公安警察院校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策

鄧大平

（四川警察學(xué)院 四川瀘州 646000）

公安警察院校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策

鄧大平

（四川警察學(xué)院 四川瀘州 646000）

大學(xué)生檔案是每個學(xué)生在校期間的真實記錄，它從德、智、體、美、勞等方面客觀反映了學(xué)生在校的表現(xiàn)與發(fā)展情況。學(xué)生檔案是個人檔案的基礎(chǔ)，是關(guān)系學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)及用人單位篩選人才的重要資訊。然而，目前許多公安警察學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作仍存在不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，使得檔案不能恰如其分地描繪出學(xué)生真實情況，給學(xué)生的個人發(fā)展造成一定的不良影響。要提高公安警察院校的檔案管理水平和效率，應(yīng)該加強學(xué)生檔案意識，對檔案進行歸口統(tǒng)一管理，加速學(xué)生檔案工作現(xiàn)代化的步伐，按學(xué)習(xí)階段整理檔案和材料，加強網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)和檔案信息保密工作，從而完善公安警察院校學(xué)生檔案的建設(shè)和發(fā)展。

公安警察院校；學(xué)生檔案管理；問題；對策

目前，檔案工作在多數(shù)高校的地位不高，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。這種狀況在公安警察院校中表現(xiàn)較為突出。在學(xué)校機構(gòu)改革中，由于對檔案機構(gòu)設(shè)置定位不準(zhǔn)確，不少檔案室的地位被削弱，致使檔案硬件建設(shè)、管理軟件和制度建設(shè)達不到檔案管理工作應(yīng)有的水平，只看到其服務(wù)功能，而忽視其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職能，具體問題主要表現(xiàn)在學(xué)生檔案意識淡薄、管理隊伍薄弱、管理手段落后、檔案材料整理散亂、檔案監(jiān)管不嚴(yán)等方面。尤其是近年來普通高校的擴招，公安警察院校招錄的學(xué)生也逐漸增多，這給公安高校的檔案管理工作帶來了更大壓力和挑戰(zhàn)。

大學(xué)是人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的重要基地，是文明傳承和創(chuàng)新之所。而每所高校的檔案資源建設(shè)則是檔案工作“對校史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的根本保證。如果說“歷史是一面鏡子”，則高校檔案便是這面鏡子的承托之地，它既是凝聚校友的紐帶，又是吸引、感染并啟迪青年學(xué)生愛國榮校的課堂，還是展示學(xué)校軟實力的重要窗口，對外交流合作的大平臺。因此，根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，通過對教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的深入研究，進而探討公安警察院校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問題，對于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進公安警察院校學(xué)生就業(yè)，甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實意義。

一、公安警察院校學(xué)生檔案管理存在的問題

學(xué)生檔案是校園文化不可或缺的一部分，它記錄了每一位學(xué)生在校期間的奮斗里程，具有延續(xù)校史淵源、資政育人的重要作用。做好學(xué)生的檔案管理工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)，在公安教育的建設(shè)發(fā)展中有著不可忽視的地位。目前，公安警察院校的學(xué)生檔案管理雖日趨規(guī)范，但仍然存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

（一）學(xué)生檔案意識淡薄。

學(xué)生檔案能綜合反映在校學(xué)生德、智、體、美、勞等多方面情況。但目前許多學(xué)生檔案意識薄弱，檔案知識缺乏，加之學(xué)院未開設(shè)專業(yè)檔案管理課程，學(xué)生又不了解相關(guān)的檔案管理法律、法規(guī)。還有相當(dāng)多的學(xué)生對自己的檔案不珍惜，不重視檔案的填寫、保存和利用，甚至在填寫歸檔材料時不認(rèn)真、不仔細(xì)，有的字跡潦草，有的項目填寫不全等。由于存在這些不符合要求的現(xiàn)象，現(xiàn)存檔案不能全面反映學(xué)生的綜合素質(zhì)情況，致使檔案材料質(zhì)量不高，影響了學(xué)生檔案的真實性和完整性。

