網絡視頻會議保障實施辦法探索

李立華

【摘 要】針對大中型會場召開多級視頻會議，提出保障方案，規范保障程序，區分各級權責，確保網絡會議高效順利召開。

【關鍵詞】視頻會議、保障、程序

【中圖分類號】TP393.08 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0027-01

隨著基礎網絡建設的不斷深入和拓展，視頻會議作為一種便捷可靠的通信方式，已成為上級部門部署任務、指揮決策和實時情況掌控的重要手段。能最大范圍的保證下級人員現場領會把握上級意圖，達到運籌帷幄決勝千里的效果，據對不同單位部門的統計，視頻會議系統的使用頻率呈逐年上升趨勢，越來越多的領導者熱衷于遠程的網絡指揮，既節約人力成本，又能排除旅途安全的不可控性，便捷實時高效。但只有設備的良好運行才能保證會議的流暢，否則便捷高效也就無從談起。如何保證設備的良好運轉、彌補設備自身的不足，制定一套穩定高效的視頻會議保障機制就顯得尤為重要。本文重點針對百人以上的大會場及下屬分會場的保障問題，從保障范圍、審批程序、保障實施和責任區分四個方面探索一套行之有效的保障機制，供大家參考和借鑒。

一、視頻會議保障范圍

由于視頻會議系統的實時性和可交互性，即使在千里之外，與會雙方或幾方也能實時面對面的進行交流討論，根據實際使用情況可分為以下幾種類型。

1、上級部門部署工作任務、下達各類指示要求的會議。這類會議偏重于要下級人員端坐靜聽認真記錄，對會議內容的可回放性要求比較高，由于發言者的語速或語調問題可能導致與會者對發言內容領會不清，有效的解決辦法就是會議錄像，實現會議內容的回放。

2、對下級單位工作情況進行實時指揮和監控。這類會議對實時對講和現場畫面的要求很高，上級部門要掌握全面的現場情況，不僅需要聽到處置人員的現場描述和處置建議，還需要根據看到的 現場事態來進行決策。作為通信保障人員，要保證盡可能多的現場信息呈現在上級部門面前，為上級定下決心提供充分的依據。

3、依托網絡實施的各種業務的集訓和網上作業。這類保障對各類信號的接入和轉換有比較高的要求，當培訓內容有疑問的時候就可能轉變為討論，保障人員不僅需要調試好各類信號，還需熟悉會議議程，做好轉播銜接工作。

二、審批程序

審批程序是視頻會議順利召開的重要保證，特別是大型會議由于有參加的單位多，通過相關領導的審批，達到合理分工、權責分明的目的。

1、上級部門組織召開的會議。這類會議無須審批，直接由承辦處室向通信處下達保障通知，明確會議事項，保障分隊實施保障。

2、本級集合下屬召開的會議。由于這類會議的前期準備工作較多，包括會議組織、設備調試、會議轉播等工作，承辦處室應在會前2小時向通信處室了解會議設備是否滿足召開視頻會議的要求，然后遞交上級領導審批過的會議通知，然后向其他分會場下達參加會議的通知。

3、其他臨時性會場保障。由承辦處室直接與通信處協調具體實施方式，通信處給與配合。

三、會議保障

從保障的具體實踐經驗來看，會議保障可分為組織保障和轉播保障。承辦處室負責組織保障，包括會議議程、會議資料、明確會議注意事項、會議情況收集等；通信處協調保障分隊負責設備保障，包括會場燈光音響設置、設備安裝調試、會議轉播等。

1、組織保障

批準召開視頻會議后，會議承辦處負責人至少提前2小時將承辦文件（復件）送通信處室，會議議程應填寫于視頻會議保障任務通知單上，如有多媒體資料需在會議中轉播，應在會前2小時向設備保障人員提供，進行試播。

