基于風(fēng)險(xiǎn)管理的高校物資采購管理審計(jì)研究

陳小敏

高校物資采購管理審計(jì)是為保證物資采購信息的可靠透明、資金的安全完整、物資采購資源得到合理有效配置、降低物資采購風(fēng)險(xiǎn)、保證遵守物資采購活動(dòng)相關(guān)法律法規(guī)，高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和人員依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、政策及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按照一定的程序和方法，對(duì)物資采購各部門和環(huán)節(jié)的采購活動(dòng)和內(nèi)部控制等進(jìn)行的獨(dú)立監(jiān)督和評(píng)價(jià)活動(dòng)。高校物資采購的目的是控制采購風(fēng)險(xiǎn)，提高設(shè)備采購質(zhì)量，降低采購費(fèi)用，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)、科研及管理目標(biāo)和價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在明確目標(biāo)的基礎(chǔ)上進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析結(jié)果針對(duì)性地抓住審計(jì)重點(diǎn)提出審計(jì)解決方案。

一、高校物資采購的風(fēng)險(xiǎn)因素的識(shí)別和評(píng)估

（一）高校物資采購內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)

1.采購計(jì)劃（預(yù)算）風(fēng)險(xiǎn)。高校在確定采購年度計(jì)劃之前會(huì)進(jìn)行調(diào)研并組織專家論證，由于有關(guān)部門的調(diào)研、論證不科學(xué)或者不負(fù)責(zé)，導(dǎo)致采購的計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)，即采購目標(biāo)、采購時(shí)間、質(zhì)量計(jì)劃、使用計(jì)劃等與采購實(shí)際目標(biāo)發(fā)生較大的偏離。

2.采購過程風(fēng)險(xiǎn)。主要由于采購內(nèi)控制度不健全，負(fù)責(zé)采購的部門或個(gè)人采取各種方法和手段規(guī)避招投標(biāo)或者虛假招標(biāo)，沒有嚴(yán)格執(zhí)行《政府采購法》；采購人員違反國家法律法規(guī)假公濟(jì)私、收受供應(yīng)商的回扣、謀取私利等行為可能遭受起訴、外部處罰和信譽(yù)損失人員或?qū)е聦W(xué)校蒙受經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)。

3.采購合同風(fēng)險(xiǎn)。包括合同條款風(fēng)險(xiǎn)和合同管理風(fēng)險(xiǎn)。合同條款風(fēng)險(xiǎn)主要是指合同訂立時(shí)權(quán)力和責(zé)任不對(duì)等，合同的付款條款不恰當(dāng)或因缺少索賠、退貨條款而使學(xué)校處于不利地位；合同管理風(fēng)險(xiǎn)是指合同執(zhí)行管理不到位。當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)商違約的情況僅僅通過口頭協(xié)議、君子協(xié)定來處理問題，等到出現(xiàn)大的損失時(shí)難以去追究對(duì)方責(zé)任，或由于高校自身原因也常常造成違約被對(duì)方鉆空子或被追究責(zé)任，或者由于合同執(zhí)行有偏差可能導(dǎo)致學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失或信譽(yù)損失等風(fēng)險(xiǎn)。

4.采購驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。人為因素造成的所采購設(shè)備在驗(yàn)收時(shí)沒有依據(jù)合同條款規(guī)定的規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行審核和驗(yàn)收造成設(shè)備質(zhì)量不過關(guān)，或者設(shè)備型號(hào)不對(duì)路以低型號(hào)冒充高型號(hào)充在價(jià)格上打擦邊球造成賬實(shí)不符或資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）高校物資采購?fù)庖蛐惋L(fēng)險(xiǎn)

1.合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)。比較典型的就是簽訂空頭合同，供應(yīng)商本身只是個(gè)“皮包”公司，將合同轉(zhuǎn)手倒賣從中牟利，而學(xué)校所需要的設(shè)備卻無法得到保證，特別是一些定制設(shè)備。還有的情況是供應(yīng)商故意設(shè)置合同陷阱，無故終止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等做法。

2.采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商通過串標(biāo)、找人陪標(biāo)等不法手段操縱投標(biāo)環(huán)境，故意抬高價(jià)格，使高校在采購時(shí)蒙受價(jià)格損失；由于國際、國內(nèi)市場商品價(jià)格、匯率等波動(dòng)的影響導(dǎo)致學(xué)校蒙受價(jià)格下跌的損失。

3.采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商提供的設(shè)備質(zhì)量不符合要求，從而對(duì)學(xué)校教學(xué)任務(wù)的正常開展造成不良影響，或者對(duì)達(dá)不到科研人員的科研的需要造成設(shè)備嚴(yán)重浪費(fèi)，使學(xué)校在經(jīng)濟(jì)、聲譽(yù)等方面造成損害。

