Word2007在長篇文檔編輯中的幾個技巧

楚葉峰，周海濤

(長春大學 計算機科學技術學院，長春 130022)

Office 2007是微軟Office套件最“顛覆性”的升級，當然也是最震撼的一次升級。做為Office套件中的最重要的、使用最廣泛的成員——Word 2007，展現給用戶的是不一樣的使用環境。

Word在辦公領域的應用幾乎可以說是一騎絕塵，但很多人都不太清楚在文字排版領域上的強大功能。實際上，目前在國內出版領域內，特別是科技出版物方面(Word沒有分色能力只適用于黑白書籍排版、制作和照排)，用Word排版乃至出片都是非常常見的。Word 2007雖然在排版上沒有更多功能的增加，但在操作性上做的改進讓使用者有了更高的效率。

長篇文檔在設計上需要考慮的事情有很多，本文簡單介紹了幾個實用的小技巧。

1 分節處理

假定現在處理的是以文字為主的，總占用空間不大，采用整本文稿一個文檔的方法，便于存取。如果是圖片居多，占用空間較大的情況，可以采用按章節分別存檔的方法。

對于整本文稿利用一個文檔來排版的情況，分節是非常重要的而且是必須的。“節”是文檔格式化的最大單位(或指一種排版格式的范圍)，分節符是一個“節”的結束符號。默認方式下，Word將整個文檔視為一“節”，故對文檔的頁面設置是應用于整篇文檔的。分節是通過在文檔中插入分節符來實現的。分節符中存儲了“節”的格式設置信息，一定要注意分節符只控制它前面文字的格式。

具體操作方法:

在要分節的內容前定位光標，然后在“頁面布局”工具標簽欄中的“頁面設置”組中的“分隔符按鈕”，在彈出的下拉列表選項里選擇“分節符”組里的“奇數頁”，如圖1所示。因為國內的出版物大都是以奇數頁做為每一章節的開始，所以在此插入分節符為“奇數頁”類型。

按照這種操作方法，就可以滿足本文假定的文檔的設計。包括文前(排列順序依次是扉頁、版權頁、前言、目錄)和正文(具體到每個章節)，每個部分都可以插入奇數頁分節符，為后續的排版和設計做準備。

2 使用及制作樣式

對于長篇文檔來說，如果再逐一的對文本進行格式化操作，會增加很大的工作量。因為遇到同級標題或者同樣格式的段落，則需反復執行相同的格式化操作。Word提供的樣式功能的用途就在于此。樣式是多種格式的集合，例如字體、顏色、行距、對齊方式等，都可以設置在一個樣式里，對于其他需要設置相同格式的文本時，就可以采用樣式來一次應用所有這些格式，而且最大的好處就是可以反復使用。Word 2007在樣式功能方面有很細致的整理，提供了“樣式庫”的樣式模版集。

圖1 插入奇數頁分節符

具體操作方法:

一是直接使用“樣式庫”。在“開始”工具標簽欄中的“樣式”組中單擊“更改樣式”按鈕，在下拉菜單中繼續單擊“樣式集”，則會看見一些典型的樣式，選中相應樣式即可。需要設置相同格式的文本，選中相同的樣式即可。

二是根據需求自建一個樣式。先選取需要修改的文本，然后單擊“開始”工具標簽欄中的“樣式”組中右下角的按鈕(顯示樣式窗口)如圖2所示。在彈開的窗口中單擊左下角的“新建樣式”按鈕，即可在窗口中設置新樣式。

圖2 “開始”工具標簽欄中的“樣式”組

幾點注意:

(1)“名稱”不要和系統中的樣式重名;

(2)“樣式類型”分為段落和字符兩種類型，根據需要自行設定;

(3)“樣式基準”是指新建的樣式是以文檔中的其他樣式為基礎，如果更改文檔基準樣式的格式元素，則所有基于基準樣式的所有樣式也相應發生更改。如果不想因基準樣式變化而改變可以設置成“無樣式”;