（二）學(xué)生檔案管理不集中，管理隊伍薄弱。

檔案管理是一項工作量大、時間集中、涉及部門多的繁瑣工作，必須安排專業(yè)的檔案管理人員才能勝任，同時隨著《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布與實施，要求高校學(xué)生檔案應(yīng)嚴(yán)格歸口檔案部門集中統(tǒng)一管理，但由于許多公安警察院校存在對檔案管理“低關(guān)注、投資少”的問題，導(dǎo)致其學(xué)生檔案管理較分散，未建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案館和配備專職檔案管理人員，學(xué)生檔案可由招生就業(yè)處、學(xué)生處、教務(wù)處、學(xué)員大隊、輔導(dǎo)員、政治部或是各院（系）保管，常常出現(xiàn)檔號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、部分案卷缺少卷內(nèi)目錄或是組卷混亂現(xiàn)象。同時，由于單位不嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法規(guī)，檔案法制意識淡薄，在制定分配方案時厚此薄彼，將檔案系列專業(yè)技術(shù)職稱人員的崗位津貼、績效津貼與同等級的教學(xué)科研系列專業(yè)技術(shù)職稱人員降低一個檔次，未依法“同工同酬”，這樣不僅使管理人員在工作中難以充分發(fā)揮其技術(shù)特長，而且有可能造成管理人員消極怠工，嚴(yán)重挫傷了檔案管理人員的工作積極性。加之原本公安院校檔案管理隊伍的力量就比較薄弱，人員不足且專業(yè)知識水平普遍不高，影響了其工作積極性與主動性的充分發(fā)揮，造成學(xué)生檔案偶爾出現(xiàn)信息缺漏等現(xiàn)象，給學(xué)生的畢業(yè)和就業(yè)帶來一定的麻煩。

（三）檔案管理手段落后，增大了管理難度和成本。

隨著信息化時代的到來，電子文件已成為新產(chǎn)生文件的主體，是檔案資源的重要組成部分。同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件操作方便、信息量大、存儲空間小，信息傳輸、處理、利用高效、便捷，不受時間和距離的影響。而如今，公安警察院校的學(xué)生檔案雖多數(shù)已采用電子文檔保存，但仍有一部分采用手工抄寫和紙質(zhì)保存，這不僅增大了工作量，工作效率也低，同時，由于收集檔案后未及時進行科學(xué)、細(xì)致的整理，很可能造成學(xué)生檔案信息的破壞或缺失，不利于學(xué)生檔案的開發(fā)和利用。此外，隨著高校擴招，學(xué)生檔案的數(shù)量逐年增加，學(xué)院應(yīng)當(dāng)投入一定的人力、物力、財力來支持檔案管理工作，但由于缺乏相應(yīng)的經(jīng)費保障，檔案管理經(jīng)費未納入預(yù)算計劃，這也給檔案管理人員帶來了一定的壓力。隨著素質(zhì)教育的開展，檔案內(nèi)容也不斷豐富與充實，特別是近幾年實行網(wǎng)絡(luò)招生錄取工作后，又產(chǎn)生了大量的電子檔案，因此，加速學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的步伐就顯得十分迫切和必要。

（四）監(jiān)管機制不夠嚴(yán)格，查詢手段相對落后。

公安警察院校的學(xué)生檔案管理制度普遍較為松弛，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。其中，管理紀(jì)律不嚴(yán)，管理人員保密意識較差尤為突出。如：學(xué)生在畢業(yè)時要填寫畢業(yè)生登記表，其中有成績、有鑒定、有組織評語等歸學(xué)生自己填寫。老師對學(xué)生鑒定評語也千篇一律，收回后也不檢查和審核就立即歸檔，一切從簡。這使得學(xué)生有隙可鉆，從而也反映了學(xué)校管理上的弱點。而且學(xué)生檔案材料傳遞情況復(fù)雜，很容易造成對學(xué)生檔案暗箱操作、隨意刪改等失真現(xiàn)象，導(dǎo)致了一份檔案根本不能客觀地反映學(xué)生的真實情況。另外，由于公安警察院校仍存在一部分檔案采用紙質(zhì)存儲歸檔，不但數(shù)量大、種類多，而且極容易損壞、丟失，不利于永久保存，這對學(xué)生檔案信息的查詢帶來了很大的難度。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，公安警察院校應(yīng)該注重運用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案檢索效率，充分運用計算機檢索方式而非手工檢索，在編制檢索工具時也要注重求“精”而不求“多”，以此來推動公安警察院校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、加強公安警察院校學(xué)生檔案管理工作的思路及對策

