試論事業單位人事檔案管理存在的問題與對策

王艷秋

【摘 要】人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來源，更是知人善任、選賢舉能的重要工具。隨著人事制度的改革和深入，市場經濟的建立和發展，用工形式的多元化。人事檔案的現狀存在諸多問題，如常見的人事檔案管理制度不夠完善；人事檔案管理人員素質普遍偏低等等。在這樣的背景下人事檔案管理工作根本不能適應人事制度改革的需要。所以提升人事檔案管理水平成為事業單位人事部門迫在眉睫的頭等大事。本文主要論述了事業單位人事檔案管理存在的問題以及一些對策。

【關鍵詞】人事檔案；事業單位；信息化；管理；對策

前 言

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的寶貴歷史材料。人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能充分反映出個人經歷、德才能績、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經歷的重大事件，是知人善任、選賢舉能的重要工具。當前事業單位人事檔案管理存在許多亟待解決的突出問題，人事檔案管理制度不夠完善；人事檔案管理人員素質普遍偏低；人事檔案管理信息化程度不高等。在這樣的背景下人事檔案管理工作根本不能適應人事制度改革的需要，所以隨著事業單位管理體制的改革和事業單位的快速成長，提升人事檔案管理水平成為事業單位人事部門迫在眉睫的頭等大事。

1、事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

1.1對人事檔案管理的重要性認識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，它不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。人事檔案管理大多數是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業人員管理， 而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，同時人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足。

1.3人事檔案存在弄虛作假。人事檔案的生命是真實性，在現有人事檔案管理模式下，類似于“弄虛作假”的現象屢屢出現。如高考、職工調動、就業、報考公務員、考研等，個別人甚至通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等的目的。有的為了競聘較高級領導職務崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來了極大的傷害。不同形式的虛假檔案現象的屢屢出現，使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢屢受到挑戰。

1.4人事檔案利用水平低。對人事檔案管理者來說，無論是收集、整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于人事工作，為人事決策提供參考依據，其根本目的就是在于有效的利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識較差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容都是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。也代表著檔案管理制度執行的不力程度，本身檔案工作是項規范性、保密性較強的工作，沒有一定的制度約束，就使得人事檔案管理工作無章可循、無所適從，其真正的作用沒有得到充分的發揮。

1.5人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高。通過分析人事檔案的利用工作記錄發現人事檔案的服務對象已經從過去的組織人事部門、黨政機關和各級領導，擴展到多部門，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉變為提供身份證明、學歷證明、辦理公證等多形式，單純靠查閱紙質檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長久性保存。但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

2、事業單位人事檔案管理制度的管理對策

2.1提高認識，加強領導。建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，進一步做好人事檔案管理工作。單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設；積極爭取領導的支持，加大對檔案基礎設施的資金投入，改善人事檔案管理條件和設施，比如建立堅固的防火和防潮的專用檔案庫，配置鐵質的檔案柜；設置空調、去濕和滅火等設備；設立獨立的檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室等。同時按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規劃，使檔案工作順利進行。

2.2建立健全人事檔案管理制度。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。健全管理制度，能大大提高人事檔案管理的制度化建設水平。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

2.3加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，可以及時準確、全面的提供人事資料和相關數據，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

結 語

人事檔案管理制度存在的問題是較為明顯的，在目前還不存在一個完善的體制結構，人事檔案的改革勢在必行，它所存在的問題也是亟待解決的。通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

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