(4)“后續段落樣式”是指本樣式所在段落結束時，下一段落的樣式。一般選擇“正文”。

(5)如果在窗口中顯示的內容不能滿足設定要求時，可以單擊窗口左下角的“格式”按鈕，繼續分類詳細設置。需要強調的是:在“段落”窗口“縮進和間距”標簽卡中的“常規”里“大綱級別”一定要設置好(默認值是“正文文本”)，為后續操作“目錄的提取”提供依據，否則提取不了目錄。如圖3所示。如果想快速使用鍵盤操作樣式，可以設置“快捷鍵”。在以后的排版操作中，遇到樣式修改時，可以將光標定位于該行，按快捷鍵即可。

圖3 大綱級別設定

(6)樣式的存儲位置有兩個選項“僅限此文檔”和“基于該模版的新文檔”。

3 添加頁碼與頁眉頁腳

因為在前面已經做過分節處理了，那么在此可以將文前、正文分別進行獨立編頁碼和頁眉頁腳了。

在設置之前要在“頁面布局”工具標簽欄中選擇“頁面設置”組中的右下角按鈕(顯示頁面設置窗口)，在彈出的窗口中“版式”選項卡里“頁眉和頁腳”組中選擇“奇偶頁不同”(如果奇偶頁沒有不同可以不選取。在頁眉處，一般奇數頁顯示本章標題，偶數頁顯示本文檔標題;在頁腳處，一般奇數頁在右下角顯示頁碼，偶數頁在左下角顯示頁碼)和“首頁不同”(每個章的開始都是不同于其他頁面的，甚至是沒有頁眉和頁腳的)，單擊“確定”按鈕。如圖4所示。

圖4 “頁面布局”工具標簽欄中的“頁面設置”組

具體操作方法:

(1)頁眉。在文前部分一般是不使用頁眉的。進入到頁眉編輯模式，將光標定位于所在節除首頁以外的任意奇數頁。在“設計”工具標簽欄中“導航”組里單擊“鏈接到前一條頁眉”按鈕，處于按下狀態，即斷開鏈接，然后按照相同方法分別為不同的節設置奇數頁頁眉。偶數頁的頁眉設置一次即可。

(2)頁碼。一般的文檔只有頁碼而沒有頁腳(頁碼也是頁腳的一種)，如有需要可參照添加頁眉的方法。在“插入”工具標簽欄的“頁眉和頁腳”組中單擊“頁碼”按鈕，彈出下拉菜單，確定添加頁碼位置，如圖5所示。因為前面在版式上把奇數頁和偶數頁設置成不同的，所有要分別對奇數頁和偶數頁設置頁碼樣式。1文前部分的頁碼要用羅馬數字，可以修改頁碼格式。可以在“設計”工具標簽欄中“頁眉和頁腳”組里單擊“頁碼”按鈕，彈出下拉菜單中選擇“設置頁碼格式”命令，在彈出的對話框中選擇需要的編號格式，如圖6所示。2正文部分頁碼的區別只有位置的不同，所以在正文第一個奇數頁和偶數頁添加一次即可。

圖5 “插入”工具標簽欄的“頁眉和頁腳”組

圖6 特殊頁碼格式設定

4 目錄的提取

前述的樣式設定，在目錄的提取是至關重要的。Word提供了對長篇文檔目錄的智能化提取功能。一定要設置大綱級別才可以提取目錄。

具體操作方法:

將光標定位在文前設計時留下的空頁中(如果忘記留空頁可以先定位于目錄位置然后“插入”——“頁”——“空白頁”即可)如圖7所示。在“引用”工具標簽欄中“目錄”組里單擊“目錄”按鈕，可以在目錄樣式中選擇一種樣式，也可以選擇“插入目錄”，在彈出的對話框中詳細設置，設置完畢單擊“確定”按鈕即可。

這是Word中提供的“域”功能。如果目錄的提取完畢時對內容又做了修改可以在“引用”工具標簽欄中“目錄”組里單擊“更新目錄”按鈕即可。確定目錄不再更新時可以按“Ctrl+6”把目錄的“域”取消，當做普通文本進行處理。

