高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的思考

摘要：高職教育人才培養(yǎng)目標(biāo)對學(xué)生管理和學(xué)籍管理賦予新的內(nèi)涵。學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特征與高職教育的特質(zhì)決定了檔案管理工作的重要性。對學(xué)生學(xué)籍檔案管理提出強化領(lǐng)導(dǎo)機制、管理人員專業(yè)化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、管理手段信息化的舉措。

關(guān)鍵詞：人才培養(yǎng)目標(biāo) 學(xué)籍檔案 學(xué)生學(xué)籍管理

高職教育以培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才為己任。構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系的切入點是實現(xiàn)中高職銜接，尤其是在招生與考試制度、課程與教材體系、專業(yè)教學(xué)標(biāo)準、教育教學(xué)過程、人才培養(yǎng)模式、教師培養(yǎng)培訓(xùn)、不同層次交際間合作、教育質(zhì)量評價體系、行業(yè)指導(dǎo)和企業(yè)參與體系、實訓(xùn)條件技術(shù)水平等方面實現(xiàn)緊密銜接。顯然，對于大批升格或合并的高職院校來說，學(xué)生管理工作和學(xué)生學(xué)籍管理必須服務(wù)于高職教育的人才培養(yǎng)目標(biāo)。以人才培養(yǎng)目標(biāo)為視角，創(chuàng)新學(xué)生學(xué)籍管理機制成為新的課題。

1 高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特征

1.1 應(yīng)用性 從人才培養(yǎng)模式、目標(biāo)和任務(wù)去看，高職院校主要培養(yǎng)一線中急需的技能型、應(yīng)用型人才，這必然決定了高職院校學(xué)生檔案，除了主要記載普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況、成績材料，以及黨、團材料之外，更加重要的是學(xué)生專業(yè)技能檔案、藝術(shù)素養(yǎng)檔案、綜合素質(zhì)考核檔案等集中反映的應(yīng)用性為主的檔案特征。

1.2 多樣性 延安高職院校的生源主要由三類學(xué)生構(gòu)成：即三年制普高生、五年一貫制高職生、“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。而且，高職院校出于多種考慮，紛紛從省外生源市場爭奪優(yōu)質(zhì)生源，使得學(xué)生的來源地更加豐富。生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高職院校檔案的多樣性。

1.3 周期性 高職院校學(xué)生檔案除了隨高考招生而來又隨著學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而走的學(xué)生檔案的特征之外，又因其學(xué)制短、流動性強、穩(wěn)定性差，使得周期性的特點更為突出。

2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性

2.1 學(xué)籍檔案的利用是整個檔案利用工作的關(guān)鍵 檔案工作的靈魂是提供利用。主要為學(xué)生就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等提供學(xué)歷證明或在校情況。學(xué)籍檔案管理工作就顯得尤為重要。某種意義上講，高職教育就是就業(yè)教育，學(xué)籍檔案及其利用對學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)攸關(guān)重要。

2.2 學(xué)籍檔案工作是驗證高職教育人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育質(zhì)量和水平的關(guān)鍵 高職教育是以培養(yǎng)一線所需的高素質(zhì)高技能人才為目標(biāo)任務(wù)，學(xué)生學(xué)籍檔案記載著在校期間學(xué)院教學(xué)、教育過程。高職教育必須走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色的辦學(xué)路子，工學(xué)結(jié)合、校企合作成為主要的教學(xué)模式；凸顯綜合素質(zhì)，凸顯技能鍛造的過程教育和過程記載。因此，學(xué)籍檔案工作記載教學(xué)教育過程，驗證著教學(xué)質(zhì)量和教育水平，成為重要的考核評估依據(jù)。

2.3 學(xué)籍檔案工作是為高職院校畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)的關(guān)鍵 學(xué)籍檔案就如人際交往的一張“名片”，名片效應(yīng)往往產(chǎn)生事半功倍的效果。隨著科技信息化水平的提高，用人單位對人才檔案需求趣向電子化發(fā)展。要求更高，畢業(yè)生要實現(xiàn)自己的價值，就要經(jīng)受社會的考驗和挑選。學(xué)籍檔案記載的所有內(nèi)容，是用人單位必須考察的材料。提供的材料越充實，得到的保障就越有利。

3 服務(wù)人才培養(yǎng)目標(biāo)的高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的舉措

針對學(xué)生檔案管理的特征及重要性，采取“五化”對策，即強化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識管理、檔案人員要專業(yè)化、檔案材料要規(guī)范化、傳遞檔案要制度化、管理逐步現(xiàn)代化，以期有助于高職人才培養(yǎng)和教育目標(biāo)的實現(xiàn)。

3.1 人才培養(yǎng)目標(biāo)引領(lǐng)，強化領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用 學(xué)生檔案是全面反映院校培養(yǎng)教育學(xué)子，提高其綜合素質(zhì)的第一手資料，是校方舉薦畢業(yè)生升學(xué)就業(yè)的權(quán)威性材料，也是學(xué)生走出校門，參與社會工作的重要依據(jù)。誠然，沒有堅強的具體領(lǐng)導(dǎo)，就沒有持久的強有力的工作措施。院校領(lǐng)導(dǎo)與全體教職工都要強化學(xué)生檔案意識，自覺支持做好、做精學(xué)生檔案工作。首先，院校要把學(xué)生檔案管理工作納入議事日程，納入職能部門的目標(biāo)管理，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作院校一項重大的基礎(chǔ)性工作常抓不懈。在布置、檢查、總結(jié)學(xué)生管理工作的同時，要布置、檢查、總結(jié)學(xué)生檔案工作。其次，“業(yè)精于勤而貴于專”，要在學(xué)工部編配懂業(yè)務(wù)、會管理的負責(zé)人專門分工管理檔案隊伍管理和檔案建設(shè)工作，非常必要和重要。第三，要認真落實當(dāng)前檔案管理中專職人員、經(jīng)費、設(shè)備等幾個急需解決的問題，做到人員落實，目標(biāo)落實，責(zé)任落實，經(jīng)費到位，設(shè)備到位。

