對地勘單位檔案管理工作意義的幾點認識

蘇紅梅

吉林省地礦勘察設計研究院，吉林 長春 130061

檔案管理是地勘單位管理工作的重要組成部分，尤其在改革開放、市場經濟條件下，檔案管理更凸顯出它的重要價值。筆者就此談幾點初淺認識。

地勘單位檔案是地勘單位在地質找礦、經營管理活動中形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、影像聲等不同形式的歷史記錄。

檔案的形成決定了檔案的基本價值：（1）對歷史具有“憑證”作用，它真實、客觀地反映了本單位的發展史，它的“憑證”作用是不可逆的；（2）對現實和未來具有“參考”價值，檔案作為過去各項活動的真實記錄，為現實和今后各項活動的開展提供了值得參考借鑒的豐富資料。人們常說的“有案可查”、“以史為鑒、以史為據”，說的就是檔案管理工作中具有的備考作用。檔案的這種屬性決定了它在地勘單位從事地質找礦、經營管理中的作用與意義，同時也決定了檔案管理工作對地勘單位發展的重要作用。對此，我們必須有深刻的認識。

1 檔案是地勘單位管理者實施正確決策的重要依據

地勘單位檔案記錄和保存了從創立到發展完整的文件、文書、記錄、財務、人事、裝備、科技成果以及影像音等資料和信息資源，它是地勘單位幾代人艱苦奮斗的結晶，是寶貴的物質財富和精神財富，同時又是領導者實施決策的重要依據。

市場經濟條件下，企業領導者實施決策，除了個人的智商外，都離不開三大信息資源的支持，一是市場信息，也就是市場需求；二是政策、法律信息，就是說決策是否得到國家政策、法律的支持；三是來自本單位的信息，它包括圍繞決策所需要的各種資料、數據、資源等。而這種信息的提供者就是檔案。對決策而言，信息與人才、資金、裝備等同等重要，有時甚至更重要，沒有科學、準確、系統的資料、數據、信息做支撐，就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機遇、果斷決策、占領市場、謀求發展。如：謀劃、制定本單位的年度地質找礦和經營目標及中長期發展規劃，都離不開以形成的檔案資料為依據；通過對以往地質找礦資料的分析、研究，確定新的找礦目標和找礦方向；通過對已經發生和形成的人、財、物等資源資料的分析，對重大工程施工項目實施決策；通過對過去經營模式和管理方法、制度的總結，去不斷補充、完善、創新更適合本單位的經營模式和經營管理辦法，使生產關系更適合生產力的發展。檔案是地勘單位領導者實施決策的依據。所以筆者認為，對地勘單位檔案實施科學、規范的管理，為領導者實施決策服務，為地勘經濟發展服務，是促進地勘單位健康發展的需要。

2 檔案管理工作的成果將為地勘單位從事地質找礦、生產經營活動提供重要參考依據

檔案記錄了地勘單位從事地質找礦、各種生產經營活動情況、成果、經驗和教訓，它包括自然資源、生產方式、生產手段、生產過程、技術成果及管理方法等信息，所有這些信息可以為現實正在進行的各種地質找礦、工程施工和經營管理活動提供科學依據和參考資料。例如：地勘單位的年度生產經營計劃，就是根據前一年度的經營成果及基本經驗教訓結合本年度實際提出來的；日常生產經營過程中，遇到的每一生產問題、技術問題、經營管理問題等的處理和解決，也都離不開以往形成的技術成果、數據以及經驗教訓為依據或做參考。可以說，地勘單位日常進行的每一項生產經營活動都離不開檔案資料，地勘單位的各級管理者自覺、不自覺地都在以檔案資料為依據、做參考進行管理工作。檔案資料的應用融于地勘單位各項生產經營管理之中，每時每刻都在為之服務。而檔案信息的提供是通過檔案管理工作的成果來實現的。

