煉油廠檔案管理系統的設計與應用

趙健

（延長石油集團煉化公司 永坪煉油廠，陜西 延安 717208）

隨著企業的不斷擴大，資料、數據管理檔案數量在日益增加，采用傳統的手工模式進行檔案管理，存在著因資料頻繁借閱引起的毀損、丟失等問題，給煉油廠歷史資料造成了無法彌補的損失，同時，由于檔案資料的增加，單靠原有的管理人員已無法滿足煉油廠檔案管理的需要，煉油廠迫切需要一種簡潔、高效、安全的檔案管理方式來適應現代化管理的需求。力求通過信息化建設，全面提升企業綜合管理水平，為打造“管理一流、隊伍一流，技術一流，產品一流”新型石油化工企業而努力。

1 現 狀

永坪煉油廠自建立以來產生的大量文件包括大量的圖紙及文書資料還是采用手工管理模式，所有檔案文件的查借閱都通過紙介質完成；已經建設的工程所產生的大量文件無法直接收錄電子信息為以后的管理造成隱患；而基建的各類文件的準確性直接關系著以后的安全生產，而電子文件的完整、便捷、安全利用又是提高生產效益的重要輔助手段。這些文件的收集、保存、利用又是對原有價值的保護和體現。所以基建期生成的工程文件、工程前期文件、工程監理文件、工程竣工文件、工程施工文件、工程竣工圖文件，上述文件經過鑒定、整理、歸檔后形成基建期的電子工程檔案；同時這些工程資料、檔案又涉及到建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、設備廠家、調試單位、質檢單位及生產單位，他們既是檔案的產生者，又大都是檔案的利用者。

2 檔案信息化的意義

數字化檔案信息支持企業決策、管理等。決策的及時正確、管理措施的得當，要靠信息的完整、可靠和快速的綜合分析能力來保證，數字化檔案恰好能在一定程度上滿足這些要求。特別是企業數字化檔案館與企業辦公自動化系統有著密不可分的聯系，所以對于支持決策有著天然的優勢，可以發揮更為重要的作用。

2.1 充分保護珍貴的檔案資料

紙質的檔案會經常被人借閱，在借閱的過程中，很可能由于人為疏忽和突然事件導致珍貴文檔被損壞，通過現代化的數字化手段，能夠有效地保護珍貴的檔案資料[1-2]。

2.2 優化工作流程、提高工作效率

借助煉油廠已有的辦公網絡，采用先進的檔案管理系統，能夠幫助企業優化檔案工作的工作流程，大幅度的提高檔案相關的工作效率。

2.3 提高檔案管理人員管理水平和業務知識

目前，我廠檔案管理工作人員較少，缺乏專業的檔案知識和檔案工作經驗。通過電子檔案管理系統帶來的優勢，能夠將檔案管理人員從日常繁瑣的事務中解放出來，使其不斷加強業務學習，努力為企業收集和整理各類資料，為企業各項管理提供有價值檔案信息。

2.4 傳承公司歷史、發揚企業文化

一個公司的檔案記載了公司的歷史，蘊含了企業生存、發展過程中各個時期公司文化、產品、財務、人事等各個方面的情況，從中我們可以了解企業很多成長、變遷的過程，產品升級、創新的拼搏歷程，以及各個時期的財務情況，這些作為整個企業文化的一個部分，能夠幫助企業員工了解企業歷史、樹立員工的企業榮譽感和歸屬感、幫助企業領導更有效的了解歷史財務狀況、分析產品需求趨勢，充分發揮檔案的優勢。

3 設計原則

總體設計主要從系統的實用性、開放性、可靠性、安全性、先進性、高效性、可管理性、可擴展性、可維護性等幾方面來考慮。嚴格遵照煉化公司的統一部署，遵循以下設計原則：

標準和規范原則：面向計算機、網絡及信息平臺的處理，采用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，要形成統一的標準和完整規范體系。

開放性原則：系統應具有良好的開放性，支持各類主流操作系統，提供多種層次的應用開發接口，為系統的二次開發提供方便。

安全可靠性原則：提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

可管理性原則：通過系統管理員能夠方便地實現網絡和軟件系統的管理和維護。

可維護性原則：采用結構化編程技術，盡量使程序編制規范化、易讀性強，用戶可根據本單位實際情況修改程序。

先進性和前瞻性原則：要采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。

4 系統功能

4.1 系統設置

該部分能為檔案管理用戶提供了一個功能豐富的自我設計平臺，用戶可以根據本單位檔案管理的規范和需求，可對系統進行自由的定義（其中包括各種檔案類型，數據庫的結構，用戶錄入的界面，分類方法，自定義字段等），系統可由用戶自定義出最符合自身需求檔案管理系統[3]。

