電子檔案與紙質檔案并存之探討

王穎

摘要：信息技術與電子計算機技術的迅猛發(fā)展，辦公自動化的廣泛應用，產生了大量的電子檔案，形成了電子檔案與紙質檔案并存的局面。如何科學、合理、有效地對電子檔案與紙質檔案進行同步管理，實現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮檔案的作用具有重大意義。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；并存

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-4437（2013）04-0062-03

檔案是國家機構、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值的物質和精神文化財富。長期以來，紙質檔案作為檔案的主要載體被保存、利用。如今，隨著信息技術和電子技術的飛速發(fā)展，辦公自動化在機關、團體、企事業(yè)單位的廣泛應用和日益普及，產生了大量的電子文件，電子檔案應運而生，形成了與紙質檔案并存的局面。如何科學、合理、有效地對電子檔案與紙質檔案進行同步管理，實現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮檔案的作用具有重大意義。電子檔案在存儲容量大、占用空間小、異地利用等方面具有紙質檔案不可比擬的優(yōu)越性，而紙質檔案的原始性、真實可靠性、耐用性和憑證性決定了其存在的價值。這兩類檔案有著各自的特點，它們將共同存在，共同發(fā)展。

一、電子檔案與紙質檔案的特點

（一）電子檔案的特點

1 電子檔案信息存儲的超大容量性

電子檔案的存儲容量要高于以往各種人工可識讀的信息介質。一張3.5英寸光盤（1.44MB）可存儲70萬漢字，一張5英寸光盤（650MB-750MB）約可存儲3-4億個漢字，被稱為“海量存儲”。隨著技術的進步，電子檔案介質的存儲容量還將繼續(xù)擴大。

2 電子檔案對系統(tǒng)的依賴性

電子檔案的全部活動必須借助于計算機系統(tǒng)才能完成，由于電子檔案是由電子文件轉化而來的，電子文件的載體必須是可用的，無論是過去的光盤、磁盤還是現(xiàn)在的優(yōu)盤，都依賴于特定的驅動器，如果計算機是一個不帶軟驅的工作站，那么最常見的軟盤也不法閱讀。這對電子檔案的管理和利用造成了非常大的影響。

3 電子檔案信息與載體

電子檔案信息存儲在計算機系統(tǒng)中，隨著網絡技術的發(fā)展，人們可以輕易地把一份電子檔案的內容傳遞給多個利用者，對每一個利用者來說，電子檔案的內容都是真實有效的，利用者還可以把需要的檔案內容保存在不同的電腦服務器上，實現(xiàn)多人同時共享檔案信息。

4 電子檔案的信息易更改性

在計算機系統(tǒng)中，人們對信息的增加、刪除、改動十分方便，可以重新組織文件信息結構，改變信息原有位置，而且不會留下明顯痕跡，隨著信息技術的發(fā)展，新的信息編碼方案、存儲格式、系統(tǒng)軟件的不斷更新，就要求將原有檔案信息遷移到新的技術環(huán)境中，遷移過程中信息損壞、丟失、變異也是不可避免的。

5 電子檔案的非直讀性

電子檔案的前身——電子文件，它使用的是人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字代碼，人們無法直接識讀和理解這些數(shù)字符號，只有通過計算機特定的程序解碼，才能在計算機屏幕上呈現(xiàn)出各種文字、圖形，離開了計算機，這些電子文件看不見也摸不著。

（二）紙質檔案的特點

1 紙質檔案的原始性

原始記錄性是檔案的本質屬性。紙質檔案中最有原始價值的是檔案文稿。文稿包括草稿和定稿。草稿是各種文本在撰制過程中初步形成的，反映了文本的撰寫、修改全過程。定稿是草稿進行修改討論成審閱稿后，由會議通過或領導人簽發(fā)的稿件。文稿最大限度地體現(xiàn)了文件形成者的思想成果，記錄了文件創(chuàng)始和修改的全過程，更因其原始性、唯一性而具有獨特的收藏價值和紀念價值。

2 紙質檔案的真實可靠性

紙質檔案記錄的是社會生活中最真實、可靠的原始記錄，是未經修改的原生信息。紙質檔案是看得見、摸得著的載體，其形成后，后人不能以自己的觀點和需要去改變檔案。這是紙質檔案之所以重要、之所以被人們重視的原因之一。

3 紙質檔案的憑證性

紙質檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，它是從當時當事直接使用的文件、圖表、圖形等不同記錄形式的載體轉化而來的，并非嗣后為使用而另行編制的，它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)。

紙質檔案中有關文件材料的全文，是當事人的親筆簽署和批示，很多紙質文件上蓋有機關或個人的印信，這些都可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的依據(jù)。

二、電子檔案與紙質檔案的優(yōu)勢互補

1 從檔案信息存儲容量看，電子檔案高于紙質檔案

電子檔案具有信息存儲密度大、容量大、體積小的特點，這樣可以大大節(jié)省檔案庫房的存儲空間，解決無限增長的紙質檔案與有限的存儲空間之間的矛盾。

2 從檔案信息存儲內容的多樣性來看，電子檔案大于紙質檔案

紙質檔案多以文字、圖形的方式表達，而電子檔案則不同，它可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等多種信息形式有機組合成“多媒體文件”，使檔案內容更加形象、生動。

