淺談中外合作辦學中的文檔管理工作

錢曉瀾

摘要：中外合作辦學是一項新興的辦學模式，但任何學校的建設都離不開文檔管理這樣重要的基礎工作。作為高等院校教務管理的重要組成部分，文檔管理的好壞直接影響著高校教學評估的結果，對高校的發展起著舉足輕重的作用。本文通過對中外合作辦學中的文檔管理工作現狀進行簡要的分析并提出改進建議，從而使中外合作辦學之路越走越寬敞，可持續發展下去。

關鍵詞：中外合作辦學；文檔管理；課程文檔

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）52-0034-03

隨著中國經濟的發展和成功加入了世界貿易組織，經濟國際化程度越來越高，對國際復合型人才的需求量也越來越大。正是在這樣的背景和形勢下，中外合作辦學項目應運而生。中外合作辦學是近十多年來一項新興的辦學模式，是中外優質教育資源強強聯手、合作創辦的一條國際化教育的特色之路，也是我國現有高等學歷教育的重要補充。與常規大學相比有其獨特的教學模式、管理方式和人才培養規律，而文檔管理工作在中外合作辦學中有著不可或缺的重要地位和作用。

一、中外合作辦學的文檔管理的特殊性

1.文檔管理的內容。作為中外合作辦學教務管理的一個重要組成部分，文檔管理既是一項煩瑣的應用性日常事務工作，同時又是一項非常重要的教學信息資料匯集歸檔工作。中外合作辦學的文檔管理有其特殊性，這里主要指的是課程文檔的管理。在中外合作辦學過程中，為保證教學質量，根據外方合作院校要求，每學期結束后，要求每一位任課老師將本學期所授課程整理出一些資料作為課程文檔歸檔，內容包括學生平時考勤表、綜合成績單、成績分析評價表、教師簡歷表、教學日歷、教學大綱和學生的期中、期末考卷挑選好中差各一份（或平時作業或課題研究報告或工科實驗報告好中差各一份，或者還可以附上空白試卷和標準答案等）。所有上述材料均用英文填寫，試卷是教師用英文出題而學生用英文答題。每學期期末考試結束后規定任課老師及時批改試卷，填報成績單，將課程文檔所需的各項資料整理好后交給文檔管理員。綜上所述，課程文檔是一項綜合性的教學檔案，它能綜合反映教師的教學態度、教學水平、教研成果等，可以從中了解學生的學習態度、學習能力和學習情況等，并可作為考核教師教學水平的重要依據之一。

2.文檔管理在中外合作辦學教務管理中的重要地位。國家教委辦公廳1994年頒布實施的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》中明確提出：“高等學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，檔案工作應是學校評估的重要內容之一。”①文檔管理是中外合作辦學的重要基礎工作。課程文檔是一種特殊的檔案，它隨著學校的建立而產生，隨著學校的發展而積累，承載了大量的教學、科研、管理信息，具有顯著的科學性、文化性、權威性和很強的憑證作用，是研究和了解一個中外合作辦學項目建設與發展的重要依據。②文檔管理是教務管理的重要組成部分，為教學管理形成必需的資料積累，為教學評估提供第一手資料，為內部管理和外部監督提供有效依據或憑證，從而促使教學的健康發展。③課程文檔是中外合作辦學項目的重要智力資產，文檔內容具有其特定和持續的價值，這種價值在共享、檢索、分析等使用過程中得以體現價值和擴大效應，是中外合作辦學重要的文獻資料。④文檔管理的對象是教師和學生，涉及教學大綱和教學日歷等。教師根據教學大綱選擇相應的教學內容，以保證專業培養目標的實現。中外合作辦學的教學大綱由國外合作院校提供，根據大綱上指定的教材和學時安排教學。教學日歷是文檔管理中的一項重要內容，主要反映教師的整個教學規劃和內容安排，教師一般根據教學大綱、教材內容、課時安排及時間進度等提前進行課堂教學的規劃，在實際教學過程根據實際情況靈活調整，以保證教學內容的有效性、完整性和科學性。

二、當前文檔管理中存在的主要問題

1.上交文檔不及時，文檔質量不高。有的教師歸檔意識差，平時沒有整理資料的習慣，到交文檔的時候常常找不齊資料，甚至找不到該交的資料，總是一拖再拖，嚴重地影響了文檔質量。

2.教學日歷馬虎，沒有創新意識。教學日歷是課程文檔中的一項重要內容，主要考察教師一周的教學任務安排，要求教師把每周所教的內容和要達到的教學效果簡明扼要地用英文表達清楚。有的教師對教學日歷不重視，在表中只是羅列了教材上的一些章節，而沒有具體的教學內容、教學目標及具體的實施計劃，從中根本看不出學生這個學期要學到什么和能做什么。

3.試卷雷同，不利于學生的進步。有的教師每年教同一門課，結果每一年出的試卷都雷同，頂多把題的次序改變一下。其實試題完全可以出得靈活些，除考察一些重要知識外，更要綜合測試一下學生分析問題、解決問題的能力。每一年的形勢都有發展和變化，所以教學內容和試卷也必須相應地變化。