4.2 數據錄入

檔案管理人員可以通過使用數據錄入功能，在自定義的界面下錄入、編輯修改各種檔案數據以及完成檔案文本與各種電子檔案原件（掃描的光柵圖或矢量圖）的掛接。在此處可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作。用戶可以按照自己的需求增加其他錄入方式如條形碼掃描錄入等。

4.3 收集整編

收集整編功能主要實現未歸檔的文件、資料、圖紙的管理、存儲和預歸檔（分類組卷），并為用戶提供上述未歸檔文件的檢索、查詢和利用。對于在公文流轉過程中產生的文件和設計過程中產生的圖紙文件，可以由辦公人員、設計人員或檔案人員先錄入到臨時整編庫中，到一定階段由檔案管理人員進行整理編目，編目后再由臨時庫轉入正式的檔案庫中，供檢索利用。

4.4 數據轉換

用該部分將用戶以前使用其他管理軟件所錄入的檔案數據，轉換到檔案數據庫中來，既避免了重復錄入，又保障了工作的連續性。該功能必須具有也能處理Excel文件中的數據的功能。

4.5 權限設置

電子檔案管理的主要目的之一，就是能夠使計算機網絡上的用戶可以根據需要隨時在本機上就可以檢索、查詢、瀏覽和下載所需的檔案資料。但是眾所周知，檔案是帶有保密性質的。權限設置功能使檔案管理人員在網上既可保證有權用戶對檔案的有效利用，又可限制用戶對檔案的使用權限，更可以保障檔案的安全與可靠。檔案管理人員可通過該模塊對網上的每一個用戶及其權限、以及本單位各部門或專業對檔案的權限等進行一系列靈活的設置，并可細化到某一案卷和文件的權限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為某一用戶臨時賦權。

4.6 鑒定與銷毀管理

銷毀管理功能允許用戶對過期的舊檔案進行鑒定，經鑒定后的檔案可進行保管期限和密級的自動更改或銷毀處理，即從檔案庫中刪除，同時在系統日志中記錄鑒定信息（如申請人、批準人、銷毀原因、鑒定日期等），以便于對從前鑒定的操作進行檢索。

4.7 借閱管理

借閱管理主要是面向紙介質檔案的利用。功能應包括：借閱、歸還和催還，并打印借閱單和催還單。還可以對用戶的借閱情況，以及網上用戶對檔案查詢和利用情況進行方便地統計和打印。

4.8 檔案檢索

電子檔案管理最重要的一個作用就是在網絡上對檔案的檢索。檔案檢索主要用于對本系統所管理的各類檔案進行多種方式的檢索、瀏覽和下載。用戶可按：分類、工程項目、案卷、文件、進行各種條件的組合檢索，也可采用對用戶來講更為形象直觀的卡片檢索，另外，對用戶庫和日志庫也可進行組合檢索，并隨時可以打印檢索結果。

4.9 統計報表

用戶通過該功能，不僅能夠完成檔案工作所需的任意報表的設計和打印工作，而且可以通過系統提供報表設計功能來打印和統計各種檔案數據。此系統可以靈活的定義統計項和檢索條件等。

4.10 光盤制作

國家科技部、國家檔案局、國家技術質量監督局等幾家單位聯合制定的CAD文件光盤存儲標準 （清華紫光是制定該標準的首席起草單位）是圖檔數據存儲的依據。企業檔案管理系統全面支持該光盤標準，可以對標準格式的光盤進行數據讀入、數據輸出及檢索，并可將檔案數據按照上述標準的格式直接存儲在光盤中。

4.11數據維護

數據維護功能可以自由設置數據自動備份的路徑和時間等。同時，為使檔案管理人員能夠隨時對電子檔案數據進行備份，而又不需操作服務器和數據庫，使檔案管理人員根據需求隨時可以備份所需的數據?？捎糜谙到y災難的數據恢復。

4.12WEB查詢

企業員工可以對廠內的檔案進行檢索查詢和瀏覽。查詢方式有模糊查詢、高級查詢、分類查詢三種；模糊查詢讓用戶不需要知道詳細的信息就可以檢索到相關的檔案數據；利用高級查詢員工可以組合查詢條件，得到精確的查詢結果；分類查詢提供給員工按照檔案的分類進行分門別類的查詢方式。

