ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理

劉朝琴

【摘要】講述了主數(shù)據(jù)維護(hù)的準(zhǔn)確性、及時性、嚴(yán)謹(jǐn)性是保證ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，以及主數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理需要注重的幾方面內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】主數(shù)據(jù)；維護(hù)；管理

1、概述

任何企業(yè)ERP項(xiàng)目的運(yùn)行，都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)上。有了正確的數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄€企業(yè)，在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，只有確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、維護(hù)的及時性和嚴(yán)謹(jǐn)性，才能保證ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

“數(shù)據(jù)”是科學(xué)實(shí)驗(yàn)、檢驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)等所獲得的和用于科學(xué)研究、技術(shù)設(shè)計(jì)、查證、決策等的數(shù)值。ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)又稱參照數(shù)據(jù)，是由定義業(yè)務(wù)實(shí)體的事實(shí)構(gòu)成，事實(shí)被用于對一個實(shí)體建立多個定義或視圖。維護(hù)主數(shù)據(jù)包括物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商、客戶、會計(jì)科目視圖等，主數(shù)據(jù)字段繁、種類多、相互制約的特點(diǎn)決定了主數(shù)據(jù)的維護(hù)一定要非常重視并投入充分的力量和資源才能解決。

ERP（enterprise resource planning）企業(yè)資源計(jì)劃，它是將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、財(cái)務(wù)資源進(jìn)行規(guī)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益。數(shù)據(jù)是這些資源的表現(xiàn)形式，任何經(jīng)營管理活動都離不開對這些數(shù)據(jù)的存取，所以說數(shù)據(jù)是企業(yè)的一種無形資產(chǎn)。因此，在ERP項(xiàng)目運(yùn)行過程中，重中之重就是數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理。

2、主數(shù)據(jù)的維護(hù)

主數(shù)據(jù)在維護(hù)過程中要高度重視主數(shù)據(jù)維護(hù)的準(zhǔn)確性，保證數(shù)據(jù)維護(hù)的及時性和嚴(yán)謹(jǐn)性，ERP系統(tǒng)才能正常的運(yùn)行。不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)對于無辜的計(jì)算機(jī)來說其實(shí)就是謊言，它們只能被計(jì)算機(jī)用來高速地產(chǎn)生錯誤的答案。只有保證每一次數(shù)據(jù)維護(hù)的準(zhǔn)確，才能保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

主數(shù)據(jù)字段繁、種類多、相互制約的特點(diǎn)，使得主數(shù)據(jù)的維護(hù)必須確保及時性和嚴(yán)謹(jǐn)性。為確保主數(shù)據(jù)維護(hù)的及時性和嚴(yán)謹(jǐn)性，我們制定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。大到信息指標(biāo)體系、信息交換接口要標(biāo)準(zhǔn)化，小到分類編碼、文檔編寫、字段定義及維護(hù)流程同樣也要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。確保在最短的時間內(nèi)能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)確維護(hù)，使數(shù)據(jù)的維護(hù)進(jìn)行規(guī)范處理。

主數(shù)據(jù)維護(hù)方法有直接輸入法和批量導(dǎo)入法。直接輸入法使用ERP系統(tǒng)事物代碼，對視圖中的各項(xiàng)目進(jìn)行錄入，這種方法適合少量數(shù)據(jù)的維護(hù)，由于是手工更改，出錯的概率較高。主數(shù)據(jù)的維護(hù)既是日常性的工作，也會有階段性的工作。往往階段性的工作采用大數(shù)據(jù)量的批量更改，如價格調(diào)整、類別調(diào)整等等，因此，系統(tǒng)要有批量處理和調(diào)整的功能。批量導(dǎo)入法使用批導(dǎo)程序，一次執(zhí)行大批量的更改，但要求數(shù)據(jù)維護(hù)人員按照用戶提供的數(shù)據(jù)模板正確導(dǎo)入ERP系統(tǒng)中。

真正做好主數(shù)據(jù)維護(hù)和管理工作，要求主數(shù)據(jù)維護(hù)人員在實(shí)際中做好以下幾方面工作。

2.1 注重業(yè)務(wù)流程及其功能改變

由于ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字段是與業(yè)務(wù)流程及其功能息息相關(guān)的，所以在維護(hù)主數(shù)據(jù)時必須關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)及其功能變化。在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，系統(tǒng)功能會被優(yōu)化或改進(jìn)。這時，通常會對主數(shù)據(jù)的維護(hù)提出新要求。主數(shù)據(jù)維護(hù)人員必須關(guān)注這些變化，確保主數(shù)據(jù)隨時更改。因此，從管理上要求在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、配置發(fā)生變化時，各模塊程序維護(hù)和開發(fā)人員要及時和主數(shù)據(jù)維護(hù)人員溝通，而主數(shù)據(jù)人員一定要將這些轉(zhuǎn)化為主數(shù)據(jù)具體維護(hù)要求。

