的配備上要引進責任心強、具有檔案管理專業知識，尤其是具備運用現代科技手段管理檔案的技能型的人才，并且要注重這方面人才的繼續教育和培訓；其次，在物力、財力方面，要完善檔案管理條件，購進必備的檔案管理硬件設施，確保檔案管理工作的順利開展。

3.2 提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員的素質對提升檔案管理效能起著關鍵的作用。隨著計算機技術和信息網絡技術在檔案管理工作中的應用和發展，對檔案管理人員的專業知識、業務水平、管理能力等方面都提出了更高的要求。企業應該重視對檔案管理人員的繼續教育，建立健全繼續教育管理制度和激勵機制，從實際出發，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式地對檔案管理人員進行針對性的培訓，不斷提高檔案管理人員的專業知識和業務水平，使之成為既掌握檔案專業知識又熟悉掌握檔案法規制度和檔案工作行業標準的專門人才，以適應檔案工作科學化、現代化的要求。

3.3 建立科學化、規范化的檔案管理制度，提高檔案管理效率

科學規范的檔案管理制度是提升檔案管理效能的保證。科學規范的檔案管理制度要遵循實事求是、簡明實用、制度約束雙向性、程序清晰、責任明確、獎懲分明、執行嚴格等原則。

3.4 健全檔案管理的硬件設施，建立電子檔案，實現檔案管理網絡化

檔案信息化是檔案管理發展的必然趨勢，是檔案管理不斷進步，科學化水平不斷提高的主要手段。目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，加快檔案管理的電子化、自動化進程，建立電子檔案室，利用現代通訊技術，實現檔案管理網絡化已成為檔案管理發展的大勢所趨。電子檔案的建立避免了傳統紙張檔案的弊端，使檔案信息實現了縱向貫通、橫向集成和高度共享，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍，已為越來越多的企業所推廣運用。將傳統的檔案與新形勢下的檔案管理工作有機結合，促進檔案管理科學化建設，不斷對檔案信息進行開發，有利于不斷提升檔案管理效能。

4 結語

隨著社會經濟的發展，檔案管理工作必須與時俱進，樹立先進的檔案管理經驗，采取有效措施，積極探索適應現代化經濟發展的檔案管理模式，建立一套科學的、多功能的、高效的、靈活的檔案信息管理體系，增強檔案管理人員的專業知識和業務水平，充分利用計算機技術，實現檔案管理的網絡化，不斷提升檔案管理效能，實現檔案管理工作規范化、科學化、現代化，為社會信息使用者提供更多有價值的信息資源，推動社會經濟的發展。

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作者簡介：王濤（1970-），女，遼寧鞍山人，助理研究員，研究方向為檔案管理。