高校教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程再造與組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

李振爽

【摘 要】傳統(tǒng)的教學(xué)業(yè)務(wù)單元導(dǎo)致了工作流程不明確，教學(xué)管理人員工作繁雜無(wú)序，沒(méi)有效率，本文在對(duì)教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，探討教務(wù)信息化時(shí)代教務(wù)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的問(wèn)題，以調(diào)動(dòng)教務(wù)人員的積極性，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的有效性。

【關(guān)鍵詞】高校 教學(xué)管理 業(yè)務(wù)流程再造 組織結(jié)構(gòu) 設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2013.09.095

一、傳統(tǒng)的教學(xué)管理業(yè)務(wù)單元

傳統(tǒng)的高校教學(xué)管理業(yè)務(wù)一般包括：學(xué)籍管理、課程管理、考試管理、實(shí)踐管理、雙專業(yè)（輔修專業(yè)）管理、公共選修課管理等。這構(gòu)成了二級(jí)學(xué)院教務(wù)科的主要業(yè)務(wù)，學(xué)院設(shè)置教務(wù)科，由三至四個(gè)教學(xué)管理員分擔(dān)這些業(yè)務(wù)，教學(xué)管理往往是一項(xiàng)常規(guī)性、習(xí)慣性的活動(dòng)，教學(xué)管理員根據(jù)積累下來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，機(jī)械、被動(dòng)的工作，他們害怕承擔(dān)責(zé)任，做事不講效率，沒(méi)有主動(dòng)性，更沒(méi)有主動(dòng)服務(wù)的精神。另外教學(xué)計(jì)劃不靈活，沒(méi)有考慮到學(xué)生的創(chuàng)新教育，學(xué)生只能按照教學(xué)計(jì)劃的安排進(jìn)行上課，沒(méi)有選擇的余地，教師上課也只是照本宣科，不對(duì)學(xué)生進(jìn)行創(chuàng)新活動(dòng)的安排，并不關(guān)心生產(chǎn)的產(chǎn)品或提供的服務(wù)是否能真正滿足學(xué)生的需求。

二、高校教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程再造

從教學(xué)管理的職能來(lái)看，教學(xué)管理工作主要可劃分為以下流程：

1.教學(xué)運(yùn)行管理流程。包括教學(xué)計(jì)劃、排、選課管理、學(xué)籍管理、考試、成績(jī)管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等子流程。

2.教學(xué)研究與人才培養(yǎng)規(guī)劃流程。人才培養(yǎng)規(guī)劃流程包括學(xué)科與專業(yè)規(guī)劃與建設(shè)、人才培養(yǎng)方案設(shè)計(jì)等子流程。

3.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評(píng)價(jià)流程。教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)流程包括學(xué)校評(píng)教、學(xué)院評(píng)教、學(xué)生評(píng)教、教師評(píng)學(xué)、畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查等子流程。

4.教學(xué)后勤服務(wù)流程。包括教材征訂管理、教室管理、學(xué)生注冊(cè)繳費(fèi)等子流程。

三、高校教務(wù)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的目標(biāo)

高校教學(xué)管理流程再造從核心流程入手，通過(guò)識(shí)別和分析傳統(tǒng)的高校教學(xué)管理流程中存在的問(wèn)題，對(duì)現(xiàn)存的教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造與優(yōu)化，對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效的重組，以實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的有效性、高效性和適應(yīng)性。

（一）高校教務(wù)組織結(jié)構(gòu)要有助于為教師和學(xué)生主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)

體現(xiàn)高校管理有效性的一個(gè)重要方面是高校的服務(wù)能力、效率和效果。為師生服務(wù)，對(duì)師生的需要給予充分的回應(yīng)，為教師素質(zhì)的普遍提高和學(xué)生的全面發(fā)展創(chuàng)造必要條件、提供相應(yīng)的服務(wù)，是高校的根本任務(wù)。新的教務(wù)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要使得教學(xué)管理者由原來(lái)的控制者，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)者和引導(dǎo)者。

（二） 高校教務(wù)組織結(jié)構(gòu)要有助于高校教務(wù)管理信息化的實(shí)現(xiàn)

隨著高等教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)改革的不斷深入，高校的教務(wù)管理工作朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展成為必然趨勢(shì)。教務(wù)管理工作與高校的教學(xué)工作是緊密聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣的。如何在高等院校的環(huán)境之下實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源的合理配置和使用，提高教學(xué)管理的工作效率已成為各高校教學(xué)管理部門(mén)和教務(wù)工作人員共同思考的焦點(diǎn)問(wèn)題。利用現(xiàn)代化的信息手段，不斷改進(jìn)教學(xué)管理系統(tǒng)以更好地為教學(xué)管理服務(wù)是高校教學(xué)管理要實(shí)現(xiàn)地目標(biāo)。

