加快農業科技檔案管理現代化的對策建議

王茜

摘要：在分析農業科技檔案特點的基礎上，明確了當前農業科技檔案管理中存在的難點和問題，并有針對性地提出了五條加快科技檔案管理現代化建設的對策建議。

關鍵詞：農業科技檔案；管理現代化；對策

中圖分類號：G278.5 文獻標識號：A 文章編號：1001-4942（2013）08-0129-02

隨著社會發展和農業科技進步，農業科技檔案數量日益增多，利用要求日益提高，傳統的檔案工作手段和方式越來越不適應檔案事業日益發展的客觀需要，不可避免地面臨著保管龐雜、查找困難、提供遲緩、管理水平低等問題。因而，提高農業科技檔案管理水平，全面實現檔案管理現代化，是當前檔案工作的重要課題。

1農業科技檔案的特點

農業科技檔案是人類在農業技術活動中自然形成的各種文字、聲像、電子材料等信息資源的總稱，是科技人員辛勤勞動和智慧的結晶，具有原始性、長期性、專業性、繼承性和保密性等特點。1.1原始性

科技檔案是科技人員在研究過程中形成的原始記錄，是科技活動原時原地的印記，而不是事后整理出來的加工產品，具有唯一性和排他性，不存在替代品。

1.2長期性

據中國農業科學院對878項農業科技成果的統計，平均研究周期為5～7年，其中獲國家發明獎和國家科技進步獎的成果平均在10年以上。農業科技檔案作為對科研活動的記錄，其積累和收集是一個長期、系統工程。

1.3專業性

不管是自然科學還是社會科學，科研工作都是一定研究領域的深入探索和實踐，其檔案材料與其他綜合類檔案相比都具有較強的專業性，因此專業性是農業科技檔案的突出特點。

1.4繼承性

科學研究的一般規律就是在前人研究成果的基礎上進行繼承和創新，因此被賦予了繼承性的特點。古往今來，科技檔案就是在繼承與創新之間，從時間上到空間上傳播著科技進步的信息。

1.5保密性

科技檔案作為科研活動的真實記錄，是維護知識產權的有力憑證，在處理知識產權糾紛中具有無可替代的法律效力。因此，科技檔案在開發使用過程中必須要處理好合理開發與適度保密的關系。

2農業科技檔案管理中存在的問題

2.1基礎設施簡陋

由于對檔案工作的重視程度不高，資金投入不足，目前多數科研單位的檔案現代化設施配置不齊全，檔案室庫房簡陋，防光、防火、防塵、防潮、防盜、防霉、防蟲、防有害氣體的條件差，嚴重影響了檔案的使用壽命和后續開發利用。尤其是市級科研單位計算機配備不足、缺乏現代化檔案管理條件的問題更加突出。

2.2管理人員隊伍素質有待提升

大多數農業科研單位還未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面專職檔案工作人員的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理。另一方面，科研單位的兼職檔案員幾乎都未接受過檔案管理專業的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能。

2.3科技檔案材料收集困難

由于農業科研項目研究時間一般較長，在科研過程中會形成大量不同載體的檔案材料，檔案材料的流失現象時有發生。同時，科研人員存在重申報、輕建檔，重成果、輕積累等問題，只重視項目申報、科技成果鑒定和報獎階段的檔案收集和管理，輕視科研準備階段、研究試驗階段、推廣應用階段的檔案保存，導致科研材料歸檔不全或核心材料缺失。

2.4管理技術落后，檢索效率低

目前，農業科研資料大多數以電子文檔的形式出現，但很多科研單位的檔案管理手段還停留在傳統的手工操作模式，收集歸檔的材料只限于紙質文檔上，檢索方法單一、速度慢、準確率低，滿足不了檔案資源共享、深化利用等現代化管理的需要。同時，檔案部門與研究室、科研人員接觸少，專業知識不足，一定程度上也阻礙了科技檔案的有效利用。

3加快科技檔案管理現代化的對策建議

科技檔案管理現代化就是用科學的思想、現代化的方法和手段對檔案工作進行有效的管理，獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。當前，科技檔案種類不僅有紙質資料、電子文檔，還有圖片、音像資料和多媒體資料等，載體形式日趨多樣化，使得檔案信息管理更為復雜，迫切需要實現檔案管理現代化，減輕檔案保存壓力，提高檔案利用效率。

3.1實現檔案管理技術現代化

信息技術給傳統的檔案文獻服務帶來了生機和活力，目前越來越多的科研單位利用計算機承擔著科技檔案的查詢檢索、輔助立卷、編制目錄、數據統計等各項業務。但是由于軟件、人員素質等方面的原因，目前科技檔案的計算機管理還不盡如人意。下一步要通過數字化、網絡化技術手段，建設各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫，加強檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

3.2實現科研文檔一體化管理

文檔一體化是從文件管理與檔案管理出發，實現文件從形成到歸檔的全過程控制和管理。科技檔案管理工作實現文檔一體化，要求在科研項目的設計階段就要樹立檔案管理意識，確保將試驗過程中的各類數據和記錄都能認真保存起來。同時，建立檔案管理參與制度，每一個研究室都要配備專門的檔案收集整理人員，負責科研項目全過程的材料歸檔工作，待項目完成后提交專門的檔案管理部門管理。加強檔案管理的標準化建設，完善各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，確保檔案規范管理和高效利用。

3.3實現檔案管理人員專業化

隨著檔案信息化的發展，科技檔案管理要迎接信息革命的挑戰，最根本的是要提高檔案管理人員的素質。一方面要通過舉辦各種培訓班、研討會等形式，大力加強在職人員的崗位培訓，以提高在職人員的整體水平；另一方面還要引進和培養一批專業人才，使科技檔案管理人員不僅具備相應學科專業知識和檔案管理知識，而且要掌握計算機現代化管理知識，成為一專多能的“復合型”管理人才。

3.4實現檔案管理資金支持穩定化

目前，資金投入不足已成為制約科技檔案現代化管理的重要因素，要實現檔案資源的科學管理和有效利用，必須加大對檔案管理的穩定投入。加強檔案庫房建設、計算機配備等基礎設施建設和檔案管理系統研發的資金支持，將檔案現代化管理納入科研單位的工作計劃，建立穩定支持檔案工作的機制，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案工作中存在的問題。

3.5實現檔案資源“管用并重”

實現農業科技檔案管理現代化，要著力改變“重管輕用”的傳統管理模式，針對農業科研工作中提出的各種相關問題，通過編制檢索工具、編寫各種科技檔案資料匯編、開展定期服務等多種方式，開放檔案資源，同時建立科技檔案展覽室，對科技成果、知名學者專家的業務檔案、有影響的論著等進行展覽，促進科技成果及相關資料實現共享共用。

參考文獻：

[1]王傳宇. 科技檔案管理學[M]. 北京：中國人民大學出版社，1998，38.

[2]劉詠紅，黃友洪，文帥，等. 農業科研管理中存在的問題及其解決對策[J]. 湖南農業科學，2012，9：141-143.

[3]楊聯會，賈立杰. 農業科研單位科技檔案管理面臨的問題和對策[J]. 蘭臺內外，2006，1：34-35.

[4]張學會. 檔案管理現代化的現狀與對策[J]. 檔案管理，2006，3：53-54.

[5]曲衛華，王海英. 檔案管理的現代化趨向[J]. 中醫藥管理雜志，2006，14（2）：46-47.