淺談信息時代高職學院檔案管理隊伍的建設

摘要：在信息技術飛速發展的今天，高職學院檔案工作正面臨全新挑戰，同時也對檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。本文旨在分析高職學院檔案管理工作者現存的問題，討論信息時代檔案工作者應具備的基本素質，并進一步研究高職學院檔案管理隊伍的建設途徑。

關鍵詞：檔案管理 人員信息時代 高職學院

在信息化高速發展，多媒體、互聯網等信息化技術廣泛應用的21世紀，信息現代化的飛速發展對檔案工作的發展產生巨大的推動作用。隨著計算機的發展，電子文件逐漸被人們接受，檔案電子化將成為檔案發展的大趨勢。這就要求檔案管理人員必須盡早適應電子信息技術帶來的變革和影響。同時也在綜合素質方面，對檔案管理人員提出了更加嚴格的要求。因為要從根本上提高檔案業務工作的水平、質量和效率，檔案人員的綜合素質起著關鍵作用。從某種意義上講，對檔案管理工作整體效能的發揮產生直接影響。

1 高職學院檔案管理的現狀分析

長久以來，大多數高職學院領導更注重教學及科學研究，忽略檔案管理工作的真正價值。不少高職學院對檔案管理工作存在一些誤區，認為檔案管理工作就是簡單的文檔裝訂、整理，沒有必要投入太多的人力、物力、財力。由此嚴重制約檔案管理規范化發展。目前，不少高職學院缺少現代化的檔案管理設備，仍然習慣采用傳統落后的檔案管理方法對檔案進行整理、查詢和利用，工作效率低，費時費力。有些高職學院雖然具備了建設檔案信息化管理的條件且購買了一些現代化的檔案管理設備，但專業人員的缺乏，高職學院檔案管理建設仍然舉步維艱。

由于對檔案管理工作存在不同程度的忽視，高職學院在對檔案管理人才的吸納力度明顯不夠，且因該工作非教學前線，缺少激勵和競爭機制，管理人員思想上松懈，因此導致一部分檔案工作人員的素質得不到保證。當前我國高職學院普遍面臨檔案管理人員文化程度較低，知識面窄， 外語及計算機水平有限，觀念落后，管理水平的問題。這種狀況嚴重制約了檔案工作的創新與發展。

2 信息時代對高職學院檔案管理人員的要求

面對信息化的不斷沖擊，檔案管理需要有新的模式。信息時代對檔案人員的素質提出了更高的要求。隨著新技術不斷更新，很多檔案管理人員的傳統意識和技能已經不能再適應現代社會的發展。信息社會需要的是技術過硬，知識淵博的管理專業人員。

2.1 必須具備良好的政治素質和職業道德素質

首先，檔案工作政治性強，機密性高，由于這種工作特點。要求檔案管理者必須首先具有較高的政治覺悟，掌握和了解黨的政策，熟知有關檔案工作方面的規章制度及法律、法規，堅定方向，樹立正確的理想和堅定的信念，在檔案工作中自覺貫徹執行黨的方針路線。

其次，忠于職守，遵紀守法，檔案是黨和國家、單位的寶貴財富。維護檔案的完整與安全是檔案管理人員最起碼遵從的職業原則。網絡時代信息傳播極其迅速，對檔案的保密工作是更大的考驗，檔案人員更應具備良好的職業道德素質，嚴格按照《檔案法》的規定約束自己的言行，不僅具有堅定的政治方向，還要有明辨是非的能力，嚴守檔案機密。

2.2 檔案管理人員應具有扎實的專業知識和業務素質

《高等學校檔案管理辦法》明確要求：檔案管理人員應當“具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能”。要實現檔案的科學化、標準化、規范化管理， 高職學院檔案管理人員除了具備良好的政治思想素質外，掌握檔案專業基礎知識必不可少，必須精通檔案管理各環節的流程和方法，熟悉各門類、各種載體檔案的管理方法。檔案工作人員的業務能力直接影響著檔案工作的質量，高職學院應注重對檔案管理人員的培訓，增強檔案管理人員的責任意識。首先要具備系統的檔案學理論知識，熟練掌握高校檔案的收集、整理、鑒定、組卷、編目、著錄等基礎工作。其次，高職學院檔案管理人員還要有干練的組織管理能力和辦事能力，這在很大程度上決定著工作的效率和質量。