從上述問題來看，目前公安警察院校的學(xué)生檔案管理工作已遠(yuǎn)跟不上社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐，為使公安警察院校檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，就必須強化學(xué)生檔案意識，改進檔案管理手段，提高檔案人員素質(zhì)，加強網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)和檔案信息保密工作。

（一）強化學(xué)生檔案意識。

“思路決定出路，觀念是行動的先導(dǎo)”。無論是政審、招警、考研、職稱評審，還是工資晉升，都必須出具各種證明材料，需要查閱檔案內(nèi)容，因此必須給學(xué)生傳授一些必要的檔案知識。增強學(xué)生的檔案意識，采取多種形式開展檔案知識宣傳、教育工作。同時，可根據(jù)實際情況開設(shè)專業(yè)檔案管理課程，提高學(xué)生對檔案的認(rèn)識和重視，使其隨時關(guān)心自己的檔案，并及時幫助檔案管理者整理相關(guān)檔案，共同促進檔案管理工作的發(fā)展。如：公安警察院校檔案工作者可充分利用校報、廣播、校園網(wǎng)等載體加強宣傳教育，提高大家對檔案和檔案工作重要性的認(rèn)識，形成人人關(guān)心檔案，人人支持檔案工作的良好氛圍，還可以開設(shè)選修課，或利用新生入學(xué)教育講授檔案有關(guān)知識，使學(xué)生認(rèn)識到檔案的重要性，檔案并非可有可無。

（二）歸口統(tǒng)一管理，加大經(jīng)費投入，加強學(xué)生檔案管理人員隊伍建設(shè)。

檔案館是檔案工作得以順利開展的必備場所，檔案人員則是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶。公安警察院校應(yīng)貫徹落實教育部、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，按照法規(guī)把學(xué)生檔案統(tǒng)一歸口到檔案管理職能部門，建立規(guī)范的檔案館或綜合檔案室，加大人、財物投入，配備一批高素質(zhì)的檔案管理人員，熱心于檔案事業(yè)，要樹立新觀念，全心致力于檔案管理工作以實現(xiàn)自我價值而非為工作而工作，同時具備較好的組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神，既懂計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又精通檔案業(yè)務(wù)。對專職從事檔案工作的人員，要實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，同時修改完善公安警察院校內(nèi)部分配制度，調(diào)整崗位津貼、績效津貼發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，落實同等級職稱的檔案專業(yè)技術(shù)人員與同等級職稱的教學(xué)、科研人員享受同等待遇政策，使檔案管理工作得以順利進行，并且做到有章可循、有法可依、規(guī)范管理，依法治檔。此外，公安警察院校應(yīng)盡可能地為在職檔案管理人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的機會,定期組織人員進行檔案管理知識的學(xué)習(xí)，通過彼此交流經(jīng)驗，拓寬知識面,優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),使其能夠掌握計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、外語縮微攝影等有關(guān)方面的知識技能，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。同時，建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強化責(zé)任意識，進而提高檔案管理水平。

（三）加速學(xué)生檔案工作現(xiàn)代化的步伐，提高檔案管理工作效率。

全面推進檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化建設(shè)，有利于實現(xiàn)檔案信息的資源共享。當(dāng)前，四川省制定和推行的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有 《四川省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》、《文書檔案著錄細(xì)則與機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》、《四川省檔案資料數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)》等，公安警察院校可注重借鑒《四川省紙質(zhì)文檔數(shù)字化加工系統(tǒng)》，根據(jù)實際開發(fā)適合高校的檔案管理系統(tǒng)，這樣既能提高檔案管理效率，又便于檔案信息查詢。為此，檔案人員要培養(yǎng)提高信息處理的能力，充分掌握信息學(xué)的有關(guān)基礎(chǔ)知識和方法，掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，學(xué)會用計算機處理檔案信息，從計算機數(shù)據(jù)庫中貯存檢索檔案信息，并能夠利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息的應(yīng)用和開發(fā)，提高檢索能力和工作效率，最終實現(xiàn)“無紙化”檔案管理。

（四）制定相應(yīng)的檔案管理模式，按學(xué)習(xí)階段、學(xué)員層次整理檔案材料。

首先，根據(jù)公安警察院校的管理機制不同，主要有以下幾種模式供參考：

1．校、系（處、部）兩級管理模式。學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生處宏觀管理和調(diào)控，負(fù)責(zé)學(xué)生各類歸檔材料的最終審核工作，各系部對學(xué)生檔案進行分別集中管理。這樣有效地將學(xué)生檔案管理工作系統(tǒng)化、責(zé)任化，適用于系部管理學(xué)生模式。

