高職院校人事檔案工作淺析

黃昆 鄧芳

摘 要： 人事檔案管理是高職院校管理中的一項必不可少的基礎性工作，也是人事工作的一個重要組成部分。本文從人事檔案工作的重要性為出發點，談及影響高職院校檔案管理的弊端，得出如何提高人事檔案管理人員現代化管理意識。

關鍵詞 ：高職院校 人事檔案 創新

一、高職院校人事檔案工作的重要性

人事檔案管理顧名思義就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是指學校在人事檔案活動中形成的，形成教職工個人經歷、政治思想、業務能力、工作表現等內容的文件材料，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息，是各級組織全面地考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據。在人事檔案管理工作中，必須嚴格保管，確保人事檔案的完整與安全。高校人事檔案工作是組織人事工作的重要內容，是高校人才隊伍建設的重要基礎工作。

二、影響高職院校檔案管理的弊端

1管理水平低，意識滯后

一直以來，高校領導和教職工對人事檔案工作的重要性認識不足，片面地認為人事檔案工作只是“收收管管，翻翻找找，查查看看”，只是收集和保管資料，誰都可以做，能應付就行了。

高職院校人事檔案管理缺乏必要的重視度，管理人員業務水平相對比較低，一般高職院校沒有專職的檔案管理人員，大多數都是兼職，管理水平明顯達不到預期的設想。

2重保存、保密，輕服務、利用

目前，高校的人事檔案管理側重于檔案的保管、保密、查閱、借閱以及轉遞，不注重如何充分開發和有效利用檔案資源，人事檔案的利用率受到當前高校人事檔案管理體制的約束。多數高校人事檔案管理者缺乏檔案使用意識和參與意識，他們很少去研究檔案材料的開發利用，高校人事檔案工作仍處于“被動應付”的狀態，難以為人力資源開發、人才隊伍建設提供高質量的服務。

3管理方法滯后

目前的人事檔案管理方法，重管理，輕服務，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，現代化管理水平不高。比如干部人事檔案管理方法滯后于干部人事制度改革的進程。干部考察任用對干部個人經歷和個人基本情況主要依據是干部檔案所記載的，這就要求干部檔案在管理上要主動適應干部工作的要求，不能處于被動應付狀態。檔案管理的繁瑣很大程度上是由于檔案工作本身的繁瑣所造成的，這就要求必須改進檔案管理方法。

三、整理高校人事檔案工作工作注意點

1首先組織人事處要挑選本部門有檔案管理工作經驗的，認真負責的同志擔任整理檔案工作。整理檔案的人員熟悉整理檔案的有關規定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

2整理人事檔案，首先要收集好人事檔案材料，并準備好卷皮，目錄紙，襯紙，切紙片，打孔機，縫紉機等必需的物品和設備。

3要認真鑒別、分類準確、編排有序，目錄清楚、裝訂整理。

四、提高人事檔案管理人員現代化管理意識

要實現人事檔案管理現代化.首要的任務就是用現代人事管理理論和科學的檔案管理理論更新人事檔案管理人員的管理觀念與管理理念?，F代人事檔案管理者還必須具備以下幾方面：

（一）依法管理、照章辦事的觀念

高校人事檔案管理人員必須熟練掌握與人事檔案管理有關的法律、法規及有關政策。既要熟悉《檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》等法律、法規，又要熟悉《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作文件選編》等專業檔案工作規則.并在人事檔案工作的各個具體環節中認真貫徹上述法律、法規及有關政策.

（二）組織檔案管理工作人員參加培訓和學習

為提高學校檔案管理工作規范化、科學化水平，提高學院檔案管理人員工作效率性，結合學校“文化發展年”活動，組織人事處經常組織分管學院檔案工作的老師參加檔案員業務培訓工作會議。通過培訓，對檔案工作有了更深一步了解，開展檔案工作更加得心應手。

（三）建立系統化的檔案管理小組

大多數高職院?？梢越⑾鄳臋n案管理工作機構，并負責對學院的人事檔案工作進行指導、監督和檢查。學院組織人事處負責牽頭工作，每個部門設定一名專門的部門檔案管理人員，負責本部門的檔案管理工作。組織人事處檔案管理機構有專職干部專門對部門的人員進行指導。并且接收上級有關業務部門的檢查工作。這樣既減輕了組織人事處的工作量，也有系統的做好學院檔案管理工作。

（四）自主創新檔案管理工作

創新是高校人事檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉，高職院校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，以創新思維指導人事檔案工作的實踐，更好地適應新時期高?？焖侔l展的要求。

1不斷加強人事檔案工作者的創新學習意識

現在社會已進入信息時代，人事檔案工作者要適應新時期經濟發展的需要，服務經濟建設，服務高校發展，就必須作為創新主體，主動迎接挑戰。

樹立創新意識。要有創新的意識和思想，要積極研究社會需求，有超前的服務意識，把人事檔案工作融入新的經濟環境中。檔案工作創新采用對檔案管理的創新想法，沒有創新的意識，檔案工作創新就無從談起。

培養創新能力。檔案工作者應努力優化自己的知識結構，持有懷疑的精神、求變的態度和綜合選擇的能力，使自己成為符合時代要求的復合型人才，努力學習檔案新知識、新理論和新技術。只有這樣，才能充分發揮自已。的潛力，積極培養出自己.對新知識的敏感性和善于把新知識轉化為有效服務的能力，創造出新知識。

2改變管理方式是人事檔案工作創新的手段

在人員流動日益增強的情況下，紙質檔案的弊端也更加明顯。所以，應大力推進人事檔案管理的現代化和信息化，加快人事檔案信息全國聯網的步伐，使人事檔案的利用、查閱、檔案信息的添加更加方便、快捷。在人事檔案方面，建立一個更加方便有效的電子人事檔案系統。這樣可以改變人們對人事檔案的看法，真正使人事檔案成為促進人才流動的工具，而不是束縛人才的牢籠。在方便查詢的同時，要加強機密管理，涉及個人隱私的材料必須有所限制，不無限制公開，以保證公民的隱私權。

3拓寬服務渠道是高校人事檔案工作創新的目的

隨著市場經濟的發展和科學文化建設高潮的到來，高校的各項工作對人事檔案內容要求越來越廣，對服務方式的要求越來越活。因此，我們要緊跟時代步伐，抓住機遇，加快人事檔案工作進程，按照“堅持創新，突出服務”的思想加快人事檔案部門的業務建設。首先，改進服務方法，在校園網上建立專門檔案網頁，最大限度地滿足高校發展對檔案的利用需求。其次，檔案的開發利用要向深層次服務轉化。根據高校教學、科研工作的需求收集一些有突出貢獻的專家、學者的學術資料。

4運用現代科技手段，開辟檔案資源管理新途徑

檔案資源管理因為有了智能化管理平臺的出現和廣泛運用變的更加高效，檔案管理部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件，積極參與檔案管理系統的設計與建設。以告別手工操作運轉慢、效率低的狀況，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快。

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