化工企業業務外包管理探討

王兆波

[摘要] 近年來隨著金融危機的爆發和行業競爭的日趨激烈，我國化工企業也面臨著更大的市場壓力，很多企業紛紛采取業務外包等方式，降低產品成本，規避行業風險，從而進一步增加企業效益。目前，化工企業的外包領域正在從信息服務擴展到金融、咨詢、人力資源、研發等多個領域，初步形成了門類齊全的服務外包業態。在我國企業內部控制規范體系建成之際，探討化工企業業務外包的風險防范問題將進一步填補化工行業內部控制的研究空白，對于增強企業核心競爭力和環境應變能力，確保企業降低外包風險以及實現戰略目標等方面均具有積極而深遠的意義。

[關鍵詞] 化工企業； 業務外包； 風險； 管理

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）07- 0069- 02

財政部等五部委聯合發布了《企業內部控制配套指引》，它從企業管理角度提出了內部控制的目標、原則、要素等基本要求，是全面提升企業經營管理水平的重要舉措。業務外包作為內控指引的內容之一，在為企業優化資源配置、合理業務分工、提高經營效率提供活力的同時，也承擔一些重大風險，必須強化業務外包管理才能減少企業損失，降低風險。

1 化工企業業務外包的范圍和方式

1.1 化工企業業務外包的范圍

企業為了確保生產經營的正常進行，減少費用支出，對有些業務和經營項目需要采取業務外包的形式來完成。

（1） 企業易地搬遷重建。因工程業務量大，施工項目多，搬遷工期緊等特點，則需選擇大型專業化的化建公司來完成。

（2） 設備維修項目。設備是保證生產運行的基本要素，特別是化工企業，設備若出現問題，對生產運行的影響非常大。因化工生產從投料到產出需要多個工序來完成，一旦設備出故障則中間工序需停車放空，不但原料被排放，同時加大了成本支出，也對環境造成了污染。因此，設備維修外包需選擇施工資質高，維修質量好的施工隊伍。

（3） 搶進度項目。化工企業為避免設備故障，減少臨時停車頻次，一般情況下，每年在一定期間內，安排全系統大停車，更換設備，清洗吹掃系統，研磨閥門等。系統大停車之后則需要搶進度工期，也需要專業外包。

（4） 產品包裝項目。化工產品包裝分桶裝、袋裝等，屬重體力勞動。同時需要對包裝重量嚴格控制，稱重多包裝則損失產量，少包裝則客戶要求索賠。一般企業也采取外包方式。

（5） 零星小項目。對企業來說，配備專職員工增加成本費用的零散工作，例如設備保養、汽車維修、現場清掃工作等，為節省費用支出也采取業務外包。

1.2 化工企業業務外包的方式

（1） 強化業務外包管理應確定業務外包承包方，審核承包方的經營資質、技術等級、經營業績等。

（2） 采取招標、議標方式，多方選擇，優中選優。

（3） 嚴防轉包、三包，特別是對有些專業技術要求較強的業務外包項目，要防止招標承包方與實際施工方偷梁換柱，降低施工質量，增加費用支出。

（4） 嚴格控制外包掛靠，嚴禁資質不夠的施工方利用承包方掛靠方式獲得外包業務。

（5） 合理確定外包價格，特別要控制包天、包月的外包方式。嚴格控制外包業務成本。

2 化工企業業務外包預決算的審核

業務外包后最主要的工作是費用預決算審核。審核的質量將直接影響到業務外包費用的支出。

2.1 定額標準的確定

（1） 招標方式確定工程造價的審核。凡采用招標方式確定工程造價的工程項目，基本上是采取省級工程計價定額規定，自主報價，審核自主報價項目，為材料物品用量，采購價格，取費級別標準等。

（2） 對臨修、議標等定額標準的選定。對于臨時性檢修和特殊原因采用其他方式的工程項目，可采用定額計價方式，執行2008年《省建設工程計價依據建筑、裝飾裝修、安裝、市政、園林綠化工程計價定額》，2008年《省建設工程計價依據建設工程費用、機械臺班費用、混凝土砂漿配合比標準》等。取費標準統一按照專業承包二類工程率取費，如省計價定額標準修訂則參照調整。

