芻議地震系統檔案信息網站建設*

朱少華 秦梅梅 鐘普浴 崔 娜

(山東省地震局，濟南 250014)

引言

隨著檔案信息化水平不斷發展進步，全國地震系統檔案工作的信息化程度越來越高，室藏檔案條目的計算機檢索，文件內容的全面數字化，使建立檔案信息網成為可能。通過檔案信息網的建立，為防震減災事業提供快捷、方便、優質的服務，已成為地震系統檔案工作的發展方向。2012年山東省地震局綜合檔案室對這一課題進行了專項研究，通過為期近一年的項目實施和在局域網內試運行，它已成為山東省地震局政務工作和科研管理獲取信息的重要手段和全新模式。在此，筆者就檔案信息網站建設的作用意義和具體做法，談幾點自己的看法。

1 建立檔案信息網站的目的及意義

1.1 建立檔案信息網站的目的

多年檔案工作實踐告訴我們，準確、方便、快捷是檔案信息工作為防震減災事業提供優質服務的基本要素，檔案工作在防震減災事業發展中要有所作為，就必須充分利用現代化網絡技術，不斷創新，提高服務技能，為全局性工作提供全方位的檔案信息幫助。

建立檔案信息網站的目的就是利用現代化先進的網絡技術，實現檔案信息的資源共享，加快檔案部門同機關各部門、各直屬單位的溝通，提高全局干部職工的檔案意識，擴大檔案宣傳力度和范圍。通過網站建立起檔案部門、檔案工作者與每一位職工之間相互交流的橋梁。把檔案信息網作為宣傳檔案工作，為防震減災事業提供準確、快捷、方便的優質服務平臺和陣地。

1.2 建立檔案信息網站的意義

(1) 提高全國地震系統信息資源共享程度。目前，全國地震系統的地震信息資源都會以檔案的形式存到各省局、各直屬事業單位的綜合檔案室。因此，通過建設檔案信息網站，將系統內各類檔案信息串并起來，使全系統地震科技工作者和社會其他組織通過正規渠道獲取地震檔案信息，對于促進地震檔案信息資源被更好地利用，促進新的科研成果、新的預測手段更快推廣，全面推動地震科研事業發展，有著不可估量的重要作用和意義。

(2) 豐富網上各類檔案信息資源，宣傳地震文化。在信息時代，信息網絡已經成為繼報刊、電視、電臺之后的“第四傳媒”，并有傳播速度快，傳播地域廣，省時、省力、省錢等巨大優勢，已經成為人們獲取信息的重要載體。全國的地震科技信息網已非常發達，但是缺少檔案信息的互聯交流，而檔案文化又是傳承、借鑒文化的載體，記錄著防震減災事業從無到有不斷發展的史實。建立檔案信息網站可以發揮檔案部門的信息優勢，讓公眾通過檔案信息，充分了解防震減災工作豐富的內涵，用豐富的地震檔案信息去參與解決防震減災事業中出現的矛盾和問題，宣傳先進的地震文化。

(3) 轉變職能，改善傳統的服務模式，打破空間局限，為用戶提供嶄新的網絡服務內容，變被動服務為主動服務，將檔案信息網站建設成為便民服務的“窗口”。

(4) 增加政務公開的透明度，提高全員參與程度，進一步加強群眾監督作用，促進勤政廉政建設。通過檔案信息網站公布現行文件，可以增強全局信息的透明度，使群眾對政務工作的監督更加容易、更加全面。

(5) 樹立檔案部門形象，密切與各部門的聯系，提高檔案部門自身的凝聚力。在信息化已成為人們的生活和工作方式的情況下，廣大地震科技工作者和機關干部呼喚全新的信息服務模式。檔案工作所具有的信息管理和信息服務屬性，決定了檔案部門完全能夠為職工提供網絡化、全方位、多層次的信息服務，獲取更高的知名度和社會效益。這對檔案部門無疑也是一個擴大宣傳、增加民眾檔案意識的好途徑。檔案信息網站的建設，對于檔案工作緊跟時代步伐，加強基本建設、培養專業人員、提高檔案人員現代化技術水平，有著積極的引導作用。

(6) 為檔案事業的工作者和使用者提供了一種方便快捷的交流方式。檔案人員之間，檔案工作人員與檔案使用者之間可進行在線交流，交換工作中的心得，取長補短，互幫互學，讓原本枯燥乏味的檔案工作變得快樂和輕松[1]。

2 檔案信息網站建設過程和欄目設置

2.1 山東省地震局檔案信息網站建設

2011年山東省地震局檔案部門已把建立檔案信息網站作為一項重要任務提到議事日程，撰寫項目計劃書和實施方案，收集相關資料。2012年在局領導和有關部門的支持下申請了合同制科研課題，又下撥了專項經費，課題組便開始網頁制作工作準備。首先，收集了大量的文字材料和照片素材，與網頁制作專業技術人員共同研究，對網頁中的每一個板塊進行反復討論，集思廣益，將計算機網絡技術、多媒體技術同檔案信息完美地結合起來，使檔案信息主體得到有效的展示。其次，在制作中對照片、圖片進行了必要的處理，便于提高瀏覽速度。局檔案部門對1969—1999年文書檔案的計算機檢索條目和部分科技檔案計算機檢索條目進行了重新核對，以保證檔案信息的真實、準確。2012年12月第一版“山東省地震局檔案信息網”制作完成，并推上山東省地震局電子政務網。

2.2 欄目設置

檔案信息網站欄目的設置既要符合本單位閱覽者的需求和現存室藏檔案的具體情況，又應以室藏檔案信息為主體，同時包括檔案機構職能信息、檔案利用服務信息、檔案工作信息和相關資源信息。