個人借閱情況查詢：企業員工可以瀏覽自己的借閱情況。

高級利用：對查詢到的檔案、圖書支持網上借閱、網上瀏覽或者下載。如果員工的權限不夠還可以進行賦權申請，由管理員賦權。

4.13 輔助功能

除以上基本功能以外，可以增加以下輔助功能，使系統管理更加人性化，更符合管理實際。

1）圖像處理功能

圖像的掃描、圖像的旋轉、圖像縮放、圖像幅面調整、圖像分辨率調整、圖像壓縮格式轉換、消藍、去污、糾斜、合并等。

2）系統審計

系統級審計：要求能跟蹤至少要能夠記錄登錄（成功和失敗）、登錄識別號、每次登錄嘗試的日期和時間、每次退出的日期和時間、所使用的設備、登錄后運行的內容（如用戶啟動應用的嘗試，無論成功或失?。?。系統級日志還包括和安全無關的信息，如系統操作和網絡性能。

應用級審計：跟蹤監控和記錄諸如打開和關閉數據文件，讀取、編輯和刪除記錄或字段的特定操作以及打印報告之類的用戶活動。

用戶級審計：記錄應將用戶的行為和職能聯系起來。分析用戶審計記錄可以發現各種不安全的事件，如安裝木馬或獲取非法權限。用戶審計跟蹤應記錄用戶直接啟動的所有命令、所有的鑒別和認證嘗試和所訪問的文件和資源。

5 總體設計方案

5.1 系統設計

系統建議采用C/S、B/S兩種結構：C/S方式具有豐富的檔案功能，適合檔案管理工作人員使用，B/S方式，不需要在用戶的計算機上安裝任何軟件，即可以實現網上瀏覽器的WEB查詢，原文下載、打印等功能，適合非檔案工作人員的大范圍使用[6-7]。

圖1 系統結構圖Fig.1 System structure

5.2 網絡和管理設備

5.2.1 檔案管理網絡服務器

使用PC服務器作為整個系統的服務器。

5.2.2 存儲及容災設備

由于檔案數據是不斷增加的，所以存儲不見要考慮能夠滿足當前的存儲任務，還應當考慮到以后的擴容，以便滿足后續存儲需求。存儲備份設備可采用原有的磁盤陣列、磁帶機、光盤存儲等方式。保障服務器系統、數據庫系統及應用系統安全性的最后保障；而整個系統中的數據文件，更是核心中的核心，數據的安全性關系到整個系統能否正常的運行，最終關系到能否提供正常的服務。所以對系統的數據做好數據保護是至關重要的，是保證提供正常服務的最后一道防線，當各種影響數據安全的情況發生時，能以最短的時間恢復受損的數據。

5.2.3 檔案管理PC機

用于檔案管理部門日常檔案管理工作。本次采用聯想揚天4600英特爾? 酷睿TM2雙核處理器E5400（CORE 2 DUO），2 G內存。250G硬盤。集成千兆網卡，19寸液晶顯示器。

6 結 論

本研究通過對煉油廠現行檔案管理系統進行需求分析，對檔案管理系統進行了總體設計與規劃。通過應用該系統，使檔案管理部門從檔案管理的繁瑣、重復的日常工作中解脫出來，提高了工作效率，保證資料信息的正確性和可靠性。檔案信息系統在提高檔案利用效果的同時，進一步理順和簡化了檔案借閱審批程序，改變了過去紙質報告來回傳遞，效率低下的被動現象，系統開通以來紙質圖紙的借閱量和復印量明顯降低，節約了大量辦公費用。檔案資料數字化后，僅用了一張光盤就完成了資料的拷貝工作，大大加快了項目圖紙的設計進程，數字化檔案管理模式大大縮短了檔案整理到發布利用的時間，極大提高了檔案的收集、立卷、歸類、入庫、上網發布等檔案工作效率，檔案服務的時效性明顯增強，服務效果明顯改善。

雖然檔案的電子化管理在查閱、借閱方面提供了便利，同時，也要求書面歸檔，材料即原始記錄要完整保存，因為，電子檔案隨時面臨著數據流失或遭受病毒破壞的危險。一旦電子檔案永久的丟失，就需要書面材料了。因此，檔案管理工作在實現計算機系統化管理的同時，仍需加強原始資料的手工管理工作，兩者要相輔相成，互為補充[8]。

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