淺談高校教學秘書工作存在的問題及對策分析

劉釗慧

摘 要： 教學秘書是高校教學管理隊伍的主力軍之一，是聯系學校、教務處、各學院及師生的橋梁和紐帶，是教學工作正常運行的中樞。本文以四川某高校為例分析當前教學秘書工作的現狀和存在的主要問題著手，進一步認識教學秘書的角色定位和工作任務，并結合實際提出了對解決教學秘書工作問題的一些思考。

關鍵詞 ：教學秘書 問題 角色定位 對策

一、高校教學秘書工作的現狀和存在的問題

1.教學秘書工作沒有受到充分重視

當前高校教學秘書隊伍的一個現實是，許多高校高度重視師資和科研隊伍的建設，對于教學管理部分領導和教師認為僅僅是打電話、簽收文件、排排課、管管成績、安排考試、整理資料等一些簡單的事務性工作，對教學管理更是抱有只要不出教學事故就行的態度。從而導致教學秘書無論在職稱、職務、評獎、學習、培訓等方面都比同學歷的教師機會少，例如四川某高校在教學環節方面每年度會評“教學十佳”、“優秀教師”、“優秀實驗員”“優秀輔導員”，而在教學管理方面沒有設置任何優秀評定；并且教學秘書沒有評定職稱的機會，導[FL）]

致大部分教學秘書在工作了7、8年后還是初級職稱，工資水平一直處于最低水平。這樣嚴重挫傷了教學秘書的工作積極性，造成隊伍不穩定，一些高學歷、能力強的教學秘書轉為教師、輔導員或調出高校。

2.知識結構單一，學歷層次和技術職稱偏低

下面以四川某高校為例，從2013年6月調查結果來看，教學管理隊伍現狀頗令人擔憂。如年齡結構：35歲以下、35-50歲、50歲以上所占比例分別是51%、47%、1%，學歷結構：博士僅占0%、碩士僅占16%、本科占60%、大中專及以下占24%，職稱結構：正高占0%、副高占5%、中級占45%、初級及無職稱者占50%。由此我們容易發現大多數教學秘書的學歷在本科及以下，技術職稱多在中級及以下，并且近年來招聘越來越多的編外人員做教學秘書。教學秘書既要參與教學計劃的修訂，教學任務的安排，教學過程的監督和管理，還要協調教師和學生解決各種問題。因此，專業不對口、學歷和職稱偏低的現象決定教學秘書很難更好地履行職責。

3.教學秘書的工作程序不規范

教學秘書在行政上屬于院（系），在業務上卻從屬于教學管理部門（教務處），直接接受教務處安排。為此教學秘書工作經常陷入重復交叉的“兩難”境地。再加上對教研室、教師和學生的臨時性服務工作，使教學管理工作經常處于臨時的應急狀態，沒有計劃性和規范性。例如，監考教師在監考的時候沒有按時監考，我們的教學秘書不能發揮基層管理者的管理智能，而只有充當“救火員”的角色頂替監考，由此來避免教務處督導的巡查，保證學院的教學管理環節沒有教學事故。

4.管理知識和專業知識缺乏，教學管理方法陳舊

教學管理的主要任務是研究教學及其管理規律，改進教學管理工作，提高教學管理水平；建立穩定的教學秩序，保證教學工作的正常運行；研究并組織實施教學改革；努力調動教師和學生教與學的積極性。教學秘書想要順利的開展這些工作，既要有教學管理知識又要有所在院系的專業知識，但是大多數教學秘書不是教育管理專業出身，不懂教學管理的相關知識，還有的雖然是教學管理專業畢業，但不懂所在院系的專業知識，還有一些教學秘書仍停留在事務型、經驗型的管理層面上，教學管理方法陳舊，只習慣于上傳下達、被動接受任務，工作上缺少創造性、積極性和科學性。

二、教學秘書的角色定位和工作任務

教學秘書是高校基層教學單位最直接的教學管理人員，是學校教務部門和院系教學主任的得力助手，是聯系教務處、各學院、院系領導、教師、督學專家和學生之間的紐帶，在教學工作中有著不可替代的作用。概括起來，教學秘書的角色定位和工作任務主要有：

1.教學秘書是服務者

這是教學秘書的基本職能，教學秘書要樹立“立足本職、開拓創新、服務至上”的理念，具體體現在為教學、科研服務；為全體師生服務；為領導決策服務。主要是通過學籍管理、成績管理、考務管理、教學運行的監督管理、日常教務工作管理、教材的征訂和發放管理、教學檔案管理等工作得以實現。