3 從檔案信息利用看，電子檔案高于紙質檔案。電子檔案利用計算機系統(tǒng)檢索，通過網絡傳輸檢索和查找所需要利用的檔案信息。并對檔案信息進行復制、拷貝，使異地用戶可以輕松快捷地利用電子檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源共享。而紙質檔案需利用者親自到檔案館（室）提出利用需求，再通過手工檢索查找到所需要的信息復印，從利用方便程度及利用效果上遠不及電子檔案。

4 從檔案管理強度看，電子檔案優(yōu)于紙質檔案

現(xiàn)代信息技術的迅速發(fā)展，先進的信息網絡系統(tǒng)為電子檔案的立卷歸卷、檢索、查找、利用提供了快捷的管理手段和快速的利用環(huán)境。而紙質檔案需用傳統(tǒng)的手工方法操作，在分類、鑒定、填寫歸檔目錄、利用等環(huán)節(jié)付出較大勞動強度。而且工作效率較低。電子檔案依靠現(xiàn)代計算機管理軟件大大減輕了檔案人員的勞動強度，提高了工作效率。

5 從檔案的真實性、可靠性來看，紙質檔案優(yōu)于電子檔案

紙質檔案是人們在日常工作、生活中直接形成的第一手資料，通過字體、印跡、圖形等形式固定在紙張上，紙質檔案一旦形成，任何修改、篡改都會留有痕跡，它的內容是真實可靠的。電子檔案是由電子文件轉換而來的，電子檔案在修改、復制、刪除后都不會留下明顯痕跡，這就對檔案的真實性、可靠性造成了影響。紙質檔案具有原始性、真實性的特點，這是電子檔案無法比擬的。

6 從檔案的耐久性、安全性來看，紙質檔案優(yōu)于電子檔案

紙質檔案保存的手寫底稿是選用含纖維索較高的耐久性紙張，與紙張結合的字跡是使用耐久性強的碳黑墨水或藍黑墨水書寫而成，而定稿是由一體機印制而成，經過合理有效的保管，這些紙質檔案可以永久保存下去。而電子檔案的存儲載體是磁性物質或光盤。磁性物質易受外界磁場影響導致退磁、消磁，光盤的盤基由玻璃、塑料等材料制成，玻璃盤基笨重、易碎，塑料盤基在高溫下易老化、受酸堿腐蝕易壞等缺點。這些因素直接影響電子檔案信息再現(xiàn)。從檔案的耐久性和安全性來看，紙質檔案是電子檔案無法取代的。

7 從檔案的歷史文化價值來看，紙質檔案高于電子檔案

紙質檔案中包含大量的歷史檔案，而一些年代久遠的孤本原件，其信息內容清晰、確定，可以作為檔案珍品供社會有關人士觀賞，充分發(fā)揮檔案的歷史文化價值。而電子檔案雖然可以把一些歷史珍品檔案掃描到計算機上，并通過網絡檢索閱讀這些歷史珍品檔案：但是從視覺上、觀賞價值上遠不及紙質檔案直觀。

8 從紙質檔案的憑證性來看，電子檔案遠遠不及紙質檔案

紙質檔案是確鑿的原始材料和歷史記錄，紙質檔案形成以后，任何修改都會留下明顯痕跡。紙質檔案可以成為查考、爭辯和處理問題的最佳證據(jù)。而電子檔案則不同，電子檔案中有些通過電子簽名可以獲得法律效力，但涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關系，涉及土地、房屋等不動產權益轉讓的不適宜使用電子檔案。這樣來看，紙質檔案的憑證作用是電子檔案無法比擬的。

三、電子檔案與紙質檔案并存的必然選擇

紙質檔案的保管和保護經過了實踐和時間的檢驗，已經形成了一套科學、合理的管理體系。紙質檔案本身的自然屬性（包括物理壽命，所需的保管環(huán)境）是已知和能夠把握的。而電子檔案是隨著信息化時代的到來在檔案管理中出現(xiàn)的一個新生事物，它在長期保存方面還存在著一些未知因素：一是電子檔案載體的保管壽命問題。以CD-R光盤為例，Kodak公司宣稱：“把CD-R光盤存放在推薦的暗環(huán)境下（24度及24%相對濕度），壽命大于217年”，但這樣的研究結論是在“控制”條件下的，即把CD-R盤片放在給定的溫度和濕度環(huán)境中。這與自然環(huán)境下的老化是不一樣的。二是電子檔案的通用性還沒有定論。無論是文字型數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)和音頻數(shù)據(jù)都存在著相當多的格式，有些格式的文件依賴于其生成環(huán)境，不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。三是電子檔案的法律效力問題。有些電子檔案通過電子簽名可以獲得法律效力，但涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關系的；涉及土地、房屋等不動產權益轉讓的；涉及停水供水、供熱、供氣、供電等公用事業(yè)服務的；法律、行政法規(guī)規(guī)定不適用電子檔案。電子檔案與紙質檔案在今后相當長的一段時間將互為補充、取長補短，發(fā)揮其各自的優(yōu)點和無法替代的作用。因此，在檔案管理中實行電子檔案與紙質檔案并存是現(xiàn)階段檔案管理的必然選擇。