4.技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)。由于新技術(shù)不斷推陳出新，有時(shí)候剛剛采購的設(shè)備已經(jīng)無法使用或無法得到高效使用，面臨著被淘汰的風(fēng)險(xiǎn)。

二、高校物資采購管理審計(jì)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及審計(jì)重點(diǎn)

在上述風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的基礎(chǔ)上開展物資采購管理審計(jì)時(shí)應(yīng)該以物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理防范為中心，對(duì)物資采購全過程開展全方位審計(jì)。根據(jù)高校物資采購審計(jì)的實(shí)際，可以將項(xiàng)目管理式審計(jì)和過程參與式審計(jì)兩種審計(jì)模式加以結(jié)合運(yùn)用。審計(jì)中應(yīng)緊緊把握住高校物資采購內(nèi)部控制活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，防止在關(guān)鍵控制點(diǎn)上出現(xiàn)舞弊行為。高校物資采購內(nèi)部控制活動(dòng)主要包括職責(zé)分離控制、計(jì)劃控制、設(shè)備采購招標(biāo)控制、設(shè)備驗(yàn)收控制、合同控制、付款控制、憑證和記錄控制等，下面就以內(nèi)部控制活動(dòng)出發(fā)進(jìn)一步明確審計(jì)的范圍和重點(diǎn)。

（一）物資采購的職權(quán)分離檢查

高校物資采購的主要業(yè)務(wù)有：根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)科研計(jì)劃確定所需要的設(shè)備，尋求能夠滿足這些需求的供應(yīng)商和最低價(jià)格，確定供應(yīng)商并簽訂購貨合同，對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試驗(yàn)收，確定是否接受設(shè)備，進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄，核準(zhǔn)付款等。這些業(yè)務(wù)中，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)對(duì)需要職務(wù)分離業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查：學(xué)校是采購業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)部門的崗位職責(zé)、權(quán)限是否明確，確保不相容職務(wù)相互分離、相互制約、相互監(jiān)督。各學(xué)院、部門對(duì)設(shè)備需求的立項(xiàng)申請(qǐng)必須由學(xué)校資產(chǎn)管理部門組織論證審批，然后才能提交采購部門實(shí)行采購；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)執(zhí)行采購尋求供應(yīng)商和價(jià)格談判。采購執(zhí)行人不能同時(shí)承擔(dān)設(shè)備驗(yàn)收工作；設(shè)備的采購人和使用人應(yīng)與賬簿記錄人分離。付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行付款的申請(qǐng)人與審核付款的人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)分離，并且記錄應(yīng)付賬款的人不能同時(shí)擔(dān)任付款業(yè)務(wù)。

（二）物資采購計(jì)劃控制檢查

1.審查采購計(jì)劃編制的真實(shí)性、合理性、有效性。檢查物資采購計(jì)劃的編制是否符合實(shí)際，是否從學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、年度工作安排出發(fā)堅(jiān)持輕重緩急、合理安排、確保重點(diǎn)的原則；檢查采購計(jì)劃審批程序的合規(guī)性，有關(guān)部門是否依照經(jīng)審批的采購計(jì)劃組織采購，采購計(jì)劃有無變更，若有變更是否嚴(yán)格按規(guī)定的程序進(jìn)行，對(duì)于臨時(shí)性或特別緊急設(shè)備采購等特殊情況是否經(jīng)由主管上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意并經(jīng)資金預(yù)算負(fù)責(zé)人簽字同意后采購部門才能辦理采購；檢查采購計(jì)劃內(nèi)容是否完整，是否與經(jīng)費(fèi)預(yù)算相互銜接；檢查所有設(shè)備采購，是否由負(fù)責(zé)資金預(yù)算的部門進(jìn)行審批。

2.審查物資采購計(jì)劃執(zhí)行情況。采購部門是否按時(shí)、保質(zhì)、保量完成采購計(jì)劃任務(wù)，采購活動(dòng)是否滿足了學(xué)校教學(xué)、科研和管理的需要。

（三）設(shè)備采購過程的控制檢查

1.審查采購方式以及供應(yīng)商選擇的合理性。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)根據(jù)國家、地方法律法規(guī)的要求確定學(xué)校是否選擇了適當(dāng)?shù)牟少彿绞剑少彿绞降拇_定是否體現(xiàn)了效益性原則。是否出現(xiàn)把批量采購的規(guī)定金額以上的設(shè)備進(jìn)行拆分達(dá)到規(guī)避招標(biāo)的情況；是否存在把應(yīng)該公開招標(biāo)的項(xiàng)目變成邀請(qǐng)招標(biāo)甚至單一來源采購；單一來源采購的審批程序是否齊全。要關(guān)注定點(diǎn)供應(yīng)商的選擇程序是否規(guī)范，是否對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行了嚴(yán)格篩選、排序和審批，是否定期復(fù)核供應(yīng)商名單等，檢查邀請(qǐng)招標(biāo)的供應(yīng)商數(shù)量是否符合規(guī)定。

