淺談Word軟件的應用技巧

伍劍青

摘要：科技改革綠江南，春風已過二郎山。作為康巴高原瀘定縣的得妥鄉政府的信息技術工作者，一直關注Word軟件的應用。因為隨著信息技術的迅速發展，Word辦公軟件已經普遍運用到人民的日常生活中，在提高用戶計算機操作水平的同時，還為人們的日常工作帶來了方便。該文從計算機Word辦公軟件的查找與替換功能、快速輸入小數點、段落重排、設置分欄頁碼、輸入生僻字等應用技巧進行了深入的探討，提出了自己的建議和看法。

關鍵詞：Word軟件 應用技巧 查找與替換 段落重排 分欄

隨著計算機的迅速發展，Word辦公軟件已經普遍運用到人們的日常生活。Word軟件旨在向用戶提供最佳的文檔格式設置工具，利用它可輕松、高效地組織和編寫文檔，使一般辦公室工作人員不用花太多時間就能掌握Word的基本功能，編排出規范、美觀的文檔。因此，掌握Word軟件的應用技巧極為重要。

一、查找與替換功能

在使用Word辦公軟件時，文章中存在著大量的回車符號，甚至在粘貼其他文章時，也會存在著箭頭向下的軟回車符號。這些符號占用了Word的很大空間，操作人員若一個個的刪除，不僅會浪費大量的工作時間，同時還會影響自身的工作情緒。針對這一狀況，操作人員在復制完文章內容后，可以直接點擊菜單，從對話框中找出“編輯”→“替換”這個選項，將“查找內容”設置為1，“替換為”這個框中選擇空白，在操作完成后，點擊“全部替換”就可以將文章中的軟回車全部刪除。這種方法在使用的過程中，只能刪除軟回車，對于主要的段落換行卻無法及時的替換，這時，操作人員可以通過以下操作解決這一現象：首先，操作人員可以在菜單中找到“編輯”→“替換”，與之前不同的是，操作人員要在整個“查找內容”中輸入1，而在“替換為”這一選項中輸入“P”，在整個操作結束后，只需要點擊“全部替換”即可。

二、快速輸入小數點

工作中，需要輸入大量的數據，你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會為輸入數字中的小數點而在中文與英文輸入法間不斷調整而煩惱（使用陳橋五筆不會出現這些問題，它會輸入數據后接著數據時自動將數據間的句號修改為小數點）。不過利用Word工具中的“自動更正”可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開“工具”—“自動更正”—“自動更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“。?！?、“.”（小數點），點擊“確定”，回到Word輸入界面，在輸入數據后輸入兩個“?！?，再輸入數據，看看“.”是不是變成了小數點“.”。這一方法會讓你在輸入小數點是多輸入一個“。”，不過比每次輸入數據中需輸入小數點時需要在輸入方法間調整要方便多了。按此辦法進行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數字中的小數點。此法可用于文字材料中的序號更正、如將“1、”改“⒈”，年份中“零”的更正等。

三、段落重排

操作人員在使用Word辦公軟件的過程中，段落重排的核心功能在于將兩個或兩個以上的段落合并為一段，前后段落必須是存在的段落，而不是空段。在其具體操作的過程中，主要包括以下幾個方面：首先，在每段的開頭添加一些特殊標記，如：“&。其次，打開“查找與替換”的對話框，并在“查找內容一項中輸入“P”，并在“替換為”輸入框中通過“高級→特殊符號→不問斷空格”中輸入“S”。最后，在上述操作都結束后，可以點擊“全部替換”即能將所有的硬回車替換掉。

四、設置分欄頁碼

我們有時需要將文檔分欄編排，比如我們要打印8開試卷，往往將頁面分為兩欄，在每欄的下面各有一個頁碼，設置成“第×頁，共×頁”的形式。這時，我們可以利用“=（Formula）”域來實現分欄頁碼的設置。首先打開“頁眉和頁腳”工具欄，切換到頁腳區域，在第1欄的適當位置，輸入“第頁，共頁”幾個字。將光標插入到“第頁”兩個字的中間，連按兩次“Ctrl+F9”快捷鍵，得到一對包含在一起的花括號“{{}}”，在括號中輸入域代碼如下：“{={Page}*2-1}”。再將光標插入到“共頁”兩個字的中間，按照2的方法在其間插入域代碼“{={NumPages}*2}”。然后在第2欄的下面寫域代碼為“第{={Page}*2}頁，共{={NumPages}*2}頁”的形式。最后，按“Alt+F9”，則在第1欄和第2欄的下面，就將分別出現“第1頁，共2頁”和“第2頁，共2頁”的頁碼。以后隨著文檔版面的增加，頁碼將自動更新。如果文檔分為3欄，只要將第1欄下面的“第×頁”中間的公式改為{={Page}*3-2}，第2欄設為{={Page}*3-1}，第3欄設為{={Page}*3}，將“共×頁”中間的公式改為{={NumPages}*3}就行了；如果是文檔僅僅是1欄，則公式應改為：第2頁，共5頁。一欄的情況還可以直接第“第頁，共頁”，也能得到同樣效果。

五、輸入生僻字

在我們進行文字錄入的過程中，經常會碰到一些怪字，不管使用什么輸入法都無法輸入，在正規的字庫中根本找不到它們。碰到這些字我們應該怎么樣才能將其錄入呢？

我們可以直接來造字。打開附件菜單中的“TrueType造字程序”，這時程序會要求選定一個代碼，例如我們選擇AAA1，確認之后即可進入編輯窗口。你會發現編輯窗口與畫圖操作窗口比較相似，確實如此，這時我們就需要用鼠標執行“窗口→參照”打開參照對話框，同樣將字體選為黑體，在形狀框中輸入“莊”字并選取合適的部位，然后復制到AAA1中。繪制完畢，我們就可以打開“編輯”菜單，選擇“保存字符”命令。操作完畢，我們切換到區位輸入法，按下鍵盤上的AAA1即可輸入我們所造的字了。如果電腦上沒有區位輸入法，那么則需要再次打開“編輯”菜單，選擇“輸入法鏈接”命令，在彈出的窗口中設置一個位置文件名和位置，可以隨便設。設好后即會彈出輸入法字根，在自己使用的輸入法中輸入自定義的編碼，然后單擊“注冊”按鈕即可。

綜上所述，隨著社會經濟的迅速發展，計算機Word辦公軟件的使用，在提高辦公人員辦公效率的同時，還能保障辦公質量。由此就需要辦公人員熟練的掌握Word操作技巧，確保Word的使用功能順利的發揮出來，以此來提高企事業單位的整體辦公效率，為其今后的發展奠定結實的基礎。