水利工程檔案管理工作芻議

楊昕馨

(新疆水利水電學校，新疆烏魯木齊 830013)

1 工程概況

某干渠防滲改造工程位于新疆巴音郭楞蒙古自治州和靜、和碩兩縣境內，屬于塔里木河流域近期綜合治理工程。主體工程基本沿用原有渠線，建筑物位置基本不做改變。渠道全長43.7km，控制灌溉面積 1.68×104hm2。各段渠道設計流量分別為：0+000～12+300，設計流量15m3/s，加大流量18m3/s；12+300～22+500，設計流量 12.5m3/s，加大流量15m3/s；38+400～43+700，設計流量6m3/s，加大流量7.5m3/s。渠系配套建筑物49座，其中：新建及改建水閘6座，改造維修30座；新建及改建交通橋6座；過洪渡槽2座；排渠涵洞5座。工程總投資 7326.97萬元，年引水量 3.9554×108m3。該工程等級為3等，主要建筑物為4級。干渠底寬4～15m，渠深平均2.8m，梯形斷面，渠堤頂寬4m，渠道縱坡為 1/10000～1/12000，內邊坡 1:1.75或1:2，外邊坡1:1.5。干渠襯砌形式采用現澆混凝土板、預制混凝土板或塑膜防滲襯砌形式。

該工程的建成可將渠道有效利用系數由現狀的 80.8%提高到 95%，可減少渠道引自開都河的水量，每年增加入湖淡水水量2600×104m3，為博斯騰湖向塔河下游輸水創造了條件。

2 工程檔案資料的收集、分類、整理

工程自2003年7月開工建設以來，項目法人建立健全了《檔案管理崗位責任制》、《檔案管理保密制度》、《檔案管理借閱制度》、《檔案管理值班制度》等管理制度。按照規范化管理的要求，對工程檔案進行收集、積累、整理、分類、歸檔、立卷、編目及裝訂，嚴格執行《水利基本建設項目(工程)檔案資料管理規定》和《新疆水利系統檔案分類大綱》，認真收集、分類和整理工程建設過程中的檔案資料，確保工程檔案的完整。

該建設項目檔案工作始終堅持“四同步”管理，在簽定工程合同的同時，就對施工單位、監理單位提出文件材料歸檔的要求：各參建單位配備檔案資料員，制定相應的管理制度。

在進行各項工程進度、質量檢查中，建設單位主要領導要求參建單位在保證工程進度及質量的同時，做好工程檔案的收集、積累、整理工作。同時，建設單位要求駐工地代表經常對參建單位工程檔案的收集、整理工作進行檢查，確保工程檔案資料能夠按照《水利基本建設項目(工程)檔案資料管理規定》的要求進行管理。

在工程進行各階段驗收工作時，發現問題及時向各有關單位提出要求，督促其及時改進。建設單位還多次邀請自治區水利廳檔案中心、巴州檔案館有關專家對該工程的檔案管理工作進行指導，對存在的問題及時改進，保證了工程檔案完整、準確、系統。

通過自查，工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作比較規范，檔案資料能夠按照《水利基本項目(工程)檔案資料管理規定》的要求進行收集、整理。其中包括：前期立項、可行性研究報告、初步設計、技施設計、招投標、施工、監理、各階段驗收及運行管理等過程中形成的應歸檔保存的文字、圖紙、膠片材料等。工程應歸檔的資料比較齊全、系統。

根據有關規范，結合工程建設實際情況，對工程進行了分類，編制了該工程檔案分類大綱，共分為：（1）綜合類(含解放二渠北干渠監理資料)。（2）解放二渠北干渠一標。（3）解放二渠北干渠二標。（4）解放二渠北干渠三標。（5）解放二渠北干渠四標。（6）解放二渠北干渠五標六個類別。

歸檔文件范圍主要包括工程前期文件、設計基礎資料、設計文件、工程管理文件、招技標文件、工程結算文件、工程監理文件、施工文件、通水前檢查文件、單位工程驗收文件、竣工驗收文件、工程試運行管理文件、膠片文件、其他文件等，對歸檔范圍內所有文件資料進行了整理、編號、組成案卷。工程總計整理歸檔案卷數173卷。

3 資料移交情況

該工程按照渠線及施工單位的不同共分為5個單位工程，即O+000-8+000段；8+000-16+000段；16+000-25+000段；25+000-35+000段；35+000-43+700段五個單位工程。

工程建設初期，建設單位按照有關規定向各參建單位下發了一系列關于工程檔案資料管理的文件通知。要求設計、施工、監理等各單位對其在工程建設過程中形成的檔案資料，按照有關規范要求進行收集、整理、立卷，工程完工后全部向建設單位移交，并對檔案資料移交的內容、份數、質量及時間提出了明確的要求，由巴州水管處統一分類匯總、歸檔。在各有關單位的資料基本移交完畢后，專門邀請水利廳信息管理中心的專家對歸檔的工程檔案進行了檢查指導，針對存在的問題提出了改進意見。

工程各參建單位已完成各類檔案資料的整理工作，經初步檢查，各單位移交的資料份數質量基本符合檔案規范要求。

4 檔案管理情況

該工程開工建設以來，工程負責人對工程檔案工作非常重視。按照檔案管理硬件設施配備的基本要求，成立了檔案室。檔案室專門置了檔案庫房辦公室；購置了檔案柜、計算機、打印機等設備。設專、兼職檔案員各一名，負責工程檔案的收集、管理工作。同時，要求負責施工現場的相關工程人員將業務范圍內的各類文件及時進行收集、整理，定期向檔案室移交。在檔案管理的過程中，建設單位制定并嚴格執行檔案保管、使用、借閱等規章制度，保證工程檔案管理工作科學化、規范化。為提高檔案管理人員的業務素質，定期安排工程檔案管理人員參加上級部門組織的檔案業務培訓。在工程檔案的收集、積累、整理、裝訂及歸檔過程中，力爭做到規范化管理，確保工程檔案的系統性及完整性。

5 竣工圖制作管理情況

該工程完工后由各施工單位制作完成竣工圖 5冊143張，竣工圖面整沽，簽字手續完備，可以反映工程建設的實際情況。

6 檔案資料存在的問題

(1)工程工期較短，建設進度快，但個別資料的收集、整理有滯后事現象，與工程檔案的資料的收集、整理、立卷、入檔的同步性要求有一定的差距。

(2)受條件限制，該工程的多媒體資料比較少，整理不夠完整、系統，對工程檔案的完整性有一定的影響。

7 結 語

水利工程技術檔案是水利工程建設的重要組成部分，是在工程建設活動中直接形成的有保存價值的文字圖紙、聲像等各種載體的文件材料，真實記錄了工程規劃、可研、立項、設計、施工、竣工等建設全過程，是全面鑒定工程質量、進行工程驗收、對水利建設項目進行管理和維護的重要依據。

該工程在檔案管理過程中詳細、全面地記載了施工過程，并及時收集歸檔，對建設項目進行管理和維護提供了重要依據。