作為檔案信息網站，要保持檔案信息特有的真實性的特點，堅決杜絕虛假信息。精心選取有價值的真實適用的信息，以質取勝，使信息資源得到最大限度的有效利用，且向受眾展示檔案工作的細致、嚴謹、認真的作風。

(1) 整體風格。作為專門的檔案信息網站，在形式上，力求與檔案的內涵相和諧，網頁應選用古樸、大方、穩重的色調，來襯托檔案的凝重感和真實感。山東省地震局檔案信息網的基本色調是褚色，它給人一種經過歷史沉淀后的厚重與質樸之感，很符合檔案網站的定位。在首頁板塊的設計上，采用了對稱的幾個窗口，在每一部分都略加裝飾圖案，有的板塊很巧妙地加入了一些滾動條的設計，并且通過改變字體大小和顏色，使得整個頁面有一種動態的感覺。改變了傳統檔案室給人的壓抑之感，體現出數字檔案室的新風貌[2]。

(2) 在進入檔案信息網主網頁前，有一個滾動播出屏----卷首語，向閱檔者介紹綜合檔案室的基本情況和室藏檔案的基本情況，右下角處注有“點擊進入主網頁”的提示。

(3) 進入主網頁，導航欄共設有8個部分：編研成果、業務導航、檔案信息、珍檔薈萃、職能介紹、查檔指南、網上展廳、檔案博覽等。點擊每一小欄目都有下拉式菜單，有多項內容可供選擇。在導航欄的下面有幾個大的欄框：機關榮譽室、檔案信息、數字全宗、檔查指南、編研成果、規章制度、網上展廳(照片、圖片滾動播出)、檔案榮譽室(刷新式交替)、職能介紹、珍檔薈萃、檔案博覽、檔案業務教學等。

(4) 編研成果。包括：①領導講話匯編：按年度提供山東省地震局局長歷年重要講話；②組織機構沿革：山東省地震局發展歷史及每個不同時期的領導班子成員和機構設置的變化；③大事記：按年代列出山東省地震局大事記。

(5) 業務導航。包括：①政策法規：介紹國家檔案法規，省檔案法規，山東省地震局檔案管理制度等；②管理規范：介紹檔案管理有關規范，各處室案卷整理規范等；③工作制度：介紹有關檔案工作制度，相關名詞解釋等。

(6) 遠程業務教學。有中國檔案局專家講座；山東省地震局舉辦檔案培訓時的各類授課短片。

(7) 檔案動態。通過簡明新聞的方式介紹了檔案工作開展的近況，起到了宣傳檔案工作進展情況、突出檔案工作重要性的作用，體現出檔案管理對于防震減災事業發展的重要價值，喚起人們自覺利用和保護檔案資源的意識。

(8) 職能介紹。檔案工作職能說明、發展歷史、現有設施、現藏檔案數量、種類、獲得榮譽等。

(9) 查檔指南。包括查檔須知、全宗介紹、借閱表下載等內容。

(10) 檔案查詢。包括文書檔案、科技檔案、重點項目檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、照片檔案、現行文件。此功能需進行身份驗證，僅在山東省地震局局域網內的用戶可以進行查詢。顯示現有檔案的一級目錄。提供多種查詢條件供用戶選擇，用戶可按卷號、題名、處室、日期、責任者、文號等查詢，并可以組合以上多項關鍵字綜合查詢，可以模糊查詢等。如果記錄存在，以表格形式列出現有記錄相關信息。查詢共設3級權限：初級、中級和高級。對閱檔的范圍加以區別。

(11) 機關榮譽室。在主頁顯著位置動態展示山東省地震局各部門獲得榮譽情況，圖片下方配有簡單說明。

(12) 網站維護。管理員通過身份驗證登錄維護界面，對網站內容進行增加、刪除、更改等；對指定信息設定瀏覽權限；對現有檔案數據庫的內容進行增加、刪除；查看、回復、刪除用戶留言等。

3 檔案信息網站的效果與存在的不足

(1) 推出重點的服務項目，方便了廣大閱檔者查閱檔案，收到良好的效果。

檔案查閱服務在檔案信息網中所占的比例是最重的，這也是檔案信息數字化成果的展示平臺。用戶在“數字全宗”一欄中，可以登錄用戶名進行信息查閱。室存全部檔案實現了文件級計算機檢索，并向全局職工提供查詢目錄信息3萬余條，所有目錄均可在局域網絡上檢索和利用。

(2) 通過一個階段的試運行，發現存在以下幾點不足：①內容不夠翔實。由于趕在2012年年底前推出，有些欄目只是搭起了架子，內容還不夠充實，需不斷地開發檔案信息資源，不斷增加新的內容。②有些欄目的設置不盡合理。需要在不斷的實踐中進行調整和改進。③在真實性的前提下，增加趣味性。上網是為了使檔案的價值得到充分的實現，也是提高檔案利用率的新途徑，只有吸引更多的人訪問瀏覽，才能充分發揮檔案信息網站的宣傳教育和服務功能[3]。

參考文獻

[1] 鄧朝暉. 關于檔案信息網站建設的思考. 湖南第一師范學報，2003(3)：105-106

[2] 梁永萍，丁自亮，尚志強. 走進互聯網----新鄉檔案信息網建設側記. 檔案管理，2001(4)：42-43

[3] 宋艷萍. 青島檔案信息網站建設的成功經驗. 山東檔案，2006(4)：12-14

(作者電子信箱，朱少華：sddz67@163.com)