對區(qū)域聯(lián)合采購風(fēng)險(xiǎn)的幾點(diǎn)思考

朱光永

【摘 要】區(qū)域聯(lián)合采購是指一定地域范圍內(nèi)有共同需求的許多買方聯(lián)合起來，將各自分散的需求合并后，以一個采購商的名義向供應(yīng)商實(shí)施采購，從而發(fā)揮采購規(guī)模優(yōu)勢，達(dá)到降低采購成本的目的。它多見于公共事業(yè)部門和非盈利性組織，如政府，高校，醫(yī)院等。加強(qiáng)對區(qū)域聯(lián)合采購的風(fēng)險(xiǎn)分析，做好風(fēng)險(xiǎn)防范措施，對于完善區(qū)域聯(lián)合采購模式，具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】區(qū)域聯(lián)合采購；風(fēng)險(xiǎn)控制

一、區(qū)域聯(lián)合采購的風(fēng)險(xiǎn)分析

（1）需求差異性風(fēng)險(xiǎn)。需求差異性風(fēng)險(xiǎn)，是指由于需求的不一致性和需求的不確定性而導(dǎo)致的采購風(fēng)險(xiǎn)。區(qū)域內(nèi)的各需求單位由于自身情況不同，對采購的物資要求各異，標(biāo)準(zhǔn)不一，有些物資甚至是承擔(dān)采購任務(wù)的采購機(jī)構(gòu)從來沒有接觸過的，采購機(jī)構(gòu)缺乏對這些物資的深入了解和必要的市場調(diào)查、科研論證和供應(yīng)商分析，盲目的開展采購工作容易導(dǎo)致采購程序的混亂和采購質(zhì)量的下降。由于需求的不確定性，若區(qū)域內(nèi)相當(dāng)數(shù)量的需求單位要在同一時間要求采購?fù)黄贩N的物資，會導(dǎo)致供應(yīng)商難以在短時間內(nèi)完成物資的供應(yīng)，造成采購時間的延誤。如果要照顧到方方面面的需求，有可能會破壞區(qū)域聯(lián)合采購的規(guī)模效應(yīng)，使采購效益大打折扣。（2）信息屏障風(fēng)險(xiǎn)。信息屏障風(fēng)險(xiǎn)，是指由于組織內(nèi)部缺乏必要的信息溝通而導(dǎo)致的采購風(fēng)險(xiǎn)。具體表現(xiàn)為：一是影響采購計(jì)劃的系統(tǒng)前瞻性。采購任務(wù)都是由各單位臨時匯總上來的，采購機(jī)構(gòu)無法從長遠(yuǎn)的角度來制定采購計(jì)劃，對于采購工作的合理化和采購工作的優(yōu)化起了阻礙作用，使采購計(jì)劃的系統(tǒng)性和前瞻性無法正常發(fā)揮。二是影響采購的后續(xù)服務(wù)質(zhì)量。如部分產(chǎn)品的采購任務(wù)完成后，需要對相關(guān)操作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，以及產(chǎn)品的維修和保養(yǎng)，這些都要求各單位與聯(lián)合采購機(jī)構(gòu)進(jìn)行及時溝通，提出具體的需求和使用情況信息。三是導(dǎo)致信任危機(jī)的發(fā)生。區(qū)域內(nèi)各單位隸屬于不同部門，平時交流有限，在很多工作上會發(fā)生疏漏甚至是誤解。由于采購資金都是來自于各需求單位，采購資金的使用情況關(guān)系到各需求單位的切身利益，如果采購機(jī)構(gòu)與各單位之間缺乏實(shí)時的信息交換，得不到需求單位的理解，就會造成兩者之間的矛盾，甚至是扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。（3）時間差異性風(fēng)險(xiǎn)。在區(qū)域聯(lián)合采購模式下，各單位要對各自的采購需求進(jìn)行預(yù)算審批，而各單位的審批時間又不盡相同。若某一單位在預(yù)算審批上花費(fèi)時間較長，或是某一單位發(fā)生超預(yù)算情況，需等待其重新審批，必然延誤整個區(qū)域內(nèi)的采購工作，增加了采購的時間成本，降低采購效率。

