淺談血站獻血者的檔案管理

董薈茗

淺談血站獻血者的檔案管理

董薈茗

血站是不以贏利為目的的公益性單位，《獻血法》頒布實施以后，有了法律的保障以及我國人民日益提高的思想覺悟，越來越多的公民自覺加入到無償獻血的光榮行列中來，這對無償獻血者的檔案管理提出了更新、更高的要求。同時，隨著血站計算機網絡管理的普及，也給檔案資料管理的安全問題注入了新的特點和內容。

血站業務檔案的管理，是做到血液可追溯性的有力保障，也是在血液官司訴訟中，維護血站利益的有效證據，因此，與獻血者檔案有關的業務檔案管理，是血站檔案管理的重點工作，應不斷加以完善。

1 獻血者的檔案管理是血液質量安全的保障

血液工作性質和血站工作流程環環相扣的特點決定了血站在血液質量安全方面不容出現任何問題。獻血者檔案作為血站整個大質量系統中的最起始階段，是關系血液全面質量管理成敗的基礎環節。

1.1獻血信息的真實記錄 血站是一個對法制性要求較高的單位，隨著人們法律知識不斷充實和自我保護意識的增強，以及醫療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，獻血者檔案必將成為分辨涉血各方責任的依據之一。獻血者檔案中各項紀錄的原始真實、完備可查作為一個歷史的記載與見證具有長期甚至永久性的保存價值。

1.2兌現獻血優惠政策時的依據 根據《獻血法》對獻血者獎勵的有關規定，我市中心血站制定了如下返還政策：本人自獻血之日起，5年內3倍量免費用血，5年后等量用血；直系親屬自獻血之日起，三個月后等量免費用血。用血時以獻血證、身份證及獻血檔案等信息為憑據。

2 獻血者檔案材料歸檔范圍

無償獻血的整個流程，以我市血站為例，包括外采科、成分科、檢驗科、儲、發血科5個相關業務科室。應歸檔的獻血者檔案材料包括：無償獻血健康征詢表(包括獻血者姓名、地點、工作單位等基本情況)、采血記錄、檢驗記錄、成分制備記錄、出入庫記錄、用血記錄、各環節質控等。

3 獻血者檔案的安全管理措施

3.1數據信息形成的安全管理 血液數據的正確采集是保障獻血者檔案安全的前提。血站檔案信息具有環環相扣、分散處理、信息共享的特點，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門形成的檔案資料上簽字，以示負責，并保證各個環節可追溯，確保數據來源的準確。

3.2數據信息錄入查詢的安全管理 加強對信息錄入人員的計算機操作技能培訓，使其熟練信息數據的錄入；利用條形碼讀出速度快、準確可靠的特點，用條形碼技術進行管理；實行“誰操作、誰錄入、誰負責”的工作原則；由計算機網絡系統專職管理人員設定各部門用戶終端的使用權限，并實行用戶密碼管理，各部門用戶終端不得越權登錄、修改或查詢，以確保數據錄入和查詢的準確、安全。

3.3檔案保存的安全管理 ①做好紙質檔案管理。把好收集關，抓好整理立卷和及時歸檔工作。原則上由檔案形成部門負責收集、整理、立卷，并由立卷人在每卷檔案后簽字，以便日后的責任追溯。然后按照單位的規定，按時移交檔案室，進行統一管理。②做好電子檔案管理。每名獻血者從進入血站獻血的第一個環節開始，都賦予一個獻血條碼，之后的所有信息都由終端機錄入，時時存入總服務器。為保障電子檔案的安全，計算機網絡管理人員按照《質量手冊》的相關要求，每周將服務器中存放的數據拷貝到其他電腦里，每月對拷貝出的數據進行光盤刻錄備份，以防計算機病毒侵襲及系統故障時造成數據丟失。③做好檔案資料的保密管理。對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進行特別管理，紙類檔案要專職負責，責任到人，計算機文檔要進行加密處理。

3.4對檔案管理人員的管理 ①加強對檔案管理理人員檔案工作安全和保密意識的教育，使之充分了解檔案工作的安全與保密的重要性。②進行文書、檔案管理的培訓，使其掌握檔案工作的基本知識、原則；進行檔案管理操作規程、保密常識、案卷裝訂技巧等的指導，達到檔案工作的基本要求。③加強個人自身修養，不該看的不看，不該做的不做，不該說的不說。

血站業務檔案的管理，是做到血液可追溯性的有力保障，也是在血液官司訴訟中，維護血站利益的有效證據，因此，與獻血者檔案有關的業務檔案管理，是血站檔案管理的重點工作，應不斷加以完善。

136200 吉林省遼源市中心血站