圖7 插入空白頁

5 打印校樣

排版工作結束時需要打印校樣，進行校編工作。如果是單面打印就按正常進行即可，但是有些文稿是要雙面打印的，而打印機又不是自動雙面打印的，需要一點技巧——可以通過先打印奇數頁，再逆序打印偶數頁的方法來實現。

具體操作方法:

(1)單擊“Office”按鈕，選擇“打印”，在子菜單中再次選擇“打印”命令，在彈出的對話框中“打印”下拉列表中選擇“奇數頁”，單擊“確定”按鈕，即可先打印文檔中的奇數頁，如圖所示。

圖8 打印奇數頁

(2)將打印出來的紙張直接翻面放在打印機里，注意:如果全篇文檔是以奇數頁結束，則把最后一頁紙取出，否則會出現錯頁。然后單擊“Office”按鈕選擇右下角的“Word選項”按鈕，彈出的對話框中，左側選擇“高級”，右側“打印”組中勾選“逆序打印頁面”選項，如圖9所示，單擊“確定”按鈕退出。再次打開“打印”對話框，在其中選擇“偶數頁”，正常打印，結束。

圖9 逆序打印頁面

如果文檔使用的紙張很大，輸出校樣時需要較小紙張(或者相反情況)，此時可以在“打印”對話框中“縮放”組“按紙張大小縮放”下拉列表中選取輸出的紙張大小。這樣操作可以保障在不修改紙張大小的情況下等比例縮放，而不破壞其他格式。

6 特殊的排版技巧

(1)如果需要將文檔做成電子版本，且只允許閱讀或打印，不允許修改，可以在Word 2007中“另存為”(在“Office”按鈕里的命令)PDF或XPS(Word 2007獨有的格式)格式。有些版本的Word 2007需要單獨安裝。

(2)在Word 2007默認保存的文件擴展名是.DOCX，如果想在Word97-2003版本里也能查看，那么可以“另存為”(在“Office”按鈕里的命令)“Word97-2003文檔”;或者下載一個插件安裝在Word97-2003里，同樣也可以起到相同的效果。

(3)字數統計。在“審閱”工具標簽欄中單擊“校對”組中的“字數統計”按鈕，即可在彈出的對話框中顯示出各種統計信息。

(4)快速提取Word中的圖片。長篇文檔中可能存在若干個圖片，可以利用“另存為”來統一提取。打開“另存為”對話框，在“保存類型”下拉列表中選擇“網頁(*.htm;*.html)”，然后單擊“保存”按鈕。此時在保存位置內可以看見同名的一個的網頁文件和文件夾，打開這個文件夾就可以看見所有的圖片都被單獨提取出來了。

(5)在不打開文件的情況下進行頁數統計。如果是一個文檔統計頁數很簡單，直接查看狀態欄中的信息即可;但如果是分成多個不同文檔的情況，不打開文檔也可以查看文檔的頁數。首先單擊Windows資源管理器中的“查看”菜單選擇“詳細信息”命令;然后在文件顯示窗口的列表頭任意位置單擊鼠標右鍵，彈出一個快捷菜單，選擇“其他”命令，在彈出的對話框中左側找到并選擇“頁數”一項，單擊“確定”按鈕。即可在資源管理器的文件顯示窗口中看到新增的“頁數”一列，逐一相加，頁數統計結束，如圖10所示。

圖10 在“選擇詳細信息”中選擇“頁數”

長篇文檔在設計上需要考慮的事情有很多，本文沒有涉及所有知識點，但能完全滿足對Word有一定操作基礎的使用者在長篇文檔排版設計上的需要。希望在長篇文檔的處理中，以上幾個使用技巧能達到事半功倍的效果。

［1］ 盧國俊.Office2007情景案例教學［M］.北京:電子工業出版社，2008.

［2］ 劉小偉.Office 2007辦公套件實用教程［M］.北京:電子工業出版社，2007.

［2］ 王夢瑩，王國平，吳啟雄.Office 2007常用辦公組件基礎與實踐教程［M］.北京:電子工業出版社，2007.