關于現代企業如何進行有效工作分析的思考

趙慧敏

【摘要】工作分析是人力資源管理的重要環節，也是實施人力資源管理六大模塊的重要前提和基礎。目前，越來越多的企業認識到人力資源管理在企業的重要性，也相繼引用了工作分析等人力資源管理的相關方法和技術。但是，盡管現在已經掌握了多種工作分析的方法，企業也投入了大量的人力、物力、財力以及時間，但是在具體實踐過程中，卻受到了員工的抵觸、不配合，導致結果與預期相差太遠，最終的得到的工作說明書也束之高閣，那么如何進行行之有效的工作分析，讓工作分析真正能為企業的戰略發展、組織設計及其他管理活動服務，就成為了擺在現代企業人力資源管理者面前需要思考的問題之一。本文從工作分析前、中、后三個階段分別進行思考探討，尋求使工作分析行之有效的方式方法。

【關鍵詞】人力資源管理；工作分析；方式方法

現代企業人力資源管理的核心是如何解決人與組織的關系問題，而這一命題自然地集中在人與組織的結合點——工作及崗位上。因此，工作分析也就成為人力資源管理中最為基礎與核心的一項工作，在人力資源管理各項活動中有著廣泛的應用。工作分析是人力資源開發與管理最基礎的工作。只有做好工作分析及其設計工作，才能據此完成企業人力資源規劃、招聘選拔及配置、員工培訓開發、績效考核、員工職業生涯規劃、薪酬管理等相關的工作。

一、工作分析的含義及地位

工作分析的實質是通過觀察和研究，確定關于某種特定職務的性質的一種程序，也就是說，工作分析就是把每個職務的內容加以分析，清楚的掌握該職務的固定性質和組織內職務之間的相互關系的特點，從而確定該職務的規范，并確定工作人員在履行職務上應具備的技術、知識、能力和責任。是研究某項工作所包含的內容及工作人員必需的技術、知識、能力與責任，并區別本工作與其他工作的差異。工作分析是一項管理活動，它的結果是形成崗位說明書，可以有效地協調與配置不同勞動者的工作

人力資源管理系統主要包括六大模塊：人力資源開發；人才招聘；員工培訓；績效考核；薪酬管理；員工關系。然而企業在開展這六大模塊過程中，工作分析扮演著至關重要的角色。若忽視了工作分析的作用，則在績效評估時會出現考核無依據，設計薪酬不公平，培訓無針對性，目標管理責任制無法完全落實等問題，同時也會挫傷員工的積極性，并影響企業的整體經濟效益。如果一個組織的招聘者不知道勝任某項工作所必需的資格條件，那么員工的選擇也就必然是漫無目的的。同樣，如果缺少適當的工作說明和工作規范，就會在缺乏清晰的文件指導下去招聘、選擇員工。顯然這樣做的結果將會是極其糟糕的，甚至是災難性的。

二、分析前宣傳動員，明確目的，消除員工的恐懼感

應該在分析工作實施前做好充分的準備與鋪墊，工作分析之前的準備工作包括與企業高層充分溝通，獲得高層的大力支持；召開全員參加的工作分析啟動會議，宣講工作分析的理念，讓員工知道工作分析的主要目的是為了設計高效運行的組織結構、制定考核標準及方案，設計公平合理的薪酬福利制度等；向員工解釋工作分析小組成員組成，公開工作分析的執行步驟、方法和流程。總之，只有做好準備和鋪墊，才能減少員工對工作分析的陌生，讓員工心中有數，刻意的“神神秘秘”只會引起員工的反感與抵觸。

