我國高校檔案網站建設現狀

□文/朱煥芝陸尚偉

（1.河北聯合大學；2.唐山廣播電視大學 河北·唐山）

高校檔案管理現代化是高校自身發展與完善的需要，更是社會發展的需要。隨著計算機應用的日益普遍和電子文件的大量涌現，我國的檔案管理現代化工作也發生了很大的變化，檔案工作逐步由手工管理發展到計算機管理，計算機應用技術也不斷更新，由簡單的文件目錄檢索，發展到全文掃描錄入、計算機組卷、光盤存儲等。檔案信息的數字化和檔案工作的網絡化是檔案管理現代化的重要發展方向，我國高校檔案網站經過幾年的發展，已經取得一定的成效。但是，我國高校檔案網站總體而言仍處于初級發展階段，在發展中仍面臨不少問題。

一、全國高校檔案網站發展不平衡

（一）不同層次的高校檔案網站發展不平衡。重點大學由于在辦學實力上具有一定的優勢，基本都建有檔案網站，開展網上服務，網站水平也相對較高。一般本科院校建設檔案網站的百分比要低于重點大學，并且網站的質量和水平也與重點大學有一定差距。而專科學校由于辦學實力等多方面原因，建設有檔案網站的高校數量非常少。絕大部分高校都建有校園網，但很多卻沒有檔案網站，檔案網站的發展速度跟不上校園網的發展速度。

（二）地區發展不平衡。我國東部及沿海地區，高校的整體辦學實力要比中西部地區強，從檔案網站的數量與質量來看，發展情況普遍要比中西部地區好。不同層次和不同地區的高校檔案網站發展不平衡，除了與辦學實力有關系外，還與高校的文化氛圍有關。歷史文化氛圍濃的高校，對檔案工作比較重視，檔案網站建設水平也比較高。

二、基礎工作準備不足，信息資源匱乏

多數高校檔案網站是在高校進行校園數字化建設的契機下發展起來的，由于不少檔案館沒有做好前期準備工作，導致許多檔案網站成為一種擺設，信息內容匱乏。網站的內容應該重于形式，一個網站只有提供豐富的信息資源，才能給訪問者帶來價值，才能引起大家的關注。多數檔案網站目前的水平稱不上“網站”，僅是一個“主頁”而已。凡是訪問率高的高校檔案網站，都能提供比較豐富的信息內容和多種檔案的查詢利用功能。雖然不少高校檔案網站設置有檔案目錄查詢，但數據庫內容很少，無法滿足利用者全文檢索利用的需求。對于那些能夠提供全文檢索的檔案網站，原文大多數局限于檔案法規或現行文件，有價值的歷史檔案原文則很少。網站上提供檔案信息的媒體類型以文本信息和圖像信息為主，能夠提供音頻、視頻等多媒體類型檔案信息的網站很少。而文書檔案中又以政策法規居多，照片檔案中以領導視察和題詞居多。其實，高校檔案網站不是缺少潛在的訪問者和利用者，而是缺少館藏資源的網絡化利用途徑，館藏數字化的基礎工作直接制約著我國高校檔案網站的發展。要提升檔案網站的水平，最重要的是做好檔案信息資源的基礎工作，提升檔案網站的信息含金量。

三、網站服務功能不強

不同高校檔案網站的設計有著不同的定位和特點，反映了學校對檔案工作的認識。有些高校專門在學校主頁一級欄目設置檔案網站鏈接，如浙江大學將其歸類于“信息服務”，湖南大學設置在“行政系統”下，武漢大學設置在“直屬機構”欄目下等等。網站價值是通過為訪問者提供信息服務來體現的，高校檔案網站應該是檔案館服務的延伸，立足為高校的師生服務。但在實際操作中，不少高校檔案網站偏重檔案館的自身介紹與宣傳，為利用者提供服務的意識不強。如在欄目設置中，檔案館的自身宣傳比重較大，提供服務和檔案利用的欄目少；在內容上，概括介紹性信息多，實用詳細信息少。而且網站的服務功能不強，如大部分檔案網站沒有設置站內導航，對于訪問者很不方便；還有大多數網站缺少互動交流的平臺，信息反饋渠道不暢。其實這些設計的細節，只要稍加注意是很容易實現的，只是由于檔案網站定位偏差，許多高校檔案網站的建設者忽略了。

