讓辦公室成為創新工具

當人們還在對谷歌、微軟或游戲室、或田園般的辦公室羨艷不已的時候，世界上那些注重以創新為本的公司都在悄然進行著辦公環境的改造，并且把改造辦公空間作為管理戰略中必須考慮的重要因素。這些先行者看到的是，創新需要一個靈活的組織架構和一個協作性更強的工作團隊，并且通過優秀的辦公環境來促進二者的完美結合。

在全球著名辦公家具領導品牌Steelcase對辦公環境的研究中發現，企業領導者可以引導企業文化，但最終還是公司的全體員工共同創造文化。隨著時間的推移，企業管理層可以通過辦公室的空間布局來改變員工的行為，行為由信任日積月累而來，行為一旦固定下來就會形成一種文化，從而進一步推動企業的發展。

辦公室——為合作而存在

在創建一個能夠激發人們創新靈感的辦公室之前，我們先要思考一下，人們為什么需要辦公場所？

一種觀點認為，辦公室是企業知識的儲備地和分享地。因為集體合作的效果肯定遠大于個人單打獨斗，企業不可能在所有員工都相互獨立和隔離的辦公情況下有效利用這些知識。

技術的發展讓很多企業的員工可以實現移動辦公，很多公司也推出在家辦公的“可替代的辦公策略”，個人的獨立工作也往往能夠更快地產生成果，但是在Steelcase與Corenet全球企業房地產經理人協會展開的一項聯合調研中發現，在2/3的企業中，員工有60%-80%的時間用于合作辦公，只有10%或更少的人會按照“可替代的辦公策略”模式進行辦公，因為大多數人都害怕孤獨和孤立，而來到辦公室的人們能夠從團隊合作中獲得更為豐富的觀點和更具深度的結論。就連谷歌也沒有像外界想象的那樣，員工完全成為自由的移動辦公者，他們反而鼓勵員工到公司來上班，因為合作中產生的智慧是成為創新和解決問題的重要推手，尤其對于創新型企業來說，合作是企業生存的根本。

人們來到辦公室之后……

Steelcase的設計師和研究者們為了更好地了解知識工作者的一天，采用了觀察的手法來描繪職場人的活動。在現實觀察中，研究者們發現：社交活動對于營造辦公室內的良好合作氣氛至關重要，但是這往往會對那些需要專心工作的員工造成干擾。

·當辦公室成員增多時，壓縮空間的代價常常是犧牲高效的工作環境。

·移動辦公人員往往感覺自己是參觀者，在尋找座位和電源接口的忙亂中降低了工作的效率。

·伴隨著團隊合作需求的增加，員工們需要隨時隨地都能找到開會的場所，但卻不知道哪個場所是空著的，只能四處尋找。

·團隊合作往往是在為某一位員工設計的工位上進行的，其結果就是當討論問題時，每個人都必須擁擠在某個人的工位上，感覺很不舒服。

·在開放的環境下從事保密和專注的工作相當具有挑戰。

·每次團隊開會時，人們花在嘗試設備連接上的時間平均為5-10分鐘，破壞了合作的專注與流暢性。

·離演講者位置越遠的人，其參與度越低。

人生來就是具有社會屬性的動物，即便是在獨立工作的時候，他們也常常希望身邊有人。

不止于此，Steelcase還組織了一批研究辦公環境的心理學家、社會學家和設計師深入研究，探尋如何讓辦公空間成為一個人們可以互聯、互動、合作、尋找支持、分享創意的空間。而其中一些有趣的發現也成為人們思考如何創建一個靈感空間的起源。

如果員工不得不步行超過21米去見一個人，他們寧愿發一封電子郵件了事。如果他們離得很近的話就會走過去，然后展開面對面的溝通。縮短人與人之間的物理距離是一個關鍵因素，因為能夠幫助人們提高生產力。

領導有43%的工作時間花在和各個小團隊舉行會議上，其中只有9%的團隊人數在12人及以上。

人類的生物本能是與大自然對接。人類的天性都希望找到一個能夠給予他們安身和庇護的空間，例如柱子、墻壁、頂棚，同時人類還會被自然的光線所吸引，物體的色彩和質地能夠喚醒人類的本能反應。這些都源自人類祖先的洞穴和篝火生活。