（三） 高校教務(wù)組織結(jié)構(gòu)要有助于教學(xué)管理人員素質(zhì)和結(jié)構(gòu)的提升

從目前高校二級(jí)院系教務(wù)管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀來(lái)看，不難發(fā)現(xiàn)，高校二級(jí)院系教務(wù)管理隊(duì)伍普遍存在隊(duì)伍不穩(wěn)定、思想波動(dòng)大、專業(yè)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、處理日常事務(wù)工作的技能不強(qiáng)以及服務(wù)意識(shí)淡薄等四個(gè)方的問(wèn)題。因此必須通過(guò)建立一套有效的二級(jí)院系教務(wù)管理人員的激勵(lì)評(píng)價(jià)機(jī)制來(lái)切實(shí)提高他們的整體素質(zhì)，具體包括設(shè)定適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)，擺正教務(wù)管理在學(xué)校教學(xué)管理工作中的重要地位，做好二級(jí)院系教務(wù)管理人員的培訓(xùn)、進(jìn)修工作，建立普通高校教務(wù)管理人員的考核和激勵(lì)機(jī)制。

四、高校教務(wù)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)探討

（一）信息支撐服務(wù)中心

首先要在做好對(duì)流程任務(wù)的清除、簡(jiǎn)化和整合的基礎(chǔ)上，以信息技術(shù)為支撐，建立網(wǎng)上綜合教學(xué)管理流程的技術(shù)平臺(tái)，實(shí)行業(yè)務(wù)流程管理自動(dòng)化；進(jìn)入自動(dòng)化階段后，反過(guò)來(lái)又能促進(jìn)流程任務(wù)的清除、簡(jiǎn)化和整合。研制基于先進(jìn)理念和現(xiàn)代信息技術(shù)手段的網(wǎng)上綜合教學(xué)管理技術(shù)平臺(tái)，將教學(xué)管理當(dāng)前的一些程序性的、重復(fù)性的工作，如選課管理、成績(jī)管理、學(xué)籍處理、考勤管理、學(xué)生收費(fèi)、畢業(yè)審核等一系列教學(xué)管理納入計(jì)算機(jī)管理，運(yùn)用信息技術(shù)采集、傳遞和分析數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)管理中心平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)面向?qū)W校多個(gè)部門(mén)（教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處等）、多類用戶（教師、學(xué)生和管理人員等）服務(wù)的全校信息共享。這樣，不僅可以節(jié)省大量的時(shí)間，減少過(guò)去重復(fù)輸入、打印的過(guò)程，還能增加數(shù)據(jù)的正確性和精確性，避免了流程的“亂線團(tuán)”綜合癥。同時(shí)，利用校園網(wǎng)建立教務(wù)信息公告欄、開(kāi)辟網(wǎng)絡(luò)教學(xué)陣地等，使再造后的教學(xué)管理系統(tǒng)能夠成為低成本、高效率、全天候的自動(dòng)化運(yùn)作模式。

（二）教學(xué)管理研究中心

教務(wù)管理是具有很強(qiáng)的政策性、學(xué)術(shù)性的管理工作，要求教務(wù)管理人員熟悉和準(zhǔn)確把握政策、法規(guī)的內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)，熟悉和掌握教育教學(xué)規(guī)律，并能夠靈活應(yīng)用教育教學(xué)規(guī)律創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。因此，教務(wù)管理人員的優(yōu)化顯得非常重要。

教學(xué)管理研究中心不僅要承擔(dān)教學(xué)、教改、培養(yǎng)方案等方面的研究工作，還承擔(dān)著提升教學(xué)管理人員素質(zhì)，使教學(xué)管理人員深入到教學(xué)研究中，提升教學(xué)管理人員素質(zhì)，使其有能力、有興趣積極主動(dòng)地工作等任務(wù)。

（三）教學(xué)運(yùn)行管理中心

教學(xué)運(yùn)行管理中心是對(duì)外服務(wù)的窗口，職能是面向師生提供咨詢服務(wù)，并承擔(dān)信息化教務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)無(wú)法解決的工作，彌補(bǔ)教務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的不足。

1.排、選課管理。

制定教學(xué)進(jìn)程、執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)到編排課程表各環(huán)節(jié)，校、院（系）分工明確、各負(fù)其責(zé)。

2.考試管理。

（1）考試課程劃分。

考試課程分為校級(jí)考試課程和院（系）級(jí)考試課程，校級(jí)考試課程一般為公共基礎(chǔ)課和技術(shù)基礎(chǔ)課，院（系）級(jí)考試課一般為學(xué)科技術(shù)基礎(chǔ)任選課、專業(yè)課成組課和選修課。教務(wù)處負(fù)責(zé)校級(jí)考試課程的組織工作，院（系）負(fù)責(zé)院（系）級(jí)考試課的組織工 （轉(zhuǎn)第99頁(yè)）