高校教務(wù)精細(xì)化管理機(jī)制探索

摘要：教務(wù)管理是高校管理的重要組成部分。精細(xì)化管理理念的運(yùn)用可以使高校教務(wù)管理在管理層面上提升到一個(gè)新的高度。在總結(jié)高校教務(wù)精細(xì)化管理的基本含義后，分析教務(wù)精細(xì)化管理是高校教務(wù)管理發(fā)展的必然趨勢，這是由教務(wù)工作的自身特點(diǎn)所決定的，同時(shí)提出了實(shí)施教務(wù)精細(xì)化管理的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：教務(wù)精細(xì)化管理；含義；必然趨勢；措施

作者簡介：劉葉華（1986-），女，蒙古族，內(nèi)蒙古赤峰人，浙江海洋學(xué)院船舶與海洋工程學(xué)院，研究實(shí)習(xí)員。（浙江 舟山 316000）

中圖分類號：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）07-0048-02

教務(wù)管理是高校中與學(xué)生切身利益最密切相關(guān)的管理部分，它涉及到學(xué)生選課、畢業(yè)資格審查等一些非常具體、繁雜的事務(wù)。尤其是高校實(shí)行學(xué)分制以來，打破了學(xué)年制統(tǒng)籌劃一的模式，學(xué)生掌握了自主選課的主動(dòng)權(quán)，在體現(xiàn)因材施教、注重學(xué)生個(gè)人能力培養(yǎng)的同時(shí)，也使得教務(wù)管理的隨機(jī)性、不確定性、復(fù)雜性加大，工作難度成倍增加。“失之毫厘，差之千里”，教務(wù)工作任何細(xì)小的失誤都可能會造成嚴(yán)重的教學(xué)事故。精細(xì)化管理理念倡導(dǎo)注重細(xì)節(jié)，量化細(xì)節(jié)，追求高質(zhì)量地完成目標(biāo)。高校教務(wù)管理對精細(xì)化管理理念的運(yùn)用必然可以提高工作效率、優(yōu)化資源配置，從整體管理層面上提高到一個(gè)新的高度。

一、精細(xì)化管理和教務(wù)精細(xì)化管理

精細(xì)化管理理念是源于發(fā)達(dá)國家（日本20世紀(jì)50年代）的一種企業(yè)管理理念，又稱精細(xì)管理、精益管理、零缺陷管理，是指管理活動(dòng)的精確化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和細(xì)致化。它倡導(dǎo)凡事應(yīng)堅(jiān)持一種認(rèn)真的態(tài)度和科學(xué)的精神，堅(jiān)持“沒有最好，只有更好”，提倡人們養(yǎng)成用心做事、重視細(xì)節(jié)、把小事做細(xì)、把細(xì)事做透的良好職業(yè)態(tài)度和職業(yè)習(xí)慣。[1]因此，精細(xì)化管理不是一種具體的管理模式，而是一種理念和追求。

精細(xì)化管理在企業(yè)管理中的成功運(yùn)用并沒有引起高校的重視。至今為止，高校教務(wù)精細(xì)化管理并沒有系統(tǒng)的定義。筆者通過五年多的教務(wù)工作實(shí)踐，深刻了解到精細(xì)化管理對教務(wù)工作水平高低的重要影響，在總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，把教務(wù)精細(xì)化管理總結(jié)為教務(wù)人員在具體操作教務(wù)工作時(shí)靈活運(yùn)用精細(xì)化管理理念，綜合考慮各方因素，牢固樹立細(xì)節(jié)決定成敗的職業(yè)理念，最大限度追求細(xì)節(jié)的絕對正確性，努力減少甚至消除工作中的失誤，以保證既定目標(biāo)的優(yōu)質(zhì)完成。

二、高校教務(wù)管理現(xiàn)狀

目前，我國大多數(shù)高校都實(shí)行二級管理制度，教務(wù)處負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，二級學(xué)院負(fù)責(zé)具體事情的實(shí)施。由于教務(wù)處有多個(gè)科室，如教務(wù)科、教學(xué)科、實(shí)踐科等，每個(gè)科室雖有交叉，但都有各自的行事履歷，而二級學(xué)院通常只配備一個(gè)教務(wù)人員，這就導(dǎo)致教務(wù)人員有時(shí)會接到多個(gè)通知，直接體現(xiàn)出教務(wù)工作的最大特點(diǎn)：雜。如何能在繁雜的事務(wù)中做到按部就班、清楚準(zhǔn)確，而不是顧此失彼、應(yīng)付將就，這是提升教務(wù)管理工作質(zhì)量的當(dāng)務(wù)之急。

