科室文件管理探討

柴婷婷

在血站質量體系運行中, 質量體系文件在日常工作中起著至關重要的作用。對科室的管理、血液質量控制、血液信息追溯、工作指南及操作技術等有保障作用。

1 文件管理員的職責

1.1 嚴格執(zhí)行檔案保密制度。做好文件保密工作, 不得將文件內容外泄, 未經(jīng)批準不得將文件外借。

1.2 負責體系文件的收集、整理、歸檔、保養(yǎng)工作。

1.3 對收集的文件資料進行系統(tǒng)整理、編目、歸檔, 分類保存, 將交中心檔案室存檔和科室內保存的檔案分類存放。

1.4 確保檔案安全。作者作為成分制備科文件管理員, 在工作中積累了一些經(jīng)驗, 與大家分享。

2 文件管理方面

2.1 文件的管理范圍及登記編目 質量體系文件為受控文件。包括質量手冊、程序文件、工作手冊、記錄以及血液中心引用的外來文件。整理科室所有受控文件, 填寫《受控文件登記表》, 以方便管理和查閱。

2.2 文件的修改 在工作中, 如發(fā)現(xiàn)實際操作流程、工作細節(jié)與文件規(guī)定不一致, 文件規(guī)定不適宜實際操作時, 能及時上報科主任, 為領導提供有利憑據(jù), 及時修改文件。文件更改時填寫《文件更改申請單》, 說明更改原因, 報質量管理科按程序審批后實施。當有文件更新下發(fā)時, 整理好所有被更改的原文件, 到質量管理科將原文件上交, 同時取回更改后的新文件, 并在《文件發(fā)放、收回記錄》做好領用記錄。文件取回后, 將新版文件放在相應的體系文件中, 以確保有效文件的唯一性。

2.3 文件的保存和管理 質量體系文件必須分類存放在干燥、通風、安全、便于員工隨時查閱的地方。定期對科室文件保管情況進行檢查, 查看受控文件有無缺失, 是否為最新版本, 有無“受控”章、發(fā)放編號及科主任簽名。每半年需對相關的外來文件進行一次查新, 收集外來文件的最新版本,有變更時上報質量管理科。在新的儀器設備進入成分科后,說明書要納入外來文件時, 報質量管理科登記、編號, 填加到外來文件目錄中, 并按文件編號的先后順序存放, 方便查看。對于已報廢的儀器設備要及時清除相關的說明書之類的文件, 防止過期文件的應用, 將檢查情況填寫在《質量檢查記錄》中。如需留用, 以備參考, 應到質量管理科加蓋留用文件章。

2.4 文件的使用 在工作現(xiàn)場所有文件都應為最新有效版本。文件應擺放在指定位置, 在文件培訓時, 將文件擺放位置清楚告訴科室員工, 確保文件隨取隨放到原處, 并定期檢查文件擺放位置、文件是否齊全。當使用文件損壞嚴重, 影響使用時, 到質量管理科辦理更換手續(xù), 交回破損文件, 使用新文件。檢查新的文件發(fā)放編號是否與舊版文件相符, 并在《文件發(fā)放、收回記錄》上做好領用記錄, 注明原因。

當使用文件丟失時, 到質量管理科辦理申請補發(fā)手續(xù),領取的新文件要用新的發(fā)放編號, 并在《文件發(fā)放、收回記錄》上做好領用記錄的同時注明已丟失文件發(fā)放編號作廢。及時上報科主任或質量管理科, 將作廢文件的發(fā)放編號通知各科室, 防止誤用。

3 記錄管理方面

3.1 記錄表單打印 按照質量管理科下發(fā)最新版本的表單打印本科室相關的記錄表單。每月月末最后一至兩日對下月要填寫的記錄表單進行更新打印, 并將其夾在記錄表單的A4文件夾中, 文件夾脊背上的標識為黑體小初號字, 白底豎行排列, 文件夾按照記錄表單名稱漢語拼音的首字母由A-Z的順序, 脊背向外擺放在文件書立中, 方便科室人員填寫, 認真檢查所有表單執(zhí)行的是否是批準的現(xiàn)行版本, 防止過期表單的使用。

3.2 記錄填寫檢查 每月對記錄表單填寫情況進行檢查,查看記錄填寫的是否準確、及時、完整, 有無空白項, 記錄筆誤的更正是否符合要求, 協(xié)助科主任對科室質量記錄進行監(jiān)控, 對填寫不合格的記錄及時上報科主任, 及時更正, 并填寫《質量檢查記錄》。

3.3 記錄的裝訂和保存 每月月初收集上月的所有記錄表單, 打印封面, 標識清楚記錄名稱、頁數(shù)、裝訂人和審核人,然后用黑色卷繩裝訂成冊。裝訂完畢, 按照記錄表單名稱漢語拼音的首字母由A-Z的順序排列擺放, 填寫并打印目錄,在目錄中將記錄表單順序、名稱、頁數(shù)標識清楚。以月為單位,將目錄及排好順序裝訂好的記錄放在一個檔案盒中, 在檔案盒外面標識清楚月份, 以便查閱。每月將歸檔后檔案鎖在檔案柜中, 保證歸檔文件的完整性、整潔性, 防止丟失。

