做好獨立學(xué)院科研檔案管理工作的思考

摘要：獨立學(xué)院科研檔案工作相當(dāng)薄弱，科研檔案管理存在一些問題，要做好獨立學(xué)院科研檔案管理工作，從建立健全科學(xué)的科研檔案管理體系，明確科研檔案的特點及歸檔現(xiàn)狀，提高科研檔案相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平，科研檔案作用，領(lǐng)導(dǎo)重視、經(jīng)費和設(shè)施等方面著手，闡述了怎樣做好獨立學(xué)院科研檔案管理工作，并提出了幾點措施。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院；科研檔案；工作；措施

目前，國內(nèi)外權(quán)威機構(gòu)評價大學(xué)綜合實力，均以學(xué)術(shù)聲譽、論文、新生質(zhì)量、師資、高層次科研項目和科研經(jīng)費等作為考核指標(biāo)，其中高校的學(xué)術(shù)聲譽、公開發(fā)表的論文是最重要的評價依據(jù)。在當(dāng)前的新形勢下，做好科研檔案工作，已成為獨立學(xué)院的一項重要任務(wù)。本文提出以下幾點措施。

一、建立健全科學(xué)的科研檔案管理體系

要使科研檔案工作順利開展，首先必須堅持廣泛、深入、持久的檔案法規(guī)宣傳，使廣大師生了解科研檔案工作。同時，加大管理力度，制定管理制度和管理辦法以及相應(yīng)的制約手段，依靠行政干預(yù)，做到有章可循。如在成果獎勵和職稱評審中，申報者必須認真履行檔案管理部門的規(guī)定，提供的論文和科研項目必須是存檔成果，否則不予以受理和認定；在項目管理中可實行結(jié)題報銷前，由檔案部門出具存檔證明后再予以報銷等措施，以促使科研人員對科研檔案工作的重視，自覺存檔，從而保證科研資料的安全歸檔。此外，在高校科研檔案的管理過程中，每年度進行一次考核、評比，對科研檔案搞得好的課題負責(zé)人，對在工作中取得顯著成績的科研檔案人員要給予表彰和獎勵；凡因檔案管理混亂而影響科研進程和造成知識產(chǎn)權(quán)損失的要追究責(zé)任。對科研檔案質(zhì)量未達到要求的必須限期改進。

二、明確科研檔案的特點及歸檔現(xiàn)狀

獨立學(xué)院科研檔案具有其他檔案所具備的必要因素，同時也具有自己的特點：a.成套性。科研活動的規(guī)律性在于它是一個環(huán)節(jié)扣一個環(huán)節(jié)，所以它所形成的科研檔案不是一堆雜亂無聯(lián)系的文件材料，而是具有一定有機聯(lián)系的文件組合體。b.專業(yè)性強。從人文科學(xué)到自然科學(xué)，科研所涉及的領(lǐng)域相當(dāng)廣。各類科研活動具有頗強的客觀性和嚴格的科學(xué)性，因此記錄這些活動所形成的科研檔案也就具有很強的專業(yè)性。c.階段性。不同學(xué)科、不同專業(yè)的科研課題研究活動所形成的科研文件不盡相同，但科研活動階段性的特點是普遍存在的。大體都要經(jīng)過準(zhǔn)備、實驗、總結(jié)和推廣應(yīng)用等階段。科研檔案的這些特點，也給科研材料的歸檔工作帶來了一定的困難。主要有：a.收集不齊全。多數(shù)科研人員缺乏檔案意識，他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊方便，安全，因此不愿意上交或不愿意將原件上交。另外，科研人員在科研過程中，重視科研成果的發(fā)表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，最終導(dǎo)致材料的缺失，嚴重影響了科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。b.科研檔案的歸檔工作缺乏制度保證，缺乏統(tǒng)一管理。沒有實行課題負責(zé)人立卷的制度，而是科研管理部門立卷歸檔，在科研檔案的歸檔管理方面缺乏行之有效的制約手段，造成了收集工作困難，材料不齊全的后果。c.科研管理人員專業(yè)知識缺乏，不能對關(guān)鍵性技術(shù)進行正確的鑒別和把握?？蒲谢顒訉I(yè)性強，科研人員不可能懂得太多專業(yè)知識，只能根據(jù)科研管理的流程，保存相關(guān)課題科研材料，而對哪些是關(guān)鍵性材料不容易掌握。

三、提高科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

檔案管理作為一門科學(xué)，對從事這門科學(xué)的人員有著嚴格的要求。做好科研檔案的管理的一個重要方面，就是不斷提升管理者的素養(yǎng)。科研檔案管理人員不僅要有端正的工作態(tài)度，高度的責(zé)任感，更要具備較高的科研管理和檔案管理知識。定期組織業(yè)務(wù)知識和計算機網(wǎng)絡(luò)化培訓(xùn)，幫助管理人員提高認識，提升水平，明確責(zé)任。

四、充分調(diào)動科研檔案工作者和科研人員的積極性

科研檔案工作專業(yè)性強，任務(wù)重，不僅需要科研檔案工作者的辛勤勞動，而且需要科研人員的大力配合。他們是做好科研檔案工作的中堅力量，必須充分調(diào)動其積極性。在調(diào)動科研檔案工作者積極性方面，其措施如下：1.深入細致地對他們開展思想教育活動，使他們充分認識科研檔案事業(yè)的重要性，樹立獻身科研檔案事業(yè)的理想和信念，積極開展科研檔案工作。2.積極支持他們購買檔案書刊、參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和研討會以及參觀學(xué)習(xí)。3.按照上級文件規(guī)定抓好落實他們的保健津貼。4.對他們的職務(wù)晉升、專業(yè)技術(shù)評聘與科研人員同等對待。這樣，可極大地調(diào)動科研檔案工作者和科研人員的積極性，收到良好的效果。

五、充分認識科研檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展中的作用

科研檔案是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文件材料，記載了科研人員的研究思想、研究方法和研究經(jīng)驗，規(guī)劃了學(xué)術(shù)及學(xué)科的建設(shè)與發(fā)展，反映了學(xué)校研究領(lǐng)域和研究方向，是科研成果的直接載體，為教學(xué)改革與評估，專業(yè)申報、教學(xué)與科研成果申報，科研項目申報與鑒定，職稱評定等提供了原始資料，發(fā)揮了不可替代的作用，勢必促進學(xué)校教學(xué)、科研的發(fā)展，充分認識科研檔案的這些作用，有利于確立科研檔案工作在學(xué)校工作中的地位，對科研檔案工作的開展十分有益。

六、爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，加大經(jīng)費投入，加強設(shè)施建設(shè)

做好獨立學(xué)院的科研檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵，經(jīng)費是經(jīng)濟基礎(chǔ)，設(shè)施是物質(zhì)保障，必須爭取領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案工作的支持，把科研檔案工作列入學(xué)?？萍及l(fā)展計劃，在學(xué)校科技經(jīng)費預(yù)算時，加大科研檔案工作經(jīng)費，保證必需的經(jīng)費開支，奠定科研檔案工作的經(jīng)濟基礎(chǔ)。