2.教學秘書是基層管理者

教學秘書是院系教學管理的基層管理者、信息反饋者。一是協助院、系分管領導對教學工作的一般運行進行管理。如對教師調停課的管理、輔導答疑的管理、聽課的管理、教學計劃的管理等。二是教學質量的保障和監控管理。廣泛收集來自學生評教、教師評學、同行互評、教學督導專家和信息員的信息，對教師的教學質量進行全面調查管理和評議，協助院系領導對教學運行的全過程實施全程質量管理。

3.教學秘書是溝通協調者

教學秘書在具體的工作中，既要面臨教務處、院系領導、教師和學生等多層面的協調工作；也要涉及到與各教學部門、與有關職能部門之間的協調。具體來講，既要及時準確的完成教學管理部門和院系領導下達的工作任務，又要客觀及時的將教學過程中的一些情況反饋上去。還要做好領導與教師、教師與學生之間的溝通協調關系。例如，每學期要根據教學計劃的要求落實各個環節的教學任務，負責教師教學任務書、教師課表、學生課表等相關協調工作；協調課務安排與變動事宜，并及時將課務安排與變更情況通知任課教師和學生；負責選課、考務工作中教務處、各學院、師生之間的協調工作等。

三、對解決教學秘書工作中存在問題的一些思考

為了保障高校教學秘書隊伍的穩定性，保證教學工作正常進行，維護良好的教學秩序。筆者針對目前高校教學秘書工作的現狀及存在的問題，提出了以下幾點對策：

1.重視教學秘書工作，調動教學秘書的工作積極性

學校應明確教學管理在學校管理中的重要地位，各高校應使工作在不同崗位的人員都能夠得到相當的待遇，堅持公開、公平、競爭、擇優的用人原則和合理的教學秘書人員進出機制。根據工作中的表現，給予教學秘書評優、升職和相當的評職稱機會。由此來調動教學秘書工作的主動性和積極性。

2.加強學習，提高教學秘書的專業能力和管理水平

教學秘書既要有一定的理論水平，也要具有較強的實踐能力才能順利的開展工作。具體來說，教學秘書要掌握一定的教學管理知識、所在院系的專業知識、熟悉現代化辦公的能力。這就要求各高校給教學秘書提供各種學習、培訓和進修機會，著重提高和完善教學秘書的知識水平、管理水平、統籌計劃能力、研究問題和解決問題的能力、表達能力、公文處理能力、溝通協調能力、收集和處理信息資料的能力，不斷提高工作效益，使教學管理科學化、制度化、規范化、現代化。

3.加強教學秘書思想意識

教學管理復雜、多樣，涉及方方面面，即使一個很小的環節銜接不暢都會對教學運行產生一定的影響。因此，學校應鼓勵并要求廣大教學秘書不斷提高思想意識，充分利用空暇時間加強學習，不斷提高自身的知識水平和研究能力，使自己在做好日常教學管理的同時，能從一些瑣碎的教學事物中發現新情況和新問題，從中去總結經驗，摸索規律，讓教學秘書從教學管理工作促進教學管理研究，不斷提高教學管理工作的科學性、現代化和規范化水平，

4.加強考核管理，引入評優激勵制度

目前，很多高校，例如四川某高校，沒有教學秘書的考核管理辦法，只要不導致教學事故，干好干壞一個樣（特別是編外教學秘書在工資水平上與在編教學秘書相差較大），導致了一些教學秘書沒有進取心和責任心，極大的影響了工作水平。因此，有必要開展教學秘書之間的崗位爭優活動。使教學秘書隊伍呈現優勝劣汰的局面，對工作責任心強，業務水平高、業績突出者給予表彰和獎勵；恢復教學秘書的職稱評審資格，打破部分教學秘書工作了近10年還是初級職稱的境況。這樣能增強教學秘書的競爭意識和進取精神，使教學秘書自覺提高個人修養、能力素質、工作水平、責任意識和工作熱情等。

總之，進一步提高教學秘書工作質量，就要正確認識教學秘書在高校中的地位和作用，采取適當的對策，加強對他們的思想教育，提高他們的個人綜合素質，豐富他們的專業知識，提供合理的發展空間，提高他們的工作積極性、開發創造性，這樣才能推動教學手段和教學方法改革，使教學秘書工作進一步科學化、有序化、規范化、現代化。

參考文獻：

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