四、鏈接少，信息分散

網絡產生的出發點就在于多途徑的溝通與互聯，實現全方位的信息共享。網絡技術的最大優勢是使得信息的加工和利用擺脫了遲緩、分散的方式，檔案信息可以通過網絡，將全社會的檔案信息整合為一個整體，以資源系統的方式提供給社會，提高檔案信息的集中利用程度。在實際中，從單個網站看，網站自身比較封閉，許多網站連最基本的相關鏈接都沒有。有些高校檔案網站即使有鏈接，鏈接的數量也不多，范圍不廣，質量不高，不但同行業之間缺乏交流，與其他相關網站也沒有一個溝通聯系的渠道，這樣既不利于檔案網站自身的宣傳與推廣，也不利于訪問者查找和利用信息。從整體上看，高校檔案網站都各自為政，沒有形成行業網絡，全國沒有一個統一平臺來整合全國高校的檔案網站，信息資源的建設也各自設立標準，缺乏統一性，信息資源分散。這種單兵作戰的方式，對于全國高校檔案網站的發展是不利的，制約著高校與檔案行業、文化行業間的交流。

五、維護滯后，更新緩慢

調查發現，大部分網站只重建設，建好之后就感覺一勞永逸，對網站的維護投入力量不夠。具體表現在：信息資源內容單一、信息更新緩慢。一個網站只有不斷更新內容，才有活力，才能吸引瀏覽者。許多網站雖然設立了“動態信息”欄目，但是信息內容少，平均至少半個月才更新信息。互聯網是“眼球經濟”，整天一幅老面孔，怎么能吸引人呢？另外，不少文件的附件內容由于地址更改而沒有及時更新鏈接，因此無法打開；還有為數不多的網站鏈接也經常出現死鏈接的現象。有不少高校檔案網站打開速度緩慢，或者服務器出現問題而導致打不開。有些網站設置了檔案目錄查詢的數據庫，但是往往因數據庫系統出錯而無法查詢。錯誤的頻繁出現，也說明網站技術不高，維護不力，疏于管理。高校檔案網站應該加大維護力度，重視信息的更新。

六、網站特色不突出

首先，在頁面設計上，我國高校檔案網站的總體策劃和設計水平不一，整體水平不高。網站也是一種視覺藝術，好的網站應該從主頁開始就抓住訪問者的眼球，而有些高校檔案網站內容的組織方式過于簡單，給訪問者以單薄、零碎的感覺，甚至只采取平鋪直敘的文本文字。而另一些網站頁面風格不統一，圖片過多，影響了下載速度。有些頁面設計過于簡單和粗糙，有不少網站就是幾個簡單的頁面拼湊而成，顯得枯燥乏味，缺乏親和力，在“爭奪眼球”的戰爭打得如火如荼的網絡環境中，高校檔案網站已失去先機；其次，在欄目設置上，大多數網站欄目數量少，一般不超過10個欄目，而且缺乏統一規劃，劃分界限模糊，缺乏層次感。欄目名稱也是千人一面，缺乏特色，容易給人審美疲勞；最后，在內容設置上，大部分高校檔案網站內容雷同，專業信息不夠，猶如一個個網上檔案管理部門的職能介紹或檔案工作成就展覽，不能體現館藏特色資源，缺乏自身特色。

[1] 鐘其炎.我國高校檔案網站建設的問題分析[J].云南檔案，2008.6.

[2] 張曉華.試論高校檔案管理現代化[J].四川檔案，2007.5.