2、轉播保障

轉播保障是會議的重頭戲，直接關系到會議能否順利召開和達到預期效果。在實踐中我們采取建立4人保障小組，崗位專人負責制度，將會議轉播分為視頻切換員、網絡聯絡員、調音員和會場監控員四個崗位，為每個崗位配備訓練有素、技術過硬的操作手，由指定領班員統一調度。這里特別需要提出的是應將這些崗位集中在一個房間，這樣便于轉播過程的協調溝通，最大限度地減少操作失誤。

1）設備調試

會議保障組于會前2小時到達保障現場調試設備，根據崗位職責檢查各自設備運行狀態，包括會場照明是否合理、音響工作是否正常、各類顯示設備圖像是否清晰，會議開始前一個半小時，由領班員對所有分會場點名進行設備測試，詳細記錄各分會場設備的運行情況及故障排除方法。

2）會前準備

會議設備開啟運行正常后，會議保障組領班員應及時組織各崗位操作員熟悉會議流程，明確轉播過程中的相關事項和要求；所有準備工作應在會議開始前30分鐘完成，此時主會場調音員可播放會場須知和音樂，這樣便宜各分會場隨時測試自己的設備運行情況；同時視頻切換員可根據需要將各分會場圖像按編制序列在輔助屏幕輪循播出，以便領導掌握各會場的準備情況；在會議開始前30秒關閉音樂，調整鏡頭和打開話筒準備開會。

3）會議轉播

會前準備到位以后，會議轉播過程主要由視頻切換員來完成，其他三個崗位主要投入到監控和協助上來，領班員則隨機抽查分會場的視聽情況。需要指出的是由于操作員與會議現場是隔離的，為保證會議現場的視聽效果，所以需設置會場監控員來進行現場監控，協調其他崗位處理會場臨時情況，同時也可為不便出入會場的領導代辦緊急事項。調音員主要監控會場音響和送達情況，網絡聯絡員主要監控各會場的網絡連接，及時處理掉線、斷連等突發情況。

4）會場顯示設置

會場主屏顯示會議上級圖像，輔屏可顯示本會場或各分會場輪循圖像，如有更多的輔助屏幕，可對各分會場進行編組顯示，確保領導能隨時掌握分會場的視聽情況。當需要與某一單位進行對話時，主屏及時切換至該單位，打開對話通道。

5）攝像要求

攝像時應結合實際情況，以使觀眾不對會議內容感到厭倦乏味為前提來進行。主會場可采取點面結合的方式，哪里有發言鏡頭就打向哪里，發言內容較長時可適時調整鏡頭，特寫其他參加會議的領導和會場，整個過程一至兩遍即可，不要重復累贅；下級會場參加會議時，本地會場鏡頭始終保持會場全景，以最大角度向上級會場呈現參加會議全員，鏡頭的切換要做到準確自然，切換時機靈活掌握。

6）結束會議

會議結束方式為自上而下逐級結束，特別是召開多級會議時，直接上級還未宣布會議結束時下級會場不得私自結束會議，以免造成會議內容的漏聽。結束后領班員及時將會議錄像資料刻錄送交承辦處室保管，而后組織會議保障講評，對出現的問題和需要改進的地方及時做好登記。

四、責任區分

為了更好地完成保障工作，責任的區分是必要的，各級明確自己的責任后為圓滿完成保障工作打下堅實的基礎。

1、承辦會議的處室主要負責下達召開視頻會議通知，確定會議議程，提供會議文字材料和多媒體資料，協調會務保障，維護會議秩序。

2、通信處主要負責協調會議保障相關事宜，按照領導和承辦處室的意圖準時無誤地指導完成保障工作，對保障工作負指導都督的責任。

3、保障分隊負責視頻會議的具體實施和技術保障，在平時做好視頻會議系統設備的日常維護保養工作和操作員的培訓工作，隨時掌握設備的工作性能和運行狀態，對保障任務提出合理建議，對下級分會場的保障工作提供技術支持。

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