2.招標(biāo)過程是否公開、公平、公正。審查招標(biāo)文件是否符合規(guī)范。招標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性條款是否具有傾向性或者有明顯的排斥潛在投標(biāo)人的不公平條款；招標(biāo)公告是否在指定媒體發(fā)布，發(fā)布時(shí)間是否符合規(guī)定的要求。確定采購報(bào)價(jià)的合理性，審查采購的詢價(jià)、談判、決議過程是否符合規(guī)定，有無出現(xiàn)徇私舞弊的情況。審查專家的組成的數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求，是否從專家?guī)熘须S即抽取，是否執(zhí)行回避原則。評(píng)標(biāo)專家組一般由用戶代表、經(jīng)濟(jì)技術(shù)專家組成，用戶代表不能擔(dān)任專家組的組長。專家評(píng)分是否采用量化打分法，評(píng)標(biāo)記錄是否完整，是否采用“最低評(píng)標(biāo)價(jià)”等比較科學(xué)合理法；評(píng)標(biāo)結(jié)果是否在網(wǎng)上公示。

（四）設(shè)備采購合同的控制檢查

1.審查采購合同的合法合規(guī)性。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)審查供應(yīng)商是否具有簽約資格的主體；是否存在超出定點(diǎn)協(xié)議采購名單的供應(yīng)商；合同的簽訂程序是否合規(guī)與合同相關(guān)的供應(yīng)商投標(biāo)文件、投標(biāo)承諾書等是否完整；可以聘請(qǐng)法律專家檢查合同內(nèi)容是否完備、合法，是否符合《合同法》的要求；簽訂合同前是否經(jīng)過有關(guān)部門審查，違約條款、退貨條款、質(zhì)保條款等必要條款是否遺漏，合同標(biāo)的、雙方權(quán)利義務(wù)、履約方式等是否明確等。

2.審查合同執(zhí)行情況。審查合同內(nèi)容是否得到全面、嚴(yán)格的履行，是否發(fā)生合同違約的情況，如屬于供應(yīng)商違約，是否及時(shí)按照合同進(jìn)行索賠，如屬本單位違約，是否及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任；如果合同執(zhí)行中雙方產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛的，應(yīng)了解具體情況和未來的解決方案；發(fā)生合同變更、解除、終止等事項(xiàng)時(shí)是否簽署了書面變更協(xié)議并履行有關(guān)手續(xù)。

3.審查付款執(zhí)行和負(fù)債確認(rèn)情況。內(nèi)審人員應(yīng)檢查付款是否符合資金結(jié)算制度的要求，是否按照合同確定的付款方式支付給指定收款人，付款手續(xù)是否完備。檢查負(fù)債的確認(rèn)是否建立在真實(shí)的交易之上，是否在認(rèn)真核對(duì)相關(guān)單據(jù)的基礎(chǔ)上由財(cái)務(wù)部門審核確認(rèn)負(fù)債；是否由采購人之外的專人定期與供應(yīng)商對(duì)賬，確保付款業(yè)務(wù)和負(fù)債記錄的真實(shí)性和合理性。

4.審查采購合同管理的規(guī)范性。作為物資采購活動(dòng)的重要法律文書，內(nèi)審人員要特別關(guān)注合同的歸檔和保管是否規(guī)范，是否包括合同正本、補(bǔ)充協(xié)議、技術(shù)協(xié)議及其他合同附件。

（五）驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)的控制檢查

內(nèi)部審計(jì)應(yīng)關(guān)注學(xué)校是否設(shè)置了獨(dú)立于使用人、采購人和會(huì)計(jì)人員之外的部門或人員來承擔(dān)驗(yàn)收工作，是否建立了完善的驗(yàn)收制度防止采購人、驗(yàn)收人和使用人的串通舞弊；驗(yàn)收時(shí)主要責(zé)任是檢查所購設(shè)備的數(shù)量、質(zhì)量是否符合合同規(guī)定的要求。專業(yè)設(shè)備需要請(qǐng)專家經(jīng)過儀器實(shí)驗(yàn)進(jìn)行檢驗(yàn)，設(shè)備驗(yàn)收必須填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單，并將驗(yàn)收結(jié)果提交給采購、會(huì)計(jì)等有關(guān)部門。當(dāng)出現(xiàn)設(shè)備不符合質(zhì)量要求時(shí)是否根據(jù)不同情況及時(shí)要求索賠或退貨，是否建立了退貨制度，索賠是否及時(shí)、足額入賬。