2．職能部門聯(lián)合管理。學(xué)生檔案由學(xué)生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務(wù)工作由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)管理。

3．院辦集中管理。由院辦負(fù)責(zé)在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學(xué)生各類檔案材料的歸檔工作都集中在院辦檔案管理工作人員責(zé)任下。

其次，公安警察院校應(yīng)分層次、分階段地整理學(xué)生檔案，并將各層次、各階段的檔案材料裝進不同的檔案袋。收集、整理材料時明確歸檔時間、歸檔內(nèi)容和歸檔范圍，對不屬于歸檔內(nèi)容的材料及時剔除，對不符合歸檔要求的材料及時補救，對缺失的材料及時催收，并附上各階段檔案內(nèi)容清單，對缺損情況予以注明。通過整理，盡量使學(xué)生檔案規(guī)范、齊全。同時，建立歸檔材料收集和備份制度。

公安警察院校學(xué)生層次的特殊性決定了其學(xué)生檔案管理的特殊性。據(jù)此，以高效地進行檔案管理工作為目的，可將公安警察院校學(xué)生歸為全日制學(xué)生（包括體制改革生）、在職培訓(xùn)學(xué)生兩大類。檔案材料方面的工作應(yīng)該在此分類收集、整理的基礎(chǔ)上再劃分為三個階段。首先，針對學(xué)歷生及體改生來說，第一個階段是收集在招生時形成的和大學(xué)入學(xué)前的檔案材料；第二個階段，收集除平時有規(guī)律地收集學(xué)生在校期間的所形成的警察意識和紀(jì)律作風(fēng)養(yǎng)成學(xué)分和綜合素質(zhì)拓展學(xué)分考核情況、學(xué)年鑒定表、德智體美勞、各類社會實踐活動、各種競賽、體能測試、普通話水平測試、英語三、四、六級和計算機一、二考試及各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團組織收集其入黨、團組織的材料，向教務(wù)處、團委和學(xué)生處收集評優(yōu)評獎等材料。第三階段則是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學(xué)生在大學(xué)期間德智體美勞的總結(jié)和評價材料，大致可形成的材料有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表、大學(xué)生體能合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等材料，并且形成學(xué)生檔案材料的單位都要明確負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對各階段形成的檔案材料及時收集。同樣，對于在職培訓(xùn)生來說，仍然應(yīng)從三個階段來收集其檔案，即入學(xué)階段、培訓(xùn)期間及培訓(xùn)結(jié)束階段。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時而全面地收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

（五）加強網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)和檔案信息保密工作。

由于學(xué)生檔案涉及個人隱私，公安警察院校應(yīng)健全檔案管理監(jiān)查力度，推進檔案管理制度建設(shè)，嚴(yán)格檔案傳遞，規(guī)范檔案管理體制，提高檔案管理人員的保密意識和職業(yè)素質(zhì)。盡量避免檔案傳遞復(fù)雜化，保證檔案材料真實、完整、準(zhǔn)確。而且必須加強對檔案信息的安全與保密措施管理，一方面對網(wǎng)上公布的檔案信息要嚴(yán)格仔細(xì)審查，涉及到學(xué)生個人保密的信息不能隨意發(fā)布。另一方面要保護上網(wǎng)的檔案信息安全，從進口、傳輸、使用方面采取安全保密措施，還要注意學(xué)生檔案信息的備份。采用防火墻、安全代理、權(quán)限控制等技術(shù)保護手段防止泄密和數(shù)據(jù)丟失，確保學(xué)生檔案信息的安全。

[1]宋雄偉．現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下的高校學(xué)籍檔案管理[J]．教育信息化，2005，（3）．

[2]高平茹．新時期下高校學(xué)生檔案管理存在的問題及解決辦法探討[J]．商情·科學(xué)教育家，2008，（5）．

[3]鄧大平．高校檔案工作創(chuàng)新探析[J]．四川警官高等專科學(xué)校學(xué)報，2007，（4）．

（責(zé)任編輯：賴方中）

D631.15

A

1674-5612（2013）01-0136-04

2011-04-15

鄧大平，（1965— ），男，四川瀘州人，四川警察學(xué)院副研究館員，研究方向：檔案管理。