一級(jí)管理模式下的研究生培養(yǎng)數(shù)字化管理

呼豐

“研究生教育作為整個(gè)國民教育體系的最高端，代表著國家的高等教育水平，在增強(qiáng)國家自主創(chuàng)新能力中具有極為重要的作用”[1]。高校研究生的培養(yǎng)與管理，對創(chuàng)建研究型高校和推進(jìn)高層次人才服務(wù)社會(huì)都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校研究生數(shù)量也逐年猛增，這給研究生教育管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。面對研究生培養(yǎng)與管理的周密性和傳統(tǒng)的、手工的研究生管理方式繁瑣性之間的矛盾，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的管理手段應(yīng)運(yùn)而生，并在近幾年的研究生培養(yǎng)管理實(shí)踐中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

為適應(yīng)學(xué)校發(fā)展形勢，切實(shí)提高研究生培養(yǎng)管理工作的效率和水平，蘇州科技學(xué)院在2006年通過招標(biāo)引入一套研究生信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，將相對固定的業(yè)務(wù)流程、管理方法、各種規(guī)范等相關(guān)信息，通過平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行整合，同時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一管理與差異化管理相結(jié)合，使研究生部的管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，從而大大提高研究生部的管理水平，充分節(jié)約工作人員的寶貴時(shí)間，提高工作效率[2]。經(jīng)過多年的實(shí)踐運(yùn)行，該系統(tǒng)已基本處于穩(wěn)定運(yùn)行階段，并在研究生信息化管理方面發(fā)揮著重要的作用。然而，面對學(xué)校招生學(xué)科和研究生數(shù)量的飛速增長，該系統(tǒng)仍需隨著各用戶組需求的變化進(jìn)一步擴(kuò)展和完善。

一研究生信息管理系統(tǒng)

蘇州科技學(xué)院研究生信息管理系統(tǒng)采用某科技有限公司“Gmis研究生管理系統(tǒng)V3.0”系統(tǒng)，系統(tǒng)組成包括招生管理、學(xué)籍管理、培養(yǎng)管理、成績管理、畢業(yè)管理、學(xué)位管理、學(xué)科管理和系統(tǒng)管理共8個(gè)子系統(tǒng)，其內(nèi)容涵蓋了研究生教育與培養(yǎng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，以實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)籍、培養(yǎng)、畢業(yè)等的全過程化管理。在研究生規(guī)模尚不巨大的情況下，按照我校研究生一級(jí)管理模式的實(shí)際情況，該系統(tǒng)基于角色將用戶端分為系統(tǒng)管理員、學(xué)院研究生秘書、教師組、研究生等用戶組。按照研究生培養(yǎng)的相關(guān)流程，各用戶組之間因不同需要設(shè)定各自權(quán)限，并與各子系統(tǒng)的相關(guān)環(huán)節(jié)相輔相成。

1研究生

研究生登陸系統(tǒng)需要進(jìn)行個(gè)人基本信息的錄入、學(xué)期注冊，在系統(tǒng)內(nèi)提交個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃后按照院系排課情況進(jìn)行選課，并按課表進(jìn)行課程學(xué)習(xí)，研究生可于期末在系統(tǒng)內(nèi)查詢成績。完成課程學(xué)習(xí)后，研究生在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行學(xué)位論文從開題到答辯的申請，并完成必修環(huán)節(jié)的信息登記，經(jīng)導(dǎo)師和學(xué)院審核后不得變更。

2教師組

教師組分為任課教師和研究生導(dǎo)師兩類，某一教師身兼兩種角色的需由管理員在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行身份對應(yīng)維護(hù)。教師組用戶可登陸系統(tǒng)進(jìn)行課程教學(xué)以及進(jìn)行綜合查詢及管理，同時(shí)導(dǎo)師可對所帶學(xué)生的培養(yǎng)計(jì)劃、實(shí)踐環(huán)節(jié)以及學(xué)位申請的全過程進(jìn)行查詢和審核。

3學(xué)院研究生秘書

學(xué)院研究生秘書可于系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行本學(xué)院學(xué)生學(xué)籍、培養(yǎng)信息的綜合查詢和管理，完成專業(yè)課的教學(xué)安排，并對學(xué)生的成績、必修環(huán)節(jié)以及學(xué)位相關(guān)環(huán)節(jié)的申請進(jìn)行審核。也可就本學(xué)院教師及研究生導(dǎo)師相關(guān)信息在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)充和完善，并進(jìn)行本學(xué)院各學(xué)科點(diǎn)的信息更新與維護(hù)。

