收集是做好檔案管理工作的第一步

中國兒童中心成立于1982年，是黨中央、國務院贈送給全國少年兒童的一份厚禮。是集應用科學研究、興趣培養(yǎng)、教育活動和公共服務為一體的國家級校外教育機構(gòu)。

校外教育是我國教育事業(yè)的重要組成部分，是基礎教育的主要領(lǐng)域，是實施素質(zhì)教育的廣闊天地。校外教育以公益性、思想性、趣味性、科學性為指導思想，以兒童少年的興趣愛好為出發(fā)點，以整個社會為大課堂，以實踐體驗為特征的兒童少年校外教育活動。

校外教育是兒童少年等未成年人活動的場所、是實施素質(zhì)教育的主要渠道、載體和教育模式。所以，現(xiàn)在人們把校外教育比喻成小麻雀，麻雀雖小但五臟齊全。這就是校外教育機構(gòu)檔案收集工作的復雜性、和工作的難點所在。

在中心各項管理工作中，檔案工作是基礎性工作，而檔案的收集工作又是檔案工作中的基礎，可謂基礎中的基礎，由此可見檔案收集工作在中心管理工作中起著至關(guān)重要的作用。

俗話說，巧婦難為無米之炊。在中心檔案管理工作中，文件收集不全，歸檔工作的質(zhì)量又怎能保證。如何收集，怎樣收集，制定怎樣的收集制度和方法，是保證檔案工作質(zhì)量的必要前提條件。

一、爭取領(lǐng)導對檔案工作的最大支持，是解決收集工作難的關(guān)鍵

（一）檔案工作的輔助性和服務性，決定了檔案工作是容易被忽視的崗位

檔案管理工作屬于后臺默默奉獻的服務崗位，不像中心各個業(yè)務人員工作業(yè)績是顯而易見的；檔案管理人員的工作和成績通常是不被了解的，在大多數(shù)人的心里檔案管理工作是隨便可替代和兼職的崗位，因此檔案管理工作缺乏被人理解和受領(lǐng)導重視的機會，制約了檔案管理工作人員的積極性，這對中心各個管理部門項目檔案的收集工作也會產(chǎn)生很多不利的影響。

（二）檔案管理人員要積極宣傳檔案工作的重要性，提高中心全員檔案意識

每年工作開始，中心檔案管理人員就要經(jīng)常對中心各個職能部門兼職檔案員進行業(yè)務指導和技術(shù)交流，多向領(lǐng)導匯報檔案收集管理的進展情況，請領(lǐng)導幫助解決工作中的難題，取得領(lǐng)導和中心全員對檔案管理工作的理解和支持。

（三）中心檔案管理人員應爭取變被動為主動

目前大多單位，不論是機關(guān)還是企事業(yè)單位，檔案管理工作大多歸屬于辦公室，不是獨立的職能部門，檔案工作人員少，沒有決定權(quán)，只能是給什么收什么，收什么整理什么。這種情況給檔案收集工作帶來一定的被動和困難，同時也極大地影響了檔案的完整性。

（四）檔案收集的特點和重要性

檔案收集工作涉及到中心的各個部門，具有難度大、數(shù)量多、涉及工作面廣的特點。檔案管理水平直接反映著中心工作的管理水平，因此要提高全員的檔案意識，爭取領(lǐng)導的最大支持，解決檔案收集過程中的實際困難。

二、建立健全有針對性的檔案管理制度，制定切實可行的檔案管理辦法

印發(fā)檔案管理辦法，傳達到中心的各個部門的全體人員。在檔案管理辦法中要制定出檔案歸檔的分類方案、各項檔案管理制度，包括檔案收集制度、整編制度、歸檔制度、驗收移交制度、保管制度、保密制度以及借閱查看制度等。檔案管理制度中要詳細規(guī)定各個職能部門具體項目檔案收集的范圍、質(zhì)量要求、檔案驗收的要求和檔案移交制度，并結(jié)合各個職能部門日常工作自身的特點，細化檔案具體的收集辦法。

（一）歸納中心各個職能部門每項工作需注重加強收集的文件材料、照片、聲像資料整理與收集工作

1.根據(jù)中心各個部門的職能，對每項工作會產(chǎn)生的文件，進行評估，準備預歸檔的檔案夾，每當一項工作完成之后，業(yè)務人員可將產(chǎn)生的文件放到預歸檔夾中，待到年底統(tǒng)一歸檔。

2.中心的各個職能部門產(chǎn)生的文件，主要指在行使職能工作中形成的文件，其中包括：中心發(fā)文和收到的外單位的來文等。

（二）制定檔案收集制度

1.明確檔案的收集、整理是各中心各個職能部門兼職檔案員的基本職責。

2.中心各個職能部門的領(lǐng)導要對本部門檔案的收集工作負責，要按中心檔案管理的要求，督促部門兼職檔案員按時將歸檔好的文件交到中心檔案管理人員。中心檔案管理人員要重視文件的收集，從各個職能部門以開始工作抓起，設部門兼職檔案人員專人負責收集和管理形成的文件，并定期接受中心檔案管理人員對本部門的檢查。

3.各個職能部門負責人在一年工作結(jié)束或一個項目告一段落或完成某一階段時，組織收集、整理相關(guān)文件，隨時歸檔。

（三）確定文件歸檔的質(zhì)量要求

1.歸檔的文件應當為原件。如果案卷內(nèi)有復印的文件材料時，要求復印件字跡清晰，反差效果良好，必須與原件內(nèi)容及形式保持一致，在備考表中說明提供復印件的單位及原件保存地點并加蓋公章。

2.文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工作實際相符。

3.歸檔的文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

4.文件材料的抄寫要字跡工整、清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。不得使用未經(jīng)國家頒布實施的簡化字，禁止使用涂改液。

5.歸檔的文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297×210mm），圖紙宜采用國家標準圖幅。

6.歸檔文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。對于破損的文件、圖紙應進行托裱，不得使用膠紙帶粘貼。如果有圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖，允許使用計算機出圖，但不得使用圖紙的復印件。圖紙內(nèi)容必須清晰。

三、掌握檔案收集的方法

1.中心檔案管理人員要將各個職能部門應該歸檔的范圍發(fā)放到各個職能部門領(lǐng)導及兼職檔案人員手中，要明確規(guī)定各個歸檔的具體內(nèi)容、份數(shù)和歸檔時間等。待各項工作完成之后，將文件檢查齊全無誤后歸檔。

2.中心的各個職能部門，在工作時要注意文件的收集，采用預立卷的方法，在每項工作完成后，將文件按時間或事件預歸檔。為日后的檔案收集做好準備工作，將所有應該歸檔的文件歸檔。

3.中心檔案管理人員要經(jīng)常與各個職能部門的兼職檔案人員聯(lián)系，對他們進行必要的檔案知識的培訓，幫助他們解決工作中的問題，使歸檔的文件齊全完整。

4.歸檔時間一般在第二年的6月份以前。

5.中心檔案管理人員要負責將各部門歸檔的文件收集后進行檢查、驗收和鑒定工作。主要是檢查案卷的卷內(nèi)目錄填寫、備考表的簽名和蓋章是否規(guī)范；使用的檔案盒是否符合要求的防腐檔案盒；卷內(nèi)頁碼編寫是否有遺漏等，這些看似是小問題，但是不注意檢查就會給日后檔案備案帶來更多的麻煩，并且影響日后工作。

檔案的收集管理工作是一項職責與技能管理相結(jié)合，是多部門、多環(huán)節(jié)的綜合性業(yè)務工作，做好檔案收集工作有利于檔案管理水平的進一步提高。