4.成績單評分隨意，不符合管理的嚴肅性。成績單的考核標準一般由管理人員根據教學大綱上的考核要求制訂，由于教學大綱由國外合作院校制訂，考試（Test）的次數相對頻繁，這對中國學生來說并不合適，于是和外方商量，減少正式考試的次數而改為課堂測試（Quiz）或作業（Assignment）的形式來彌補，給學生更多的發揮空間。但有的教師圖省事，取消原有的期中考試（Mid-term Test），把其占有比例增加到平時考勤分中；還有的甚至把所有考試包括期末考試（Final Exam）都取消，而全部以作業的形式來打分，使學生的成績來得太容易，增加了管理工作的難度。

5.非講座型課程及機房上課課程的資料匱乏。非講座型課程，如口語課程、研討會、技術論文等，往往文檔不齊全，有的甚至沒有建立文檔，這時也要用盡可能多的資料說明如何完成目標和進行測試的。有的課程比如電子商務、電算會計系統、財務管理計算機應用等課程是在機房上的，通過在電腦上安裝相應的軟件指導學生完成所有的作業和考試，所以相應的文檔資料就比較欠缺。

三、加強文檔管理工作的措施

1.做好宣傳和普及工作，強化歸檔意識，提升文檔質量。由于人們對文檔管理的重要性認識不足，往往造成文檔管理的邊緣化，不被重視。文檔管理人員要積極做好宣傳和普及工作，讓更多的人意識到檔案工作的重要性，支持文檔工作，形成良性循環。課程文檔作為一種日常交流的重要依據和工作成果的總結，文檔管理人員必須遵循“事前指導，事中監督鑒別、檢查審核，事后整理、歸檔”的工作流程，以確保文檔的質量，尤其對新任課的教師來說，做好事前指導工作十分重要，他們可以借閱以前的文檔進行參考。針對平時疏忽整理而臨時匆忙應付的情況，可以采取“預存檔”的方法，工作落實在平時，把教學計劃、個人簡歷以及平時的考試和作業等選取三份（好中差各一份）先行放入檔案袋中，到了期末只要選取期終考試的好中差樣卷三份并填寫好成績分析評價表，最后再仔細檢查一遍交給文檔管理人員，這樣就可以起到事半功倍的效果。文檔質量的好壞會給后人以示范效應，好的示范會帶動后來者做的文檔質量越來越高，而不好的示范則起到相反作用。

2.樹立與時俱進的服務意識，加強創新意識，提升文檔管理人員的素質。文檔管理人員必須積極、主動、有意識地從多渠道收集有價值的檔案資料，時刻關注學院發展的最新動態，牢固樹立及時立卷歸檔的意識。文檔管理人員同時還要不斷提高自身的政治素質和業務素質，提供高效、便利、優質的檔案信息服務，使教職工從利用檔案信息的親身經歷中認識到檔案工作的重要性，消除對檔案工作的偏見和誤解。

3.依靠領導支持，健全和完善文檔管理制度。檔案工作離不開領導的關心和支持，文檔管理人員必須及時主動地向領導匯報工作，虛心聽取領導的批評和建議，努力把工作做得更有序、更科學、更系統、更規范。同時健全文檔管理制度，完善借閱制度。

4.建立內部審核制度，建立并完善激勵機制。由教務部管理人員和部門領導組成內部審核小組，對課程文檔進行一年一度的仔細審核，分別召開外教會議和中教會議，對優秀文檔進行表彰，并給予一定的獎勵，使每位教師更加重視文檔工作，從而不斷提高教學質量。

5.開展文檔管理研討會，開拓管理思路。文檔管理工作需要管理人員和教師之間的相互配合才能完成得好。召開教師座談會，大家獻計獻策，探討課程文檔管理方面的問題，由教學經驗豐富的老師對教學大綱提出適當的修改意見，并與外方商討如何進行改進，以便更有利于中國學生的學習。

6.學習先進管理手段，提高工作效率。現代信息化手段越來越發達，將文檔管理的某些常規資料納入教務信息管理系統的平臺，可以減輕工作量、減少紙張浪費、方便教師自行下載，極大地提高了工作效率，使中外合作辦學的文檔管理工作更加適應信息化、現代化和科學化管理。

常言道：細節決定成敗。管理無定式，事事皆學問。作為一項心思縝密的工作，文檔管理是中外合作辦學中的一種不可或缺的教務管理手段，高等教育國際化給高校人才體系、培養標準、培養模式帶來了一系列的變化，探索一種適應新形勢和新挑戰的文檔管理手段勢在必行，以使中外合作辦學可持續穩定地發展下去。

參考文獻：

[1]錢鋒.教學評估給高校檔案管理帶來的新思考[J].蘭臺世界，2007，（03）.

[2]徐溶.高校兼職檔案員隊伍建設現狀及對策研究[J].科技情報開發與經濟，2010，（09）.