4系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員可對該系統(tǒng)上述8個(gè)子系統(tǒng)的全部功能和各用戶組進(jìn)行管理操作，也可就學(xué)校管理特點(diǎn)和要求設(shè)定各個(gè)用戶組的使用權(quán)限，以便實(shí)現(xiàn)對各學(xué)院研究生、教師、學(xué)科等相關(guān)信息的及時(shí)把握，并對全校研究生的培養(yǎng)工作進(jìn)行維護(hù)和管理。

二蘇州科技學(xué)院研究生管理模式

根據(jù)我國研究生教育管理的實(shí)踐，可將研究生教育組織模式分為兩種：一級(jí)管理模式和二級(jí)管理模式[3]。蘇州科技學(xué)院自取得碩士學(xué)位點(diǎn)后，經(jīng)過幾年的發(fā)展逐漸由原來的學(xué)科辦、研究生處發(fā)展為研究生部，并成為學(xué)校相對獨(dú)立的、專門的研究生教育機(jī)構(gòu)。部門下設(shè)學(xué)科、招生、培養(yǎng)與學(xué)位、教育管理等科室，在學(xué)校的研究生教育和學(xué)科建設(shè)等方面發(fā)揮著無法替代的作用。我校在研究生規(guī)模的現(xiàn)實(shí)情況下，對研究生教育管理采用的是一級(jí)管理模式，即由研究生部主要負(fù)責(zé)研究生的培養(yǎng)與管理工作。這種近乎垂直型的管理模式，在保證學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度順利執(zhí)行的情況下，有利于充分調(diào)動(dòng)全校的教育教學(xué)資源，促進(jìn)研究生教育的快速發(fā)展，但是在另一方面也使得研究生管理部門的工作繁重，并且在一定程度上也造成了二級(jí)學(xué)院對研究生教育管理工作缺乏主動(dòng)性[3]。

研究生信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，為我校研究生培養(yǎng)與管理帶來了極大的方便，學(xué)生個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃、成績、學(xué)位論文相關(guān)信息等可以快速便捷地查詢，并且通過系統(tǒng)管理員對用戶權(quán)限的設(shè)定，實(shí)現(xiàn)了不同人員對不同信息的分類管理和通用查詢功能。然而，學(xué)校一級(jí)管理的模式也使得大量的研究生培養(yǎng)管理工作集中在學(xué)校研究生部，研究生、學(xué)院秘書等各級(jí)用戶在數(shù)字化管理中遇到的問題也多直接反映到研究生部，而未能系統(tǒng)的對各自權(quán)限內(nèi)的模塊進(jìn)行深入的探究，以致造成研究生管理部門花費(fèi)過多的精力在系統(tǒng)瑣碎事務(wù)的處理上。隨著我校研究生招生學(xué)科和在校人數(shù)規(guī)模的劇增，單一的研究生一級(jí)管理模式在研究生數(shù)字化管理等方面也慢慢呈現(xiàn)其不足和弊端，我校也積極探索管理模式的改革，逐漸向研究生二級(jí)管理模式過渡，探索新型高效的管理組織架構(gòu)，提高研究生管理效率，保證研究生教育與培養(yǎng)工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

三關(guān)于研究生培養(yǎng)數(shù)字化管理的思考與建議

研究生的培養(yǎng)管理需要學(xué)校各級(jí)管理人員的協(xié)調(diào)與配合，同樣，研究生信息管理系統(tǒng)的順利應(yīng)用也需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和相關(guān)人員的配合。我校研究生信息管理系統(tǒng)在研究生培養(yǎng)管理方面正發(fā)揮著重要的作用，隨著學(xué)科類別的拓展和工作的事務(wù)性的加強(qiáng)，該系統(tǒng)在研究生培養(yǎng)管理過程中也呈現(xiàn)出一定的問題，需要在今后的實(shí)踐中不斷探索與解決。

