網絡化背景下提高供電企業文書檔案管理的具體策略

姚夢暉

摘 要：隨著社會經濟的發展，電力行業在電能資源需求日益增加的形勢下快速發展起來，供電企業作為電力行業的一個重要組成部分，在現今市場經濟中面臨著越來越大的競爭壓力。尤其是隨著互聯網、信息技術的快速發展，企業發展形勢發生了較大變化。供電企業文書檔案管理問題開始凸顯出來，逐漸阻礙了企業的發展。網絡化背景下的電子文化具有流動性、易逝性、信息及其載體的易分離性、電子環境的依賴性等特點，這使得文書檔案管理更為困難。本文就供電企業文書檔案管理為例來探討其在網絡化背景下應當采取哪些措施來提高管理水平。

關鍵詞：網絡；文書檔案管理；供電企業；策略

一、互聯網的發展給供電企業文書檔案管理帶來的機遇和挑戰

文書就是企業在生產經營活動中為處理各種事物而形成的、具有特定效用的信息記錄。檔案是企業在生產經營活動中直接形成的有一定價值且形式不同的歷史記錄。文書與檔案是一種事物的不同歷史形態。隨著供電企業的快速發展，企業文書、檔案越來越多，管理起來也更為復雜。加上管理人員的素質偏低、管理制度不完善、管理方式不夠科學等問題，供電企業的文書檔案管理已經不能適應企業發展需求了。另外，互聯網的快速發展給供電企業文書檔案管理帶來了機遇和挑戰。互聯網背景下的電子信息使得文書檔案的產生、傳遞、利用效率都大大提高，文書檔案管理可以利用先進的網絡技術來不斷促進其發展，改變傳統的管理方式，提高工作效率，以科學的文書檔案管理來促進供電企業的發展。互聯網背景下的電子文件具有易逝性、流動新、易分離性等特點，對電子環境和應用程序的依賴性高，這樣有使得文書檔案管理受到一定限制。加上互聯網背景下的網絡安全隱患問題，企業文書檔案管理中又要注意電子文檔的安全問題。

二、供電企業文書檔案管理中存在的問題分析

2.1文書檔案管理基礎薄弱。在過去，供電企業的文書檔案以紙質文檔存在，在管理中以不丟失為原則，進行的是封閉式的管理，文書檔案的利用率低。近年來信息網絡技術的發展使得企業的文書檔案以紙質文檔和電子文檔的方式存在，但是由于企業領導不重視文書檔案管理工作，因而投入較低，文書檔案管理沒有明確的規范和標準，文書檔案的質量低下，文書檔案的管理較為混亂。

2.2文書與檔案管理工作無法銜接。供電企業在文書檔案管理上采取的是分離式管理，也就是文書與檔案管理分離，互不干擾。但是，在實際工作中，文書與檔案之間是緊密聯系的，檔案管理工作對文書管理工作有一定的指導意義，能夠促進文書管理的規范化。文書與檔案管理工作的分離導致了兩者之間無法有效銜接，無法相互促進、共同發展。

2.3電子檔案的保存不注重安全。網絡環境帶來了電子文化，電子文件的產生、傳遞效率非常高，但是網絡環境又帶來了網絡安全漏洞，電子文檔容易遭受病毒侵害、容易被他人截獲。而供電企業的文書檔案是企業內部資料，很多都是機密性資料，這就要求企業要做好文件的安全保存。但是，在文書檔案的管理中企業并不注重安全保存，經常出現電子文檔的丟失現象。

2.4檔案的利用率低。 文書、檔案是對企業過去生產經營活動實踐中的信息記錄和價值總結，對企業發展具有一定的指導意義。但是在供電企業中，文書檔案的利用率較低，極少人去借閱文書檔案。另外，文書檔案的管理人員素質偏低，造成了文書檔案管理的混亂，因而借閱時也無法在短時間內找到文件，這也是造成文書檔案利用率低的一個原因。

三、改進供電企業文書檔案管理的具體策略

3.1提高思想認識，重視文書檔案管理。首先要提高思想認識，重視文書檔案管理，尤其是企業領導的思想認識，這是提高文書檔案管理工作水平的前提。企業領導重視文書檔案管理工作，進而在企業管理中提高文書檔案管理的地位，帶動企業各個部門和員工重視文書檔案管理工作。加大文書檔案管理的投入，促進文書檔案管理基礎設施的建設。提高管理人員的業務素質，以業績考核制度和激勵機制來激發管理人員的工作熱情，促進工作效率的提高。加強各個部門之間的交流和聯系，不斷帶動文書檔案管理工作的改革創新，提高文書檔案管理水平的提高。

3.2推行文書檔案一體化管理。所謂文書檔案一體化管理就是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、數據結構的一致性，保證從文書到檔案數據流通的順暢和完整。

文書檔案一體化管理可以通過辦公自動化與檔案系統相結合的方式來實現。首先要建立電子文件管理的規章制度以及明確管理人員的職責。其次是制定文書檔案一體化實施方案。最后是開展文書檔案一體化應用培訓，提高工作人員的業務素質和職業道德素養，促進文書檔案一體化管理工作的順利開展。供電企業要正確認識文書檔案一體化管理的作用，根據企業發展狀況制定穩步發展策略，逐步促進文書檔案一體化管理的實現。將文書與檔案管理有機結合起來，保證檔案的質量，提高檔案的利用率。

3.3促進文書檔案管理的規范化和標準化建設。要提高檔案的質量，提高文書檔案管理水平的提高，最重要的是要促進文書檔案管理的規范化和標準化建設。首先，全面貫徹落實“檔案集中統一管理”的原則。其次，上級部門制定文書檔案工作的流程，文書檔案的生成、傳遞、保存等方面的工作流程和注意要點以明確的制度形式存在，促進文書檔案管理的規范化和標準化建設。最后，文書部門要及時做好文書的歸卷、收集、整理，并將整理的信息迅速傳遞給檔案管理部門，促進檔案部門做好檔案的歸檔分類工作，避免積壓現象的出現。

3.4加強信息系統建設，提高文書檔案管理的現代化水平。網絡的發展帶來了信息技術的發展，供電企業在進行文書檔案的管理中要注意信息系統建設，以先進的信息技術來促進工作效率的提高，轉變工作方式，促進文書檔案工作的創新。企業要抓住網絡背景下的機遇，以信息系統建設來帶動文書檔案工作的發展，提高企業發展的內動力。

3.5加強文書檔案管理的安全保障制度建設。網絡環境帶來了電子文件保存的安全隱患，供電企業要正確認識網絡環境，注重檔案的保密建設，加強安全保證制度建設，為文書檔案的管理提供較為安全的環境。在安全保障制度建設上，包括安全制度、安全措施和安全技術，如：采用身份認證、數字備份、防火墻、內外網等安全防護措施，為文書檔案管理營造良好的網絡環境。

四、 結束語

網絡背景下的供電企業文書檔案管理要不斷創新，轉變工作方式，利用先進信息技術和先進管理理念來促進企業文書檔案管理水平的提高。正確認識網絡帶來的文書檔案管理工作的利弊，揚長避短。提高文書檔案工作人員的業務素質和職業素養，以高水平的文書檔案管理來為供電企業提供優質的服務。

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