淺談?dòng)?jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

郝瑞英

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在工業(yè)、農(nóng)業(yè)、社會服務(wù)業(yè)特別是就業(yè)再就業(yè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。目前計(jì)算機(jī)正向微型化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展。檔案管理工作也由最初的手工作業(yè)進(jìn)入了一個(gè)由電子計(jì)算機(jī)管理的全新的模式。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)科 技檔案檔案管理 微機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

一、概述

現(xiàn)代檔案管理的重點(diǎn)就是要提高檔案整理速度和檢索速度。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于檔案管理中，提高了檔案管理的速度。另外，計(jì)算機(jī)可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)和分析等。這些業(yè)務(wù)一旦代替了人工操作，就能大大提高檔案信息處理能力，從而加快工作進(jìn)度，提高工作質(zhì)量和效率。它的突出優(yōu)點(diǎn)除速度快、準(zhǔn)確性高、信息量大外，再就是實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次輸出，充分重復(fù)利用以及聯(lián)網(wǎng)檢索和資源共享。

二、計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用

1、自動(dòng)整理編目。作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，編目的整理是檔案從凌亂到系統(tǒng)的必經(jīng)步驟。計(jì)算機(jī)以其功能強(qiáng)大的軟件，整理相關(guān)的檔案信息，并在此基礎(chǔ)上適應(yīng)檔案使用與管理的具體要求編制出目錄。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案之前，先要做好標(biāo)引和著錄工作。標(biāo)引著錄的時(shí)候一定要準(zhǔn)確、全面，方能保證計(jì)算機(jī)檔案管理工作受到良好的效果。

2、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。作為檔案管理工作中重要的一環(huán)，檔案統(tǒng)計(jì)是指在對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上，用數(shù)字將檔案管理的規(guī)律表達(dá)出來的活動(dòng)。計(jì)算機(jī)以其處理數(shù)據(jù)的強(qiáng)大功能，表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量，比如對某一類別、某一作者進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；二是統(tǒng)計(jì)檔案的利用情況，比如對某一年、某一個(gè)月份甚至某一日檔案的查詢利用次數(shù)的統(tǒng)計(jì)，并據(jù)此得出具體的年報(bào)、月報(bào)與日報(bào)，讓檔案管理工作者對檔案利用的構(gòu)成與頻率有量化的了解，從而得出規(guī)律，對檔案日后需要的預(yù)測提供了有力的數(shù)據(jù)支持。

3、自動(dòng)檢索。和手工檢索檔案相比，計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索質(zhì)量更高，速度更快，檢索途徑更多，且檢索結(jié)果的顯示方式更多。用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，目標(biāo)能具體到文件，還能根據(jù)不同的檢索途徑的隨意組合，準(zhǔn)確檢索出用戶所需文件。要計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確查找到用戶所需文件，用戶必須要注意提問方式。提問用詞應(yīng)準(zhǔn)確具體，不宜含混不清，另外，提問方式應(yīng)合理簡潔，以利于計(jì)算機(jī)的高速檢索。

三、計(jì)算機(jī)在檔案管理中存在的問題

1、網(wǎng)絡(luò)安全問題。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般認(rèn)為，構(gòu)成對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有：黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的侵入、來自內(nèi)部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問題，我國檔案部門已在科研、標(biāo)準(zhǔn)化方面進(jìn)行了重點(diǎn)支持。今后，將出臺更為系統(tǒng)的技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)措施將對檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全等級劃分及測評檔案信息上 網(wǎng)前的密級控制、網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息的安全管理等提供規(guī)范化的要求或解決方法。

2、電子文件的原始性易被破壞問題。第一是電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞，保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大，一旦被刪改、復(fù)制或篡改內(nèi)容都很難被識別。第二是電子文件檔案信息安全問題日益突出。隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息 的安全受到嚴(yán)重威脅。

四、解決電子文件檔案管理問題的對策

1、提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)普及程度。由于種種原因，我國在計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用的初期，使用計(jì)算機(jī)的單位不多，平均每個(gè)單位檔案部門中的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員所占的比例發(fā)展緩慢，到2011年比例才打到3.1%。所以必需采取措施吸引和尋求社會各方面的科技人員參加和關(guān)心檔案管理工作的現(xiàn)代化，同時(shí)注意普及檔案工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識和對計(jì)算機(jī)的操作使用技能。

2、提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中涉及的每個(gè)問題，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。

3、推進(jìn)年應(yīng)用服務(wù)。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會服務(wù)，這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。

4、加快計(jì)算機(jī)知識普及。加快在檔案工作者中的計(jì)算機(jī)知識普及。盡快使計(jì)算機(jī)文化成為每個(gè)檔案工作者必須具備的基本職業(yè)技能。

五、未來檔案管理自動(dòng)化的發(fā)展趨勢

從現(xiàn)狀不難看出，計(jì)算機(jī)在檔案管理的編目與自動(dòng)檢索等環(huán)節(jié)存在一些問題。為了這些問題的解決，未來計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案的管理中會出現(xiàn)一些新趨勢：

1、更加重視計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)，以使檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)更為協(xié)調(diào)，更為完善。

2、計(jì)算機(jī)儲存容量將進(jìn)一步加大，機(jī)讀檔案的管理與開發(fā)力度將進(jìn)一步加大，使計(jì)算機(jī)充分發(fā)揮其貯存與統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的功能。

3、檔案標(biāo)引著錄人員的專業(yè)化。由專業(yè)對口，即具有檔案學(xué)背景的人員專門負(fù)責(zé)檔案的標(biāo)引著錄工作，以保證檔案輸入的準(zhǔn)確性，保證接下來的檔案管理自動(dòng)化工作的有序進(jìn)行。

4、檔案館管理人員的整體素質(zhì)的提高。現(xiàn)代科技的發(fā)展日新月異，檔案自動(dòng)化管理工作必將跟隨著科技發(fā)展的腳步進(jìn)一步發(fā)展。

六、結(jié)論

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的趨 勢，檔案信息化管理的主要任務(wù)歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化。