2.2 預決算審核的內容

在項目完工結算時，需對承包施工方的預決算進行審核。審核的內容包括：按施工圖要求審核工程量，施工土石方等；審核儀表、電器以及各項物品的用量；審核各項物件的設計消耗量；施工追加聯絡箋是否合理，主管領導批示意見；甲方供材料的領取、使用及返庫數量；材料預算價格找價差，需審核采購發票、數量、價格、金額等，采購材料時間參照網刊價、材質核對是否一致；使用甲方水、電、汽費及場租費用等扣減；審核各項取費是否合規合理，重點審核臨時設施項目取費等。

2.3 預決算審核可采取多種方式進行

（1） 按項目要求，各單位、部門采取自審的辦法，主要審核施工工程量，物品的設計消耗用量以及施工聯絡箋等。

（2） 組織公司專業審計人員對業務外包預決算、結算單等進行審核。

（3） 聘請專業能力強的會計師事務所審核，其審核費用按預決算審減額提取。可采取梯級遞增取費辦法，即分審減額的5%、10%、20%及其以上等逐步提高審核費比例，以鼓勵聘請的會計師事務所加大審核力度，增加審減比例，減少業務外包費用。

3 化工企業業務外包面臨的主要風險

盡管化工企業業務外包能帶來許多益處，但如果盲目運用，則會給企業帶來無法彌補的損失。化工企業業務外包主要存在以下風險：

（1） 企業缺乏業務外包管理制度，導致具體實施外包業務時無據可依。

（2） 由于缺乏完備的業務外包范圍，導致有關部門在制訂實施方案時，將不宜外包的核心業務進行外包，為企業的戰略發展埋下了隱患。

（3） 業務外包監理不負責任，組織實施業務外包的工作不充分或未落實到位，業務外包監控不到位，發生質量問題致使業務外包項目的優勢發揮不夠。在外包合作過程中須向監理方披露相關信息，致使企業信息泄露。

（4） 承包方選擇不當，由于存在信息不對稱，缺乏對承包方的客觀了解，只注重外包費用多少，忽略了資質等級、技術實力和承包方的管理水平；承包方與甲方相關責任人串通一氣損害甲方利益等。

4 防范化工企業業務外包風險的對策

針對化工企業業務外包過程的風險，應根據企業自身特點，梳理業務外包流程，認真查找風險點，并制定相應的風險防范對策，以確保外包業務的正常運行。

（1） 強化業務外包管理。第一，建立和完善業務外包管理制度，根據各類業務與核心主業的關聯度，合理確定業務外包的范圍，并根據是否對企業生產經營有重大影響對外包業務實施分類管理，以突出管控重點，同時明確規定業務外包的方式、條件、程序和實施等相關內容。第二，嚴格按照業務外包管理制度規定的業務外包范圍、方式、條件、程序和實施等內容制訂實施方案。第三，根據企業年度預算以及生產經營計劃，對實施方案的重要方面進行深入評估及復核，包括承包方的選擇方案、外包業務的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式、員工培訓計劃等，確保方案的可行性。第四，認真聽取外部專業人員對業務外包的意見，并根據其合理化建議完善實施方案。第五，明確相關機構的崗位職責權限，按規定權限和程序審批業務外包項目，重大業務外包項目應交由公司經理辦公會或提交董事會決策審批。

（2） 科學選擇承包方。選擇合作伙伴時，應對合作方進行嚴格的資格審查，通過考察企業實力、資格認證和服務經驗，確保引入合格的外包合作伙伴。

（3） 核心業務、保密級別的業務，一般情況下不宜外包，確需外包的，則要求企業在業務外包合同或另行簽訂的保密協議中明確規定承包方的保密義務和責任，出現問題應追究承包方的法律責任并索賠。

（4） 強化業務外包的監控管理，不只是對承包方說三道四，更應注重與承包方的溝通協調，發現問題及時解決，等到問題成堆則會造成無法挽回的損失。也要注重與施工監理的溝通協調，充分發揮工程監理的技術優勢，盡最大可能避免出現質量問題，把業務外包工作做到位。

（5） 在承包施工過程期間，應對承包方的履約能力、施工質量等進行持續評估，看是否按合同約定進行施工，對工程進度、工程質量、技術要求、材料采購選擇、工程設計改進等多方面進行評估。承包方無法履約并給甲方造成損失的應要求索賠，并追究相關責任人的責任。

為了確保企業外包業務管理以及內部控制規范體系建設工作的順利開展，公司各單位、各部門之間應相互配合，相互制約，通力合作，按照科學、高效、真實、透明的原則，把業務外包以及其他內部控制工作做好，全面提升企業經營管理水平。

主要參考文獻

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