高職院校合并后檔案管理工作的思路和方法

傅麗娜

摘 要：高職院校的合并、重組能偶優化教育資源布局、提高辦學層次和辦學水平，但為學校的檔案管理工作帶來了新的問題，本文根據重慶醫藥高等專科學校的實踐，提出了實現院校合并后檔案管理實質性融合的思路、方法。

關鍵詞：高職院校；合并；檔案管理

隨著我國教育體制改革深人，以優化教資源布局、提高職業教育辦學層次和辦學水平為日的，高職院校的合并、重組成為高等職業教育發展有效手段。需要注意的是，高職院校合并為檔案管理工作提出了新挑戰，由于各學校辦學規模不同、檔案管理體制和手段相同，合并院校實現檔案管理的實質性融合需要克服一系列的問題。

2006年重慶市藥劑校、重慶市衛校和重慶市第二衛校合并為重慶醫藥高等專科學校，合并前三所院校均為中專院校，檔案管理工作基礎薄弱。本文將重慶醫藥高等專科學校在檔案管理中的優秀實踐，提出了實現院校合并后檔案管理實質性融合的思路和方法。

1、合并高職院校檔案管理工作的現狀及問題

對于高職院校而言，《中華人民共和國檔案法》、《普捅高等學校檔案管理辦法》是開展檔案工作的法律依據，但在實際工作中，進行合并的高職院校在檔案管理工作中不同程度的存在以下問題。

1.1 檔案保管不善

高積院校一般都是在中專學校的基礎上合并產生的，中專學校的檔案管理工作基本上處于“領導高度重視，實際投入不足”的狀態，軟、硬件設施普遍較為落后，有的學校甚至沒有專門的檔案室，檔案資料隨處存放。

1.2 檔案管理手段落后

在機構設置和人員配備上，部分院校不注重檔案人員的知識結構、學歷和職稱，有些中專學校檔案管理人員以兼職為主，檔案管理工作主要是“簡單的整理文件、裝訂成冊，放入檔案柜”，檔案管理手段落后，造成檔案歸檔不齊、案卷質量不高、利用效率低、單一等現象。

1.3 檔案管理制度不嚴

合并以前各學校檔案是分散管理的，合并階段人員變動大、管理不嚴、對檔案工作不重視，造成檔案移交成了簡單的交接 ，導致學院檔案移交工作漏洞很多，為今后的檔案管理留下了隱患。

2、高職院校合并初期檔案管理的重點工作

學校合并初期，各單位檔案管理的情況差別較大，很難通過簡單的方法“一刀切”的解決所有問題，應該認真做好以下兩方面的工作。

2.1加強收集工作

檔案的收集工作是高職院校檔案形成的重要環節，是院校檔案實現集中統一管理的重要途徑，是維護院校檔案完整、準確、系統的基礎。高職院校合并期間，人們往往重視結構合并、權利統一、財產合并，容易忽視檔案工作的移交、合并，文件散失的可能性較大。因此，在合并初期要嚴格制度，督促檔案管理人員堅守崗位，在保證原有檔案不丟失的同時，實現合并期間產生的新文件、檔案及時收集歸檔。

2.2實行集中統一管理

集中統一管理學校全部檔案，是學校檔案工作基木原則的核心，是學校檔案工作的組織原則。高等院校合并之前，各校都有自己的檔案管理部門，配備了專兼職檔案員，形成了自身的管理體系。各學校合并后，必須對新組建學校產生的檔案實行統一管理，維護檔案的完整和安全，要做到統一制度、統一標準、統一使命，學校可以將以前分散的檔案部門室合并成綜合檔案室，集中管理各校原有的檔案。由綜合檔案室按照學校的統一要求，確定文件材料歸檔范圍，然后整理鑒定、開發利用。

3、合并后做好高職院校檔案管理工作的有效手段

合并后，高積院校應把“深度融合”作為檔案管理的行動目標，要采取行之有效的措施，實現檔案管理工作的實質融合、深度融合

3.1管理模式上實現實質性融合

檔案管理模式是高職院校檔案部門工作運行的脈絡，是高職院校合并后檔案工作實質性融合的關鍵因素。合校是檔案管理工作者改革創新、超越自我的一個契機，檔案工作人員應該抓住院校合并的機會，實現檔案的規范化管理。合校前，每所學校的類型、隸屬關系、服務對象、辦學水平有所不同，其檔案管理模式也有所不同，而且具有較強的穩定性和差異性，這種差異性不會隨著檔案管理工作形式上的合并自然消失，管理模式的整合就是要打破原有學校、原有制度、原有模式和原有習慣的不同，建起了其合并院校檔案管理的體制、管理模式和相應的工作模式。應重點打破各校、院系檔案部門職能分散、各自為政的舊模式，監理以學校綜合檔案館為中心、院系檔案室為具體管理部門的縱向業務管理網絡，采取統一規劃、統一制度、統一管理和分散負責制相結合的管理模式

3.2實行合并高職院校檔案工作的目標管理

高職院校合并后，必須制定出新的檔案管理發展戰略、工作目標，對高職院校檔案工作的制度建設、業務建設提出具體的標準，對檔案工作的每一個環節都提出具體要求。合并院校應圍繞《中華人民共和國檔案法》、《普捅高等學校檔案管理辦法》、《科學技術事業單位檔案管理升級辦法》的要求，制定檔案管理工作的總目標，并進行任務分解，對檔案工作的管理體制、制度建設、業務建設、檔案信息化建設提出具體的工作目標，并開展嚴格的績效考核工作，組建校領導、館（室）領導和檔案骨干共同組成的考核小組，做到公平、客觀的獎優罰劣，充分調動廣大檔案員的積極性。

3.3實現檔案工作人員的融合

在實際工作重，檔案人員的合作精神缺失，影響檔案工作人員的實質性融合的主要阻礙。合作精神的缺失主要由兩個原因引起，一是情感因素，檔案工作人員均有較為穩定的情感圈，幾所學校合并后，面對新的工作環境和人際關系，人們自然會產生不適應，加之檔案管理相對封閉，檔案工作人員習慣于在自己的學校開展工作，不愿介入其它校區的檔案管理工作；二是利益因素，學校合并將帶來學校管理體制的改革，將影響每一個人的利益，可能造成檔案人員工作產生抵觸情緒，影響在工作中的合作。

檔案工作人員是檔案管理的主體，實現檔案管理人員的融合是做好并校后檔案管理工作的基礎，樹立以人為木的思想，在考慮學校整體利益、檔案工作日標的同時，要尊重個人追求內在價值、自我實現的訴求，為檔案管理工作人員提供公平的機會、平臺，調動他們的積極性和創造性。通過開展崗位培訓、專題講座、重點人員脫產進修等方法，提高檔案工作者的工作激情，提高高校檔案工作的人力資源水平，在促進檔案工作人員能力提升的同時，實現檔案工作人員的融合。

參考文獻

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