三、分析中層層落實

工作分析過程中將著重從3W人手分析，3W是指工作分析分析做什么（what）、何時分析（when）及由誰來參與分析（who）。

（一）分析什么

通過工作分析，我們要獲得以下5方面的信息：1）工作的關系，這包括工作的內部關系和外部關系。內部關系涉及到上下級關系，即該崗位的直接上級和直接下級是誰，與公司內部哪些部門或崗位有合作關系。外部關系是指該崗位與哪些政府部門、企業機構或其他組織有聯系。2）工作職責。包括員工的主要工作內容是什么，每項內容在整體工作中的重要性是怎樣的，任務的負責程度等。3）崗位的發展路線。這分為員工發展和自我發展兩種。自我發展針對每一位員工，他們為了做好本職工作及本身的發展需要接受哪些培訓；員工發展針對管理人員崗位，管理人員崗位需要對其下屬做出什么樣的培訓安排。4）工作條件與環境。工作環境包括工作的地點、有無噪音和有害氣體、室內溫度；工作條件包括該崗位完成工作任務需要哪些工具、機器和設備等，比如秘書所用的打印機、復印機、電腦、一般文具等。5）工作對任職人員的要求。這包括受教育程度、工作經驗、崗前培訓種類、身體條件、心理素質、性格和特殊技能。特殊崗位還需要上崗證資格。工作分析一定要在工作崗位已經明確的前提下才能做。如果組織結構比較混亂或是處理機構改革過程中，許多工作崗位還未確定的話，一定要在組織結構和工作崗位確定后，再行工作分析。否則，所獲得的信息對企業幾乎沒有任何價值。

（二）何時分析

許多事件都可能觸發工作分析需求。比如，員工總覺得自己的工作任務不明確，人力資源部為了選拔和培訓員工的需要，或組織機構調整后。更確切地說，一旦崗位發生變動，便是進行工作分析之時。部分發展良好的企業更是定期進行工作分析，以適應組織的動態發展，尤其是一些高科技公司。聯想的工作分析是每三個月進行一次。讓員工知道企業對自己的期待是什么，管理層知識下屬需要做什么，有關工作職責和績效考核標準的誤解和沖突就可減到最少。此外，工作分析結果還能促使管理層在招聘或解雇員工時，依據工作的職責和要求，而不是空口無憑地對待員工，因此可消除不公平用人現象，也幫助管理層避免因此可能帶來的官司。

（三）由誰參與分析

為了保證工作分析的順利進行，在開始工作前需要組織一個團隊，其成員包括：企業高層領導、各部門經理、咨詢公司的專業咨詢師。這些成員包括：總經理、中層管理人員角色、工作分析員的角色、咨詢師的角色、普通員工的角色。

四、分析后及時反饋，增強員工參與感

在工作分析實施過程中和工作分析完結之后，也應及時向員工反饋工作分析的階段性成果和最終結果。這樣員工才會有參與感，也才會對自己參與的工作分用，提高員工的參與性。工作分析的直接結果是形成工作說明書，但企業不能僅僅停留在該層面，而應及時跟進，重視工作分析的結果在制定規范的考核標準和制定合理的員工培訓、發展規劃中的應用，以及提供科學的職業生涯發展咨詢中的重要應用，竭力避免企業的工作說明書在制定和使用中出現的“兩張皮”現象。工作分析之后千萬不能沒有下文，否則員工會因為感覺不到工作分析之后帶來的相應變化和改進，而懷疑工作分析的作用和意義，也很難在今后的工作中再度配合人力資源部的工作。這些都對員工有很大益處的。最好能按照結果分步進行全方面的調整，且調整幅度不應太大，動作也不宜過于迅速。但是，千萬也不能沒有下文。如果這樣，員工會懷疑工作分析的作用和意義，下次再做時，他們不是恐懼不安，而是根本不當回事。

工作分析小組應當給予員工口頭或書面承諾——企業不會因工作分析的結果而給員工帶來負面影響，如裁員、降薪與縮編，讓員工有一定的安全感。讓他們明白，這是一個客觀公正的調查分析，并不是針對個人，要裁員或者降薪。消除員工的心理障礙，后面工作分析工作就好做了。另外，人力資源部也需要把工作分析的執行步驟、方法告訴大家，將流程公開，讓員工心中有數。

結束語：工作分析是人力資源管理的基礎環節。工作分析的最終目的不是為了得到崗位說明書，而是為了將其結果應用于實踐，以指導人力資源管理的其他活動。同時工作分析是建立其他各人力資源子系統的平臺。搭建這個平臺，就要從前、中、后三個階段層層落實到位，只有把這項工作做扎實，結果才會真實有效，其他各項工作才有所依據。