1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視，規(guī)范數(shù)字化管理

研究生信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用是適應(yīng)學(xué)校發(fā)展形勢的需要，是提高研究生培養(yǎng)管理工作的重要手段。研究生信息系統(tǒng)可以及時(shí)快捷地提供在校及存檔研究生的各類信息數(shù)據(jù)，也可通過流程化的模式規(guī)范管理，為學(xué)校及研究生相關(guān)管理決策提供支持，因此也離不開學(xué)校和學(xué)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。學(xué)校主管部門要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的優(yōu)勢與重要作用，針對研究生信息管理系統(tǒng)建立各級(jí)管理的相關(guān)制度和規(guī)章，嚴(yán)格規(guī)范研究生培養(yǎng)管理的數(shù)字化流程。同時(shí)，安排專門人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的管理、維護(hù)和更新，以便及時(shí)解決實(shí)際操作中呈現(xiàn)出的各種問題，從制度和人員上保障研究生信息管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行。

2強(qiáng)化各級(jí)用戶操作，提高數(shù)字化程度

包括系統(tǒng)管理員在內(nèi)的各級(jí)用戶是系統(tǒng)運(yùn)行的支撐，因此，系統(tǒng)是否能夠有效地按照設(shè)定程序進(jìn)行研究生培養(yǎng)的流程化管理取決于各級(jí)用戶是否能正確地完成各自權(quán)責(zé)內(nèi)的網(wǎng)上操作。研究生的培養(yǎng)需要學(xué)生、導(dǎo)師、教師、學(xué)院和研究生管理部門的協(xié)同配合：在了解研究生培養(yǎng)與管理流程的基礎(chǔ)上，學(xué)生入學(xué)后必須熟悉自身系統(tǒng)權(quán)限內(nèi)各個(gè)模塊的功能，實(shí)現(xiàn)整個(gè)培養(yǎng)環(huán)節(jié)相關(guān)信息的網(wǎng)上載入；任課教師、研究生指導(dǎo)教師以及學(xué)院秘書也必須精通系統(tǒng)模塊內(nèi)各自權(quán)限的功能與操作，完成學(xué)生相關(guān)信息的管理和各類申請的審核。然而由于研究生生源地和本科院校數(shù)字化管理模式的不同，以及系統(tǒng)各級(jí)管理人員接受信息化程度的差異，導(dǎo)致研究生信息管理系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行中會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一些不必要的問題，反而在一定程度上妨礙了工作效率的提升，因此，在要求各級(jí)用戶熟悉操作的同時(shí)，進(jìn)行有針對性的系統(tǒng)操作培訓(xùn)也是切實(shí)提高學(xué)校研究生管理隊(duì)伍素質(zhì)和管理數(shù)字化程度的重要保障。

3完善更新與維護(hù)，開拓?cái)?shù)字化延展性

由于不同高校的研究生管理模式的個(gè)體差異，以及管理形式的多樣化，研究生信息管理系統(tǒng)應(yīng)該在適合不同高校普遍要求的前提下滿足使用學(xué)校的特殊實(shí)際情況。隨著我校專業(yè)學(xué)位研究生、工程碩士、同等學(xué)力申請碩士學(xué)位等培養(yǎng)類別的增加，傳統(tǒng)的全日制研究生框架下的信息管理系統(tǒng)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校研究生數(shù)字化管理的要求，同時(shí)，不同類別的研究生在系統(tǒng)的使用過程中和信息管理中也出現(xiàn)不少亟需解決的實(shí)際問題，研究生信息管理系統(tǒng)的可維護(hù)性和可擴(kuò)展性就顯得尤為重要。針對數(shù)字化管理，研究生管理部門需要走進(jìn)二級(jí)學(xué)院，走近研究生，就系統(tǒng)運(yùn)行中存在的不足及時(shí)聯(lián)系軟件供應(yīng)方進(jìn)行更新維護(hù)，不斷加強(qiáng)系統(tǒng)在研究生培養(yǎng)管理中應(yīng)用的廣度和深度，進(jìn)一步推進(jìn)研究生管理工作效率的提升。

總之，研究生的培養(yǎng)與管理工作具有很強(qiáng)的事務(wù)性，數(shù)字信息化管理已成為研究生培養(yǎng)管理發(fā)展的大趨勢，也是高校研究生教育“與時(shí)俱進(jìn)”、謀求長遠(yuǎn)發(fā)展的重要舉措。在數(shù)字化管理的具體過程中，正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理的優(yōu)勢和不足，優(yōu)化研究生管理組織模式和架構(gòu)，全面保障研究生培養(yǎng)管理的可持續(xù)、快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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