二、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理控制的對策

（1）完善區(qū)域聯(lián)合采購制度建設(shè)。一是要建立切實(shí)可行的區(qū)域聯(lián)合采購業(yè)務(wù)流程規(guī)范，采購機(jī)構(gòu)和采購人員要按照流程規(guī)范的要求，指導(dǎo)采購工作。二是建立一套與之相對應(yīng)的法規(guī)制度，約束采購人員的行為。由于區(qū)域聯(lián)合采購在我國正處于起步階段，配套的法規(guī)制度將是這種采購模式走上正規(guī)化的必要前提條件。應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)責(zé)任追究制度，使權(quán)利與責(zé)任相一致，防止采購機(jī)構(gòu)因?yàn)樨?zé)任心的因素而區(qū)別對待委托單位。同時，還應(yīng)加強(qiáng)依法采購的監(jiān)督力度。各單位可以抽調(diào)人員組成紀(jì)檢、財(cái)務(wù)、審計(jì)聯(lián)合檢查小組，對采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督。（2）加強(qiáng)人員配備，必要時進(jìn)行人員的抽組。鑒于采購機(jī)構(gòu)可能存在的人員緊張和精力不足等問題，區(qū)域內(nèi)各委托單位應(yīng)該積極配合采購機(jī)構(gòu)的人員抽組，將熟悉相關(guān)技術(shù)和使用情況的采購人員抽組到采購機(jī)構(gòu)，共同參加采購工作。一方面可以緩解采購機(jī)構(gòu)的壓力；另一方面可以防止因?qū)λ少彽奈镔Y缺乏相關(guān)的了解而帶來的不必要的麻煩和疏漏。（3）風(fēng)險(xiǎn)的識別和判斷。加強(qiáng)采購人員的風(fēng)險(xiǎn)意識，建立衡量風(fēng)險(xiǎn)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使風(fēng)險(xiǎn)能夠得到有效確認(rèn)，從而提高風(fēng)險(xiǎn)的識別能力。采購機(jī)構(gòu)要對采購活動進(jìn)行全程跟蹤和監(jiān)控，及時反饋所獲取的信息，利用風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)體系識別潛在的風(fēng)險(xiǎn)，使風(fēng)險(xiǎn)杜絕在萌芽狀態(tài)。（4）與供應(yīng)商建立良好的合作伙伴關(guān)系。新的采購任務(wù)給采購機(jī)構(gòu)賦予新的責(zé)任，同時帶來了新的挑戰(zhàn)。在區(qū)域聯(lián)合采購模式下，采購單位需要采購的物資品種增多，有自身平時采購業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的物資，也有其他軍兵種所需的通用物資。承擔(dān)采購任務(wù)的單位必須加強(qiáng)與市場的聯(lián)系，做好采購的前期工作，包括市場的調(diào)查研究、技術(shù)性能參數(shù)的界定等，充分了解市場行情，并且與新的潛在供應(yīng)商保持良好的信息溝通，與之建立合作伙伴關(guān)系，才不至于在臨時接到采購任務(wù)時手足無措。（5）拓寬信息溝通渠道，提高溝通協(xié)調(diào)能力。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為各部門提供了即時溝通的橋梁，信息傳輸在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中更加順暢。各委托單位能夠通過網(wǎng)絡(luò)對采購機(jī)構(gòu)提出采購需求的具體信息，在特殊情況下還能及時提出需求變更，物資技術(shù)要求變更等。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建，對于提高信息的傳輸速度和信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)信息的充分共享具有重要意義。

采購機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對用戶信息進(jìn)行收集，了解需求動向，以便及時進(jìn)行市場調(diào)查研究，選定值得信賴的供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系。了解所采購的物資使用情況，以便對物資品牌和供應(yīng)商做出合理評價(jià)，并且組織對所采購的某些技術(shù)含量高的物資進(jìn)行后續(xù)服務(wù)，如定期的人員培訓(xùn)，裝備的維修保養(yǎng)等。