3.2 檔案管理人員要專業(yè)化 任何事業(yè)的振興，關(guān)鍵在于人才；沒有專業(yè)人才，就沒有專業(yè)化創(chuàng)新，更不會創(chuàng)造出專業(yè)化成果。檔案員落實到位，可采取送出去、請進來的辦法。對學(xué)生管理部門的有關(guān)人員和檔案員進行專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)基本知識，掌握檔案管理與現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容和手段，取得檔案員資格證書后方可上崗。對專職檔案員，要列入保密人員系列，要嚴格制度，明確職責(zé)，實行目標(biāo)管理，誠心實意為生服務(wù)，在實踐中不斷提高管理水平。通過培訓(xùn)組建起一支覺悟高、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)精，比較穩(wěn)定的檔案隊伍。

3.3 檔案材料整理規(guī)范化 在檔案專業(yè)隊伍組建的同時，院校學(xué)工部要依據(jù)學(xué)生檔案收集整理之總體工作量，作出詳細計劃安排，集中力量，統(tǒng)一時間，統(tǒng)一目標(biāo)，統(tǒng)一要求，對現(xiàn)存學(xué)生檔案進行一次徹底的收集整理。應(yīng)由學(xué)工部協(xié)調(diào)各系部領(lǐng)導(dǎo)具體負責(zé)，以專職檔案員為中心，配合班主任、輔導(dǎo)員嚴格按照檔案管理中的有關(guān)規(guī)定，限期高質(zhì)量、高水平地完成學(xué)生檔案重新收集整理，徹底改變學(xué)生檔案“散、亂、差”局面，為今后檔案管理的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。具體設(shè)想是：檔案材料要完整（涵高中材料）；事實要真實；評定要公正；紙張要統(tǒng)一；書寫要規(guī)范；字跡要工整。除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。特別是學(xué)生所參與的各種社會實踐材料，學(xué)生優(yōu)秀模范材料，處分材料和等級證書、資格證書、競技獲獎證書、發(fā)明創(chuàng)造證書等復(fù)印件，建議應(yīng)全部列入收集歸檔范圍。學(xué)年度班主任、輔導(dǎo)員鑒定要根據(jù)學(xué)生實際，盡量能真實地反映出各個學(xué)生的正能量和德、智、能、績特點。檔案材料整理基本結(jié)束后，要按時序裝入正規(guī)檔案袋，填寫封面目錄，做到內(nèi)外名稱一致，順序一致。一定要經(jīng)校方組織專門人員認真驗收、認同，最后交由專職檔案員，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一管理。從此，按年度階段性收集整理，妥善保管和傳遞利用等。

3.4 檔案利用傳遞要制度化 經(jīng)驗教訓(xùn)我們，檔案傳遞千萬不能馬虎。稍有不慎，就會釀成難以彌補的損失或困難。凡需調(diào)出、轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案，必須嚴格按照保密制度規(guī)定的程序進行。如填寫傳遞單-填寫轉(zhuǎn)檔登記-嚴密包封-通過機要傳遞-檢查收存回執(zhí)-回執(zhí)來退的應(yīng)在一月之內(nèi)及時催查。一定要注意接收單位是否具備文件規(guī)定的“縣（處）級以上的組織人事部門或縣級（含縣級）以上人才交流服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機構(gòu)。若用人單位不具備保管條件的，應(yīng)送所在地的人事部門所屬的人才交流服務(wù)中心保管。這樣，可有效避免檔案傳遞中檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。在前面所述中，重新收集建檔中，對畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)其德、智、能、績的綜合材料，如學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生實習(xí)鑒定等最基礎(chǔ)性的材料，可搞一式兩份，其中一份存檔，另一份存放于學(xué)生的學(xué)籍檔案中。便于個別學(xué)生檔案丟失后，作為重新建檔的依據(jù)。同時也可有效地避免或杜絕個人利用重新建檔之機，做假材料、開假證明，涂改材料等事件的發(fā)生。

3.5 管理手段現(xiàn)代化 任何事業(yè)如逆水行舟，不進則退。當(dāng)前已進入信息現(xiàn)代化時代，隨著職教事業(yè)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)革命也為院校學(xué)生檔案建設(shè)手段現(xiàn)代化提供了可靠保證。面對學(xué)生檔案數(shù)量增大，項目增多，質(zhì)量要求趨高，流動方向多樣化、流動速度加快，存放時間變短，就業(yè)方式多元化，投寄單位眾多等特點，原有的學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段顯然已不適應(yīng)巨變的形勢。加快推進院校學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段的現(xiàn)代化，確實成為時代之要求，改革創(chuàng)新之必須。院校應(yīng)舍得投資，與時俱進，充分利用現(xiàn)有之人才、設(shè)施，搶抓機遇，創(chuàng)新工作，以生為本，追求卓越，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化。

總之，學(xué)生檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分，是一項十分繁瑣、量大面寬的基礎(chǔ)性工作。“始于至誠、終于至善”。通過強化指導(dǎo)、責(zé)任問究，組建專業(yè)隊伍，專業(yè)培訓(xùn)，重視收集整理，傳遞建制，手段現(xiàn)代化等科學(xué)開創(chuàng)工作，緊貼高職人才培養(yǎng)目標(biāo)，切實發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的重要作用。

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作者簡介：董文英（1967-），女，江蘇宜興人，館員，研究方向為檔案資料管理。