3.4 記錄的歸檔移送及銷毀 按記錄名稱或類別進行裝訂,要求保存十年或十年以上的檔案在次年年初送中心辦公室檔案室歸檔, 檔案移交時填寫《檔案交接登記表》。

要求保存十年以下的檔案, 按記錄產(chǎn)生時間先后的順序、記錄名稱或類別進行裝訂, 在科室內保存。以年為單位,每年年初將全年檔案收集在一個紙箱中, 標識清楚年份, 在紙箱外面套一層塑料袋, 放在科室?guī)旆胯F架上防潮、防霉,妥善保存。

對于科室保存的記錄已超過保存期限, 并確認無保存價值或其他特殊情況需要銷毀時, 及時向科主任匯報, 由科主任提出書面銷毀申請, 經(jīng)批準后, 將需要銷毀的檔案移交綜合辦公室統(tǒng)一銷毀, 保存好《檔案記錄銷毀登記表》。

4 標識管理方面

4.1 設備標識 設備的標識包括唯一性標識和狀態(tài)標識,法定醫(yī)用強檢計量器具除上述兩個標識外還應有強檢貼。中心內所有設備使用的編號為統(tǒng)一的編號, 在設備投入正常使用前必須粘貼設備的唯一性標識, 設備的唯一性標識包括設備名稱、資產(chǎn)標識號、編號、放置地點、型號、使用日期,標識貼在設備的醒目處。在日常工作中, 動態(tài)掌控設備運行狀況, 核對儀器設備記錄的及時性、準確性、標準性。對設備的唯一性標識和狀態(tài)標識時時監(jiān)控, 發(fā)現(xiàn)標識脫落、丟失現(xiàn)象及時通知供應科, 確保設備標識的完整。

4.2 固定資產(chǎn)標識 為白色機打條形碼簽, 每臺儀器設備都有其唯一的固定資產(chǎn)標識編號。

4.3 過程表示 儀器設備使用過程中, 狀態(tài)標識采用“三色標識”,①儀器設備經(jīng)過檢定、校準或廠家檢測合格, 能正常使用, 則以綠色標識表明該儀器設備為合格狀態(tài)或正常狀態(tài)；②儀器設備經(jīng)過檢查, 有部分缺陷, 但不影響正常工作所需的某項功能, 該功能經(jīng)過檢定、校準仍然合格, 則以黃色標識表明該儀器設備為準用或降級使用；③儀器設備處于維修狀態(tài)或損壞、性能無法確定或經(jīng)檢定、校準不合格,則以紅色標識表明該儀器設備為停用狀態(tài)。

5 培訓方面

5.1 文件正式實施前的培訓 在文件正式實施前, 科主任對相關的員工進行至少一周時間的培訓, 培訓完成后, 負責填寫《員工培訓記錄》, 記錄培訓時間、培訓地點、培訓者、培訓時限、培訓類型、培訓內容、督促培訓對象簽名, 最后由科主任對所有參培人員勝任程度進行評價。

5.2 科室內在崗員工培訓 按年初制定的《員工培訓計劃表》實施培訓, 培訓后負責填寫《員工培訓記錄》, 培訓時間、培訓內容、培訓時限要與培訓計劃相符, 由科主任依據(jù)評估標準給予評估結論。需要通過檢查筆記進行培訓評估的,會協(xié)助科主任檢查學習筆記書寫情況。每次培訓結束后, 將有關記錄、試卷、課件等材料進行整理、保存；在培訓評估合格后, 及時填寫全科人員《員工崗位培訓登記卡》, 由科主任驗證有效性, 年底統(tǒng)計科室參加培訓人員的有效學時數(shù),由科主任確認后交業(yè)務科驗收, 同時將每次培訓后有關材料一起上交業(yè)務科。

5.3 轉崗人員的培訓 當科室接收站內轉崗人員時, 由科主任指派代教老師負責對其進行至少1個月專業(yè)理論以及實踐技能培訓。根據(jù)其培訓內容, 認真填寫《員工培訓記錄》,將培訓時間、培訓時限、培訓內容記錄清楚, 最后經(jīng)考核合格后可正式上崗, 即完成了轉崗人員的培訓。

5.4 新進人員的培訓 科室新進員工的輪轉培訓, 由科主任指定專人帶教, 學習科室崗位職責文件、相關管理制度、標準操作規(guī)程、實際操作、安全與衛(wèi)生等內容, 培訓后, 負責填寫《員工培訓記錄》, 在培訓內容里一欄里清楚記錄崗位職責、管理制度、各項標準操作規(guī)程、總結操作要點及關鍵控制點, 使新進員工對培訓的內容能更加深入的了解、可牢記掌握。

新進員工定崗后, 在科室內接受相關簽名的工作程序以及法律責任的培訓, 在培訓結束后, 負責填寫《員工培訓記錄》將培訓時間、培訓時限、培訓內容記錄清楚, 協(xié)助科主任檢查新進員工的的培訓筆記書寫情況, 由科主任評估合格后, 收集新進員工的培訓材料上交業(yè)務科。即完成了新進員工的培訓。

在科室里負責文件管理, 可以率先學習體系文件中的內容, 在日常對文件檢查、核對的過程, 也是再學習的過程。可以提高自身的理論修養(yǎng)和工作效率。體系文件的有效、有序的管理, 對日常有序的工作起著的綱領性的指揮、理論性的支持、操作性的指導。