關于合同管理的專題分析

寧海供電局 曹 晉

一、總體情況

合同是記錄我局經營活動的重要載體，它涉及到全局生產、營銷、物流、檢修、施工、后勤等各方面內容，合同同時也是合同雙方發生糾紛時最重要的書面憑證。因此，合同的安全管理、規范管理對于防范企業經營風險，甚至預防腐敗均有重要意義。我局合同管理目前是按照2004年制訂、2009年修訂的《寧海供電局合同管理辦法》在執行。2011年全局簽訂合同251份，合計金額約1.69億元（其中不含供用電合同、勞動合同、部分省公司統一招標的物資采購合同）。雖然全年沒有發生因合同糾紛引起的訴訟，但因合同管理中存在的會簽率低、合同審核意識弱、合同分類授權管理不明確、合同歸檔率低等問題帶來的潛在風險與日俱增，需要我們認真分析、提出措施予以解決，從而夯實企業合同管理基礎，預防和減少企業經營風險。

二、主要問題及原因剖析

1.合同會簽率低。2011年全局通過紙質和OA會簽合同共94份，合計金額約4941.34萬元，全年簽訂合同251份，會簽率不足38%。就算剔除省公司統一招投標的物資采購合同48份，會簽率依然只有46.3%。

原因分析：第一、缺乏明確的，可操作考核措施，從而讓承辦部門和承辦人產生會不會簽一個樣，只要領導在合同上簽字就萬事大吉的懈怠思想。第二、因為時間原因來不及會簽。承辦部門和承辦人由于不重視合同會簽，往往不預留會簽時間，等到合同簽訂時以時間緊為理由，請領導簽字然后蓋章了事。第三、承辦人主觀上不愿意會簽。合同會簽流程需要部門負責人、財務、相關部門、法律顧問、辦公室主任、分管領導、法定代表人進行審核，承辦人認為費時又費力，不愿意主動進行會簽。

2.合同簽訂的委托授權制度不健全。目前我局對合同簽訂的授權沒有明確規定，什么類別、什么金額的合同由誰負責簽字，非法定代表人簽字的合同怎樣授權均不確定。根據對2011年簽訂合同人員身份統計，在合同上簽字的人員包括法定代表人、分管領導、部門負責人、管理人員、班組長、普通員工甚至勞務派遣人員等七類。多種簽字主體的存在，造成了合同簽訂的隨意，特別是在會簽制度沒有全面執行、合同章保管人員對合同情況又不了解的情況下，合同簽字主體的多樣化完全有可能讓合同簽訂脫離事前監督和防范，甚至造成領導對合同簽訂完全不知情的情況發生，增加了企業經營的風險。

原因分析：現有的合同管理辦法是根據市局2002年的合同管理辦法制定，本身缺乏合同分級、分類授權管理的相關內容。加之合同簽訂數量呈每年遞增的趨勢，使得合同簽訂工作越來越頻繁，合同承辦人直接在合同上簽字的現象也越來越突出。

3.合同倒簽現象時有發生。電力企業由于體制原因以及壟斷優勢，承辦人員往往不重視合同簽訂，因此會出現事實上先履行合同，待到要結賬時才匆匆補簽合同的現象。合同會簽時，合同已履行，使得合同會簽失去了事前防范監督的意義，流于形式。同時沒有書面合同的約束，對自身利益的保護就缺乏依據。特別是產品買賣合同中，對于交貨時存在的質量瑕疵，由于缺乏處理的依據和約定，承辦人往往得過且過，既損害了企業的利益，長此以往，也容易給對方造成供電局好糊弄的惡劣印象。

原因分析：第一，缺乏對各部門合同倒簽數量的統計以及處罰措施。第二，承辦人員法律意識和風險意識較低，對于合同簽訂的重要性認識不夠。第三，承辦人員缺乏責任心，認為先干后簽，既提高了效率，合同會簽時由于是事后補簽，審核容易通過，一舉兩得。