教務(wù)管理工作作為高校中最基本的管理工作，長期以來得不到應(yīng)有的重視。由于教務(wù)工作是一項(xiàng)繁瑣的、不起眼的服務(wù)和管理工作，盡管做的事情很多，但工作績效不明顯，經(jīng)常會被上級領(lǐng)導(dǎo)忽視。同時(shí)，教務(wù)工作被認(rèn)為是附屬工作，在薪酬待遇、職稱評審、培訓(xùn)等方面都比不上教師、輔導(dǎo)員，使教務(wù)人員潛意識地認(rèn)為自身和教務(wù)工作不重要，極大地打擊了工作的積極性。這一方面會導(dǎo)致教務(wù)熟練人員的流失，另一方面會使教務(wù)人員對待自己的工作隨意，不會積極創(chuàng)新，這也是為什么教務(wù)管理沒有形成系統(tǒng)的管理理論的最大原因。

三、教務(wù)管理精細(xì)化是一種必然趨勢

教務(wù)管理工作穿插在學(xué)生管理和教學(xué)管理工作之間，管理對象數(shù)量龐大且多樣，為了保證正常教學(xué)秩序的運(yùn)轉(zhuǎn)，教務(wù)工作的繁雜性、時(shí)間性和準(zhǔn)確性使教務(wù)管理精細(xì)化成為一種必然趨勢。

1.繁雜性

教務(wù)工作是一項(xiàng)紛繁復(fù)雜、瑣碎至極的工作，大到考試安排、學(xué)籍異動(dòng)，小到學(xué)生證補(bǔ)辦、注冊敲章，還要負(fù)責(zé)試卷歸檔、證書發(fā)放、統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)等等，每天下達(dá)、執(zhí)行的通知不計(jì)其數(shù)。其管理的對象不僅包括學(xué)生，也包括老師的一些事務(wù)，在學(xué)校和老師、學(xué)生之間起著樞紐的作用，也在老師和學(xué)生之間起著調(diào)控的作用，中間任何環(huán)節(jié)的疏忽都會影響到正常的教學(xué)秩序。教務(wù)工作如何在繁雜的事務(wù)中理清頭緒，并保證每項(xiàng)事務(wù)的順利進(jìn)行，是教務(wù)管理工作的關(guān)鍵。精細(xì)化管理啟迪人們要統(tǒng)籌規(guī)劃，打破常規(guī)和經(jīng)驗(yàn)定勢，用創(chuàng)新思維對工作流程、組織系統(tǒng)等持續(xù)改進(jìn)、不斷優(yōu)化。為了提高管理效率，節(jié)約管理資源，對高校教務(wù)精細(xì)化管理機(jī)制的探索已經(jīng)刻不容緩。以期初工作為例，教務(wù)員既要負(fù)責(zé)期初補(bǔ)考，還要核查教師課表，同時(shí)負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、統(tǒng)計(jì)注冊率。教務(wù)員必須分清輕重緩急，學(xué)會忙而不亂。

2.時(shí)間性

教務(wù)管理的許多工作都有很強(qiáng)的時(shí)間性，必須要在教務(wù)處規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，否則將影響后續(xù)的教學(xué)工作。教務(wù)人員為了節(jié)省時(shí)間，有時(shí)會忽略掉很多細(xì)節(jié)。這樣做的后果是導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不完整或錯(cuò)誤，有時(shí)甚至要重新返工，造成時(shí)間的重復(fù)浪費(fèi)。精細(xì)化管理重視細(xì)節(jié)，在企業(yè)中倡導(dǎo)精確化、細(xì)致化來保障工作效率，這正好可以被高校教務(wù)管理所借鑒，而這種借鑒必然可以提高工作效率，使教務(wù)管理事半功倍。以學(xué)生選課為例，有的教務(wù)員直接下達(dá)通知，而有的教務(wù)員則會將選修課程分類，連同專業(yè)選課要求、選課辦法一起下發(fā)，這雖然在開始時(shí)造成時(shí)間的相對延誤，但卻避免了后續(xù)學(xué)生咨詢、選錯(cuò)等麻煩，在總體上節(jié)省了大量時(shí)間。

3.準(zhǔn)確性

教務(wù)管理工作雖然事小，但由于牽涉到教學(xué)管理的第一線，任何紕漏都可能會損害老師或?qū)W生的利益，于是精細(xì)化管理勢在必行，并始終貫穿于教務(wù)管理之中。以畢業(yè)生資格審查為例，必須統(tǒng)籌安排、逐一擊破，在保證畢業(yè)最低學(xué)分的前提下必須認(rèn)真核對其必修課、選修課和通識教育選修課學(xué)分是否按照專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃全部修滿，而因?yàn)椴煌瑢W(xué)生選修的課程也不盡相同，就得對每個(gè)學(xué)生的選修學(xué)分進(jìn)行核總，確保每個(gè)學(xué)分的正確出處，對那些有過學(xué)籍異動(dòng)如轉(zhuǎn)專業(yè)、留級的學(xué)生更要根據(jù)現(xiàn)行培養(yǎng)計(jì)劃逐門課程核對，弄清楚哪些課程或?qū)W分是免修的、哪些是重修的。畢業(yè)生資格審查關(guān)系到學(xué)生的畢業(yè)證書和學(xué)位證書，是學(xué)生大學(xué)四年辛苦學(xué)習(xí)的成果。教務(wù)員在審核時(shí)必須慎之又慎，每個(gè)細(xì)節(jié)都不能有絲毫疏忽，確保畢業(yè)生審查數(shù)據(jù)的絕對準(zhǔn)確。