工作的時候，人不能整天坐在椅子上，應該能坐、能站，甚至能四處走動。活動才能增進身體和大腦的供血量，改變工作姿勢才能保持對工作的關注。

根據一項調研，82%的白領員工在完成工作時需要與同事合作，但是人體工程學卻沒有與時俱進，不適當的桌椅和開會環境會讓一個小時的會開起來猶如三個小時那么長。

員工的壓力并不只來源于老板，還可以來源于不能有效支持自己工作的辦公空間。俄亥俄州立大學的研究表明：壓力和肌肉骨骼疼痛之間存在直接聯系。工作中倍感壓力的員工其醫療健康的支出要高出平均水平46%，而且辦公場所中由壓力造成的醫療開支每年超過3000億美元。

這些發現對企業的啟發是，要想提升員工創造力的價值，必須在工作中融入社交體驗。

對辦公空間進行整合，可以形成兼顧工作與社交的氛圍。

靈感發源地——第三類辦公場所

在家庭和辦公室之外，人們渴望的是第三類辦公場所的誕生。這樣的一個辦公場所不僅需要以“我”為核心，也需要以“我們”為中心的團隊合作。它還打破傳統思維，即個人辦公場所應該是固定的，或者是“某人所有的”以及團隊空間應該是共享的。在互聯化的辦公場所中的一系列區域必須能夠支持專注辦公、合作辦公、社交以及學習，它是作為家以外的另一個“家”，緩解壓力，帶來放松和溫暖感覺的場所。

如何才能創建一個凝聚人心，讓人心情舒暢，同時又能保持人性、心靈以及身體銜接的辦公場所呢？

在全球著名咨詢公司埃森哲休斯頓辦公室的改建中，像其他公司一樣，埃森哲想要解決辦公室空間的問題，他們更希望工作場所可以幫助員工達到更高的業績水平，提高員工間的合作交流、協作、指導和生產力。

要了解埃森哲辦公室的改造，其中還有一個重要的因素是要了解不同國家的文化密碼。

埃森哲休斯頓辦公室的設計含有美國文化的特點。相對于中國等亞洲國家，美國在個人主義傾向中得分極高，這意味著人們期望表里如一的自力更生以及更高層次的自主權，員工討厭高密度的辦公環境，但是卻非常樂于接受新事物。美國公司在嘗試旅館辦公、辦公桌共享、使用協作辦公空間或者在家辦公等方式非常領先，辦公場所的生態系統正在延伸到實際辦公區域之外。員工們也越來越習慣以更加民主的方式來共享空間，管理層所占用的辦公空間往往與他們的員工相同。

埃森哲的員工也常常與分布在世界各地的同事一起工作，這也對只能在上班時間使用的辦公空間帶來了挑戰。為了應對不同時區的差異，在辦公室以外完成的工作與日俱增。

休斯頓辦公室擁有800名員工，在改造前90%的員工擁有獨立工作空間，改造后公司將三個樓層的地產減少成為一個樓層，實際辦公面積縮小了，90%的工作空間成為半開放或開放式合作共事的辦公區域。對于高流動性或者長時間出差的員工來說，他們每8個人擁有一個座位。

埃森哲的員工大部分的合作共事都在辦公室內，所以辦公家具、工具、技術以及空間設計得更為靈活。每一個空間都是多功能的，所有的空間都能容納1到2人或更多人一起工作。

埃森哲充分利用長桌椅，這既可以用于合作共事，又可以分開進行私人工作。改造后的埃森哲相對來說比原來的小，需要利用到不同的空間辦公，員工可以從長桌椅轉移到咖啡廳的區域辦公。他們在這塊區域進行短暫的會議，更好地利用了空間。

改造后的休斯頓辦公室，合作空間比比皆是，從小房間區域到咖啡廳。埃森哲的員工能夠共同分享，對公司文化也有很大的影響。改造后對員工反饋的統計中發現，溝通和協作有著明顯的升幅，創新方案和產品質量都有提升（見上圖）。與客戶、消費者的溝通互動增加了17%，網絡和指導交流增加了31%，即興合作增加了29%，與團隊成員的合作增加了27%，整體同比平均增加了25%。新的環境改變了員工的工作方式，促進了積極合作的氣氛。辦公室已然變成一種創新和企業文化的工具。