淺析電子文件與紙質檔案并存時期檔案管理的探討

黃健玲

【摘 要】電子文件和紙質文件并存時期，檔案管理模式和流程將有所改變，如何有效地管理好檔案、完成手工檔案管理向信息化檔案管理的過渡。檔案信息化管理模式的變化，對基層檔案管理提出了新的要求。

【關鍵詞】電子文件；紙質檔案；檔案管理

信息化社會的到來，使得手工檔案為主要承載形式的檔案存儲，發生了巨大的變化，主要由紙張為介質的傳統紙質檔案正逐步向以磁盤、光盤等形式為介質的電子文件過渡。其文件是已被計算機識別、處理、存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳遞的代碼序列。[1]目前包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。目前檔案工作將處于紙質檔案與電子文件并存階段，改進檔案管理模式，促進檔案管理多元化發展，具有一定的指導作用。如何完成手工檔案管理向信息化檔案管理的過渡，這是我們檔案工作者所面臨的全新課題。

一、電子文件與紙質檔案管理的共存

電子文件的出現，檔案工作向信息化發展，以紙張為介質的紙質檔案和以新型載體材料為介質的電子檔案是檔案信息存儲的傳統與現代化兩種不同的表現形式，得到檔案工作者的廣泛認同；目前電子計算機在檔案管理中的應用，預示著檔案管理工作向信息化發展。電子文件與紙質文件管理的共存是管理的過程，就其共存的狀態及原因，大體上可以歸結為以下兩類：第一類是先有紙質文件，之后根據存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本，這就是紙質文件的數字化過程。紙質文件的數字化通常有兩個時間點：一是單位收到外來文件立即實施數字化，使文件在現行期即有紙質和電子兩種版本；二、是對已經歸檔的紙質檔案實施數字化，文件到節非現行期才有兩種版本。第二類是在業務活動中用計算機直接生成電子文件，但出于對文件證據要求或長久可讀的考慮，又將電子文件轉換成紙質文件。這種轉換也有兩個時間點：一是在計算機系統中完成文件制作，或經由網絡（電子郵件系統、電子公文傳輸系統等）傳輸的電子文件接收后，以紙質文件形式輸出生效，從而使文件在現行期即有兩種版本；二是在歸檔時或歸檔后為電子文件制作硬拷貝（紙質文件、縮微件），在這種情況下，文件到了半現行或非現行期才有兩種版本。

電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長時間，且最終的趨向是紙質文件管理功能的弱化和電子文件管理功能的強化。在兩者共存狀態下，必然要對紙質文件和電子文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統的共存。兩個文件管理系統共生于一個機構中，并不斷磨合著相互之間的關系。它們既各自獨立、各自發展，又互相依存，承擔著共同的、各自分擔的責任。

二、并存時期的檔案管理模式

在目前檔案管理技術條件下，紙質檔案與電子檔案各以其特點和功用并存于檔案各個領域。電子檔案在信息傳輸、處理及開發利用方面的高效、快捷，以及各種媒體集成性帶來的直觀、全面等特點，都是紙質檔案無法比擬的。但是只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，我們還是需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存。“無紙化”的實現過程是一個漸進過程，在這一階段電子文件和紙質檔案管理的共存是在相互學習、互補長短。

在目前的管理階段，電子文件和紙質檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發文和內部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。[2]

對于具備辦公自動化管理和檔案管理的軟硬件環境，有可能實現“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實行辦公自動化和檔案管理環境的單位則可以對電子文件和紙質檔案在歸檔期實施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的。但是，我們應認識到紙質文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為立卷方式的改變而使檔案文件散失，紙質文件不僅要歸檔，而且還需要進行必要的整理，更好地保管和利用。

三、并存時期的檔案管理流程

隨著電子政務、電子商務建設的開展，各機關、和企事業單位也相應建立了系統辦公網絡平臺，在這種辦公狀態下自然形成電子文件和紙質文件的并存，優勢互補。自從國家檔案局推出“一事一卷”的立卷方法后，這為紙質檔案與電子文件并存階段的立卷工作提供了更適用的環境。下面具體論述在并存時期檔案管理流程的變化。

文件管理流程是指在整個文件生命周期中一系列有聯系的文件管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索、提供利用等業務。以前，基層檔案室的文件主要以外部來的機關發文和本單位內部產生的紙質文件居多，但現在所管理的對象既包括電子文件又包括紙質文件。現代文件管理流程既要實現對電子文件的管理，又要實現對紙質文件的管理。為了實現電子文件和紙質文件的統一管理。為此，對電子文件和紙質檔案的管理可實行同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。

1.同步歸檔。改變以往定時歸檔的方式，將制發的、收到的以及經公文處理的紙質文件核對完整齊全后即時歸檔；電子文件確定符合歸檔要求后，保存到指定的計算機硬盤上或檔案數據庫中，并加上歸檔標志。

2.同步鑒定。對于電子文件的鑒定最理想是由計算機自動鑒定，即在電子文件管理系統設計的調查階段，指定保管期限表并納入管理系統，文件一旦形成系統便依照預定的保管期限表自動提醒或判斷保管期限；而紙質檔案的鑒定工作也不必像傳統鑒定工作那樣集中進行，而是即時鑒定以便即時歸檔。

3.同步整理。即是指歸檔的紙質文件與電子文件采用“合二為一”的整理方法，兩者擁有相同的檔號和著錄信息，在整理歸檔紙質文件時，歸檔電子文件也就整理完成了。

4.同步著錄。這種同步的著錄表現在電子文件形成于單位的檔案（文件）處理系統時按規定形成或自動形成的著錄信息，可直接應用于紙質文件的著錄，這也是同步整理、同步利用的基礎。

5.同步利用。在文件查閱時，利用者可以通過同一著錄信息，檢索紙質和電子兩種不同類型的同一文件。以電子文件利用為主，將可公開的電子文件保存在網絡服務器數據庫中，在網上直接提供利用。另外通過刻錄光盤或復制軟盤提供利用。在需用紙質文件時，可按照同一件號提供紙質文件。這樣既提高了文件的利用效率，又減少了紙質文件的磨損。

檔案事業的發展離不開檔案室的工作質量提高，檔案事業才能提高。新時期檔案事業只有適應變革才能有所發展。因此，只有做好紙質文件和電子文件的并存管理，才能更好地迎接“無紙化”時代的到來。

【參考文獻】

[1]陳子丹.近年來我國電子文件定義評述[J].檔案，2001（05）.

[2]馮惠玲.電子文件與紙質文件管理的共存與互動[J].中國檔案，2003（12）.