四、實(shí)施高校教務(wù)精細(xì)化管理的措施

1.健全和穩(wěn)固學(xué)分制

盡管學(xué)分制在我國高校已實(shí)行多年，但由于社會的不斷進(jìn)步和人才需求的不斷變化，學(xué)分制為了適應(yīng)需求仍有待進(jìn)一步健全。高校應(yīng)根據(jù)自身特色，修訂和完善基于人本觀念和競爭意識的管理體系，使教務(wù)管理有積極的向?qū)Ш蛧?yán)格的管理，使精細(xì)化管理在大環(huán)境下有理可依、有法可行。健全的學(xué)分制管理體系制定后就要加以穩(wěn)固并貫徹執(zhí)行，嚴(yán)禁朝令夕改。有的學(xué)校經(jīng)常變動(dòng)管理制度，過于頻繁的變動(dòng)會導(dǎo)致教學(xué)秩序的紊亂及人心的不穩(wěn)，不利于學(xué)校的整體發(fā)展。健全和穩(wěn)固學(xué)分制還體現(xiàn)在對學(xué)生專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃的普及。有的學(xué)生大學(xué)四年快畢業(yè)時(shí)對自己的專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃和培養(yǎng)目標(biāo)都不清楚，這對教務(wù)管理工作特別是選課工作造成了極大的障礙。

2.構(gòu)建教務(wù)管理系統(tǒng)平臺

教務(wù)工作管理的對象十分龐大，在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)依靠人工是不可能的。高校必須加快信息化建設(shè)，構(gòu)建教務(wù)管理系統(tǒng)平臺，一方面便于數(shù)據(jù)的累積和查詢，另一方面可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，從而為精細(xì)化管理創(chuàng)造前提條件。高校在構(gòu)建系統(tǒng)平臺時(shí)絕不應(yīng)照搬其他學(xué)校的設(shè)計(jì)系統(tǒng)，應(yīng)從自身特點(diǎn)出發(fā)，注重系統(tǒng)的整體化、規(guī)范化及可擴(kuò)展性。整體化可以保證系統(tǒng)最大限度地符合學(xué)校的整體效應(yīng)，便于學(xué)校建設(shè)的總目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。規(guī)范化是教務(wù)管理信息系統(tǒng)有效運(yùn)行的前提。通過完善管理信息化制度可以規(guī)范管理，使教務(wù)管理工作走上良性循環(huán)的軌道。可擴(kuò)展性則利于系統(tǒng)的新功能開發(fā)和升級，使系統(tǒng)既能滿足現(xiàn)在管理工作的需要，也為今后擴(kuò)充留有空間。

3.提高教務(wù)管理人員的素質(zhì)

無論規(guī)章制度設(shè)置得如何完美，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置得如何完善，教務(wù)工作管理水平的高低仍取決于其具體的操作者——教務(wù)人員。教務(wù)人員素質(zhì)的高低是影響高校教務(wù)精細(xì)化管理實(shí)施的關(guān)鍵。但在目前由于待遇偏低、發(fā)展前景渺茫等因素導(dǎo)致教務(wù)人員整體工作熱情不高，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，造成許多熟練教務(wù)人員轉(zhuǎn)崗流失。這對高校的整理管理水平甚至教學(xué)發(fā)展情況都有一定的負(fù)面影響。高校應(yīng)打破輕視教務(wù)管理人員的傳統(tǒng)觀念，重視教務(wù)人員素質(zhì)的提升，增強(qiáng)其服務(wù)意識，培養(yǎng)其對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。首先，可以通過系統(tǒng)的培訓(xùn)使教務(wù)精細(xì)化管理理念得以普及，同時(shí)可以突出高校對教務(wù)管理工作的重視，激發(fā)教務(wù)人員對工作的興趣；其次，可以設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施，改變做好做壞一個(gè)樣的不良現(xiàn)象，應(yīng)對那些工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、業(yè)績突出的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，以刺激教務(wù)精細(xì)化管理的具體實(shí)施。

教務(wù)管理作為高校管理的基本組成部分，直接反映高校辦學(xué)水平的高低。精細(xì)化管理理念的借鑒及應(yīng)用有助于高校教務(wù)管理水平的提升，促進(jìn)整個(gè)教學(xué)秩序的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，為學(xué)校的發(fā)展起到積極作用。

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（責(zé)任編輯：王祝萍）