3 檔案管理為地勘單位從事科學研究、技術創新創造了必要條件

檔案作為地勘單位從事地質找礦、技術、科研研發和經營活動過程的真實記錄和一項基礎性工作，它即是作為一種信息資源保存下來，為后來的技術開發、科學研究提供科學、可靠的依據，同時它又為地勘單位創造了無形資產。例如：地勘單位對本地區地質找礦規律的認識，就是從多年積累的大量、系統的地質資料中提煉、研究和總結出來的，同時它又為現實和將來更深刻地認識找礦規律、尋找新的礦產資源提供了科學依據，這就是“實踐――認識――再實踐――再認識”，如此循環，都離不開檔案；再如：隨著改革開放的深入和市場經濟的發展，地勘單位在為地方經濟服務過程中，以自身的技術優勢積累了諸多新的技術成果，其中有的已申請為國家專利，形成地勘單位的無形資產，贏得了市場份額，有利地促進了地勘經濟的發展。檔案是科技工作者從事科學研究不可缺少的“糧食”。檔案管理工作為地勘單位的科技進步、技術創新提供了信息資源支持，并為之創造了必要條件。

4 檔案管理為地勘單位文化建設提供生動、豐富的教材，它傳承了地勘隊伍精神

檔案管理工作客觀、真實地記錄了幾代地質隊員以艱苦奮斗為榮、以找礦立功為榮、以獻身地質事業為榮的奮斗歷程，是我們進行愛國主義教育、地質隊伍光榮傳統教育的生動素材，是培育企業文化的基奠。如某隊在紀念建隊50 周年，弘揚地質隊艱苦奮斗光榮傳統時，就是利用大量的檔案資料，如文件、圖片、業績、影像等，以“踏遍青山人未老”為題，展示了幾代地質人踏遍群山，風餐露宿，不畏嚴寒，不懼酷暑，艱苦奮斗，為祖國經濟建設找好礦、找大礦、找富礦的艱苦歷程和光輝業績；展示了在市場經濟大潮中，堅持改革開放，繼續發揚艱苦奮斗精神，利用自身優勢，拓寬服務領域，開拓地質市場的豐碩成果。所有這些正在激勵著當代地質人為實現單位的富裕、國家的強盛、民族的振興之夢而奮斗。

5 檔案管理是維護地勘單位合法權益的保證

檔案所記錄的地勘單位各種具體社會活動，真實地反映了地勘單位應有的合法權益，其中包括本單位具有立法性質的文件、證明性文件和相互交往的各種文件材料，如規章制度、協議、合同、名冊、記錄、賬簿、影像音等，這些都是地勘單位維護合法權益的法律憑證。

市場經濟條件下，地勘單位在參與地方經濟建設過程中，與地方政府、經濟實體等之間，必然要進行諸多的技術合作開發，工程施工承攬以及轉讓、租賃等經濟活動，與此同時形成了與標的相應的各種法律文書以及法律憑證。完整的收集、整理、保存這些法律文書和法律憑證并提供服務是檔案管理工作的重要職責，是維護地勘單位合法權益的重要保證。

6 科學規范的檔案管理，是衡量地勘單位業績與管理水平的重要尺度

一個商鋪的管理從賬房先生記的第一本賬簿做起，一個企業的管理從下達的第一個指令開始。大到一個國家、一個民族，小到一個商鋪、一個人，檔案記錄了她的誕生、發展、壯大乃至終止的歷史。如果我們把管理看做一個過程，那么檔案管理就貫穿于管理的全過程。

地勘單位在實施經營管理過程中，所形成一系列文件、指令、記錄、圖表、賬簿、業績、影像音等檔案資料，它記載了地勘單位發展的歷史過程，客觀地反映著各個不同歷史時期問題處理、領導決策、地質找礦、基本建設、科學研究等方面的過程和成果。它是地勘單位管理者集體智慧的結晶；創造出的豐碩物質成果和精神成果，是地勘單位全體員工辛勤勞動的結果。一個時期的檔案資料，記錄了該時期地勘單位的管理模式、管理方法、管理經驗及其管理成果和業績，同時也代表了該時期地勘單位管理者的管理能力與水平。所以，筆者認為，科學規范的檔案資料，它又是衡量地勘單位業績與管理水平的重要尺度。

記錄的是歷史，傳承的是文明，這就是檔案管理工作的內涵，檔案管理工作的價值，檔案管理工作的意義。在新的歷史時期，我們不但要繼承、發揚老一輩檔案工作者兢兢業業、一絲不茍的精神，扎扎實實地做好檔案管理工作，更要隨著科技的發展，不斷創新檔案管理工作，開發、利用檔案，適應日趨發展的新形勢，更好地為地勘經濟發展服務。