4.合同范本使用力度不夠。目前勞動合同、供用電合同、技術服務、工程施工、省公司統一招投標的物資采購合同基本上能按照合同范本使用。但是日常物資采購中依然存在使用簡易購銷合同的現象，簡易的購銷合同僅僅適用于標的物簡單、重復采購、可替代性強的貨物，我局的零購物資大部分都不是此類貨物。使用簡易合同對于貨物在途風險、價格波動、驗收辦法、違約責任的約定等不能明確、具體，出現糾紛，這樣的購銷合同并不能充分保障自己的利益。

原因分析：此類合同填寫簡單、易于操作，因此在實務中比較受歡迎，而忽視了這樣的簡單合同并不適用于所有物資采購。

5.非招標采購中合同簽訂問題。我局去年非招標采購有33起。據寧波市局反映，現大市內有些單位仍存在一個共性的問題，也就是非招標采購流程走完后，有些承辦部門通過物流部門進行采購和簽訂合同。但由于物流部門的經辦人員既沒有參加非招標采購會議，也對于該產品的特性、配件、售后服務等均不清楚，合同簽訂時只能被動接受對方提供的合同文本，而且只能關注價格，對于其余合同條款沒有能力做出審核。如果申請采購的部門再疏于關心，那么簽訂的合同極有可能出現對我方明顯不利或有利于對方的條款。例如監控系統采購合同，相關部門簽訂的合同就缺少了重要配件以及對監控系統安裝的責任約定，合同存在重大隱患。

原因分析：對于非招標采購確定供貨商后由申請采購部門或者是物流部門負責合同的簽訂，目前沒有明確的規定。同時物流部門對于此類合同沒有主動利用合同會簽流程，提請申請采購的部門對合同進行審核，也是造成合同出現隱患的原因。

6.供電營業所低壓供用電合同中代簽問題。供電營業負責的供用電合同能夠按照統一的合同范本簽訂，但在簽訂合同時存在抄表收費人員等代用戶簽訂合同的現象。

2008年的“陳XX觸電案”中，本來根據我們與第二被告簽訂的供用電合同中約定的產權分界點，能夠輕易向法庭證明觸電點產權屬于第二被告，從而證明我局在本案中不應承擔賠償責任。但當法律顧問前去營業所調取供用電合同時卻發現該合同是由抄表收費人員代簽，而第二被告也聲稱沒有簽訂過供用電合同。致使我局在訴訟中陷入被動，雖然最后經過與法院的多次溝通以及其他證據來間接證明了產權歸屬，維護了我局的合法權益。但是原本一件簡單的事情卻因為合同代簽問題讓我們付出了數倍、甚至數十倍的努力，也造成了人力物力的浪費。

三、改進措施和意見

1.修訂合同管理辦法。主要修改以下內容：（1）明確必須會簽合同的類別；（2）修改考核內容，比如按季度統計各部門未會簽以及倒簽合同的數量，進行考核；（3）增加合同分類分級管理授權的內容；（4）增加年末合同歸檔統計考核的內容。

通過合同管理辦法的修改和執行達到提高合同會簽、歸檔率，減少合同倒簽現象，規范合同簽字授權等目的。

2.推廣合同范本，特別是物資采購合同和大修工程合同，由辦公室負責制訂買賣合同范本，同時檢查其他類別合同使用范本的情況，力爭2012年在全局范圍內全部推廣使用，杜絕簡易購銷合同的使用。

3.加大宣傳力度。對修訂后的合同管理辦法以及相關內容要積極組織宣傳和培訓，要使各單位、部門、承辦人員知道合同管理的整個流程以及具體的考核處罰措施。使全局干部職工提高合同管理的風險意識，重視合同管理，重視風險防范，提高我局合同管理的水平。

四、推進計劃(見表1)

表1 推進計劃

五、需要幫助和支持

1.領導重視。請求幫助對未經會簽的合同一律拒絕承辦人的簽字請求，并要求承辦人按照規定進行合同會簽。

2.各單位、部門合力。第一，請各單位、部門在承辦合同的過程中嚴格按照流程會簽，自覺使用合同范本。第二，請營銷等相關部門合力督促各供電營業所規范供用電合同的管理，定期檢查考核，對于合同代簽現象發現一起處理一起，力爭減少和杜絕供電營業所合同代簽現象。