2.3 檔案管理人員應具有過硬的實踐技能素質

檔案數字化管理已成為檔案工作的最終發展目標。實踐中，檔案管理人員應按規定對材料進行編目、整理、分類、裝訂、完成材料的規范管理。檔案管理人員必須能運用計算機及網絡知識，對高科技條件下產生的信息進行搜集、提煉、整理和加工，從而開展對電子文件和電子檔案的管理，為檔案的信息化建設奠定基礎。運用圖像處理軟件對紙質文件進行數字化處理、加工，最后上傳至檔案管理網絡系統進行管理。

2.4 檔案管理人員還應具備較高的文化素質

高職學院是高素質人才和知識的聚集地，檔案管理人員文化素質要與學校的文化氛圍相適應。檔案管理人員經過系統的文化、科學知識的學習，工作才會得心應手，游刃有余。

3 加強高職學院檔案管理隊伍建設的措施

檔案管理工作能否順利開展首先需要領導層的重視，只有檔案管理工作的重要性得到領導層的充分認識，才能將工作落實到位，才能投入足夠的資金、配備適當的人員。筆者以多年高職院校檔案管理經驗，經過調查研究，總結出提高高職院校檔案管理，建設檔案管理隊伍應從以下幾個方面進行：

3.1 建立健全檔案管理工作的各項規章制度，實現檔案工作的規范化管理

沒有一個嚴格的規章制度，檔案工作很難順利開展。各高職學院應根據實際情況，建立健全檔案接收、保管、利用、保密、庫房管理、立卷歸檔流程等多項制度，對檔案工作實行規范化管理。同時要明確檔案員的崗位職責，將各級檔案管理人員崗位責任作為管理水平及教學質量的考核標準，使檔案管理工作時間、人員、經費開支均有保證。建立由分管領導、檔案管理員為成員的檔案管理網絡，由上至下形成嚴密的監督機制，從而明確崗位責任制及評比制度，從根本上保證檔案工作準確、有效地執行。

3.2 加強職業道德教育，努力提升檔案管理人員職業道德素質

要定期或不定期對高職學院檔案管理人員進行職業道德教育，使其時刻保持清醒的頭腦，牢固樹立高尚的職業道德情操。首先，檔案工作繁瑣無味，要培養檔案管理人員愛崗敬業，樂于奉獻的職業操守，要有熱心服務的敬業精神，要有不厭其煩，細心入微的責任意識，更要有持之以恒的堅定意志。其次，檔案工作保密性強，要培養檔案管理人員牢固樹立保密意識，深刻理解保守檔案秘密是其神圣職責和應盡義務。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，無論在什么時間，什么場合都要有嚴謹的工作作風和高度的保密意識。

3.3 強化學習，不斷提升檔案管理人員的文化素質和知識水平

除熟練精通專業能力外，檔案管理人員還應具有廣泛的科學知識和較高的文化素養。只有弄清檔案的內容才能準確分類組卷；檔案保管資料的編寫內容說明要清晰。因此要做一名優秀的檔案管理人員就要博采眾長，博學多才，這就需要不斷地學習，不斷地充實自己。另外，更重要的是當今時代，科學技術日新月異，加強培訓，鼓勵學習，管理人員文化素質和知識水平的提升有利于轉變陳舊觀念，培養創新能力。檔案管理人員要改變以往落后的工作方法，實現由封閉管理型向開放服務型轉變。檔案人員要不斷補充和更新自己現有的知識，深入研究檔案工作中出現的新特點、新情況，為高職學院決策提供可靠的依據。

總之，做好高職學院檔案管理工作是目前高職學院及社會發展的需要，同時也是檔案工作自身發展及自我完善的需求。檔案管理人員素質的高低直接影響檔案工作的質量。加強檔案隊伍的建設，建立一支素質優良、符合現代化需要、結構合理的檔案管理人才隊伍，是提高檔案管理水平的必由之路。在實際工作中，我們應該努力探索完善檔案管理的途徑和方法，使高職學院檔案管理工作能得到進一步發展，扭轉目前高職學院檔案管理落后的局面，努力讓高職學院檔案管理工作邁向一個新臺階。

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作者簡介：張輝蓉（1960-），女，重慶人，主任科員，大學專科，長期從事行政管理工作。