2.2 強(qiáng)化ERP項(xiàng)目相關(guān)模塊原理的培訓(xùn)

要求主數(shù)據(jù)維護(hù)人員吃透ERP精神，根據(jù)系統(tǒng)中的原理和做法，具體應(yīng)用到實(shí)際工作中去，做精、做好，將數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，重要的是知道數(shù)據(jù)怎么做，更知道為什么這么做，以達(dá)到培訓(xùn)的最佳效果。

2.3 掌握批導(dǎo)程序的制作方法

數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入是主數(shù)據(jù)維護(hù)的一項(xiàng)重要技能。常用的批導(dǎo)程序通常是在上線初期就由開發(fā)人員準(zhǔn)備好的，可是日常維護(hù)過程中，時常會有新的批導(dǎo)入任務(wù)，這就要求主數(shù)據(jù)維護(hù)人員不僅能夠熟練地使用現(xiàn)有的批導(dǎo)程序以保證導(dǎo)人數(shù)據(jù)的正確，而且還需要掌握批導(dǎo)程序的制作方法，以適應(yīng)生產(chǎn)變化的要求。

2.4 建立主數(shù)據(jù)發(fā)布制度，確保主數(shù)據(jù)與各項(xiàng)系統(tǒng)外業(yè)務(wù)的銜接

主數(shù)據(jù)維護(hù)完成后，并不意味著主數(shù)據(jù)維護(hù)流程已經(jīng)結(jié)束。如系統(tǒng)內(nèi)新增了材料主數(shù)據(jù)，有了新的物料編碼，除設(shè)計(jì)人員與采購人員知道外，還應(yīng)在主數(shù)據(jù)維護(hù)流程中增加主數(shù)據(jù)信息發(fā)布這一環(huán)節(jié)，明確主數(shù)據(jù)發(fā)布的時間、地點(diǎn)、發(fā)布的部門、發(fā)布范圍、如何發(fā)布等，并建立企業(yè)主數(shù)據(jù)發(fā)布制度。經(jīng)過了這樣的調(diào)整，業(yè)務(wù)部門對新增主數(shù)據(jù)的用途不再有疑惑，而且可以及時地做出業(yè)務(wù)反應(yīng)。

2.5 預(yù)見性的維護(hù)物料主數(shù)據(jù)

預(yù)見性的維護(hù)物料主數(shù)據(jù)，適應(yīng)生產(chǎn)的變化，帶鋼的生產(chǎn)品種規(guī)格在成品中數(shù)量最大，通過實(shí)際工作總結(jié)，在維護(hù)XG08D2時，同時維護(hù)Q195。同樣在維護(hù)Q235時，同時維護(hù)Q215，這樣即能適應(yīng)生產(chǎn)過程中的對物料編碼的需求，又提高物料主數(shù)據(jù)維護(hù)的效率。

3、主數(shù)據(jù)的管理

ERP數(shù)據(jù)管理體系是通過多次研討分析，經(jīng)過較長時間的實(shí)踐和改進(jìn)逐步完善建立起來的，目前，基本形成了較為完善的管理體系。

3.1 完善物料主數(shù)據(jù)維護(hù)流程

ERP實(shí)施期間由數(shù)據(jù)組制定產(chǎn)成品、半成品、原料、材料、備品備件、供應(yīng)商數(shù)據(jù)收集管理辦法和流程，進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集整理和維護(hù)。甩物料帳后，ERP項(xiàng)目部成立運(yùn)營監(jiān)管小組負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)靜態(tài)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)故障的管理，對靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)維護(hù)、變更、修改業(yè)務(wù)進(jìn)行受理、審批、備案，并通知責(zé)任單位進(jìn)行處理等；負(fù)責(zé)動態(tài)數(shù)據(jù)的監(jiān)控、備案等；按制度執(zhí)行考核。

3.2 采用技術(shù)手段完善管理

對于幾十萬個物料數(shù)據(jù)，新增物料只靠單一通過加強(qiáng)管理來杜絕描述重復(fù)還是不夠的，我們還編寫許多有關(guān)數(shù)據(jù)管理方面的程序，來檢查數(shù)據(jù)維護(hù)的合法性和完整性，并開發(fā)了一個模糊查詢程序，有效地控制了描述重復(fù)。在新增物料前要對新增物料描述進(jìn)行查重檢查，查找過程中對物料描述數(shù)據(jù)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如：大小寫、全角半角等自動轉(zhuǎn)換對比。

4、結(jié)語

ERP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的維護(hù)、原有數(shù)據(jù)的優(yōu)化管理仍是數(shù)據(jù)維護(hù)人員艱巨的工作。只有保證每一次數(shù)據(jù)維護(hù)的準(zhǔn)確、及時，才能保證系統(tǒng)完整數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。建立明確的責(zé)任制度，在數(shù)據(jù)申請、編碼、維護(hù)、應(yīng)用等操作的各個環(huán)節(jié)上都要保證才能使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。