如何實施醫院固定資產管理信息系統

鄧榮華

摘要：隨著科學技術及信息技術的發展，為如何加強醫院固定資產的管理提供了新的方法和新的要求。本文主要介紹在本院實施固定資產管理信息系統過程中，遇到的問題和解決辦法。

關鍵字：固定資產 資產管理系統 醫院財務

隨著科學信息技術的發展和醫院信息化的建設，實施資產管理信息系統是現代醫院推進資產動態化管理，實現資產管理業務規范化、網絡化、信息化的重要舉措。我院在今年實施了用友固定資產管理信息系統及用友財務管理系統，為提升醫院固定資產管理水平起到了推動作用。為配合固定資產管理信息系統的實施，我們做了以下相關工作：

一、前期工作

首先通過醫院工作會議成立固定資產管理工作小組，對固定資產實行統一領導、分級負責、責任到人的管理制度。

其次管理部門需要統管醫院全部的固定資產，建立實物賬，并按類目進行歸口管理；使用部門對其占有、使用的固定資產實施日常管理，安排專人負責，確定其崗位職責。財務部門需要核查賬上的固定資產明細賬，分類并歸口到各相關科室。

第三，升級醫院的應用服務器，并初步完成應用程序的安裝及調試工作。信息部門配備系統管理員，負責固定資產后臺數據的管理。

第四，配合新的固定資產管理系統的使用，制定《固定資產移交管理規定》、《固定資產管理崗位職責》等制度。

第五，對科室固定資產管理員、固定資產財務人員、固定資產管理員、信息員進行系統操作培訓。

二、基礎數據采集

基礎數據采集是指對醫院的部門設置、權限、人員等后臺數據的歸類及錄入。

第一，部門數據采集：根據醫院財務系統明細賬的數據、原有的固定資產管理系統數據，并根據醫院科室的設置、管理部門的設置，將固定資產管理的使用、采購、審核、存放等部門關系錄入系統。

第二，權限數據：根據醫院新的人員安排，設置了院領導、固定資產管理員、科室歸口管理人員、財務管理人員、查詢人員等操作權限和管理權限。

完成以上工作后，新增的固定資產全部在新的資產管理系統錄入，操作人員也隨時查詢資產數據，解決了因入賬時間差而產生的賬賬不符的問題，并解決了因舊系統數據需要核對及清查等工作造成的時間差，一定程度上減少了部分重復工作。

三、原始數據的處理

原始數據處理是指將新系統應用前的固定資產數據進行核對、匹配、重分類、導入等工作，并且根據新系統的要求處理字段等工作。

為保證錄入新系統的固定資產原始數據做到帳、物、卡相符，首先進行核對工作。

（一）資產核對工作

先將舊系統中的數據經過分科室、分存放地點等數據處理后，制定成電子表格下發到各科室的資產管理員，開放新增使用人、使用部門、存放地點的單元格，要求根據現在的固定資產情況重新填寫。其次是補充原來舊系統中信息不全的固定資產數據。最后是核查舊系統中存在的如重號、分類不準確等錯誤。上面的工作實際上就是進行了一次全院性的固定資產實物清查。

在資產核對的過程中，我們主要發現的問題及一些處理辦法：

（1）存在實物資產報廢明細賬上未報廢情況。在核對過程中，發現實物資產已被資產管理部門進行了報廢，但是明細賬上還存有實物資產的情況，針對此，我們制定設備部門需要查存檔、補報廢手續、遞交實物資產已報廢的證明等單據，遞交院務工作會議討論并決定此實物資產的后續情況。

（2）資產使用部門的變。設備從購買到使用過程中，由于人員的調動等原因，存在部分資產的使用部門發生了變化，此次清查，必須按現有情況，調整使用部門和存放地點。并填寫固定資產轉移書報醫院固定資產管理部門。

（3）丟失情況。固定資產丟失必須填寫資產丟失登記表，并附說明情況書及請原領用人和現科室負責人簽字確認。

（二）數據導入

根據數據核對后的數據，并確認無誤后，將新的數據導入到新的固定資產管理系統中。

導入后，部門、人員、資產編號不能隨意更改，確要變化要按系統有關流程操作。并且為確保數據的安全及可靠，數據導入功能只進行一次。

以上工作全部完成后，最后需要進行的是核對新固定資產系統中的生成的資產原值、凈值等數據是否與財務部門的資產明細賬完全一致，做到賬賬相符。

四、數據共享

實現固定資產信息的互通互享，通過實行內部網絡將固定資產管理網絡化，將使用部門、財務部門、管理部門連接一起，實現固定資產從購入、轉移、報廢等過程的信息在同一數據庫中予以實現，保證固定資產信息的時效性。

通過建立固定資產信息管理系統，實現了對固定資產管理的現代化，并且提高了數據傳遞的效率，改變了資產使用部門、財務部門、資產管理部門之間信息不通的現狀，使各科室可實時對固定資產進行查詢、監管等，落實了資產管理責任，保證固定資產賬卡物的一致性，提高了醫院固定資產的管理效率。

參考文獻：

[1]固定資產管理軟件系統介紹和使用說明

[2]王慧焱.如何加強醫院固定資產管理存在的探討[J].中國醫學裝備，2008（5）