淺談電力系統電子檔案管理的現狀及發展策略

黃愛芹

【摘 要】新經濟時代，面對全新的網絡化和信息化環境，電力企業在生產經營中所產生的電子檔案數量和種類日益增多，電子檔案管理面臨著巨大的挑戰和發展機遇。如何充分利用信息技術，加快檔案電子化建設，使其能更快、更好的為電力系統的發展提供服務，是我們急需探索和研究的課題。本文闡述了電子檔案管理的優勢，分析了現狀和存在的問題，最后提出科學合理的發展策略。

【關鍵詞】電力 電子檔案 管理 現狀 策略

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0348-01

隨著我國電力事業和信息技術的蓬勃發展，電子檔案管理工作在電力企業發展過程中發揮著重要的作用，與傳統的紙質檔案相比，電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相關資料，具有高度時效性、快捷性、網絡性的特點，能更好的適應當前因電力企業的飛速發展，而導致檔案基礎資料的收集整理和管理應用的精細化和復雜化局面。推動電力企業檔案管理信息化、網絡化、電子化，能更準確、更可靠、更完整的利用電子檔案，充分發揮其在生產建設中的作用，推動電力系統的健康發展。

一、電力電子檔案管理的優勢

信息通信網絡與技術的飛速發展為我們創造了一個無邊界的數字世界，檔案電子化管理已成為電力企業檔案管理的發展趨勢。大量由計算機直接生成的數據、電子檔案，以及用計算機掃描的圖像、圖形檔案材料已成為現代檔案電子化的存在形式，傳統的單一的紙質檔案已融入了影音、電子文本、圖像等多種新型載體，表現形式更形象、全面和生動，也激發了檔案管理方法和手段的多樣化和數字化，為檔案信息管理注入了新的活力。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有以下幾點優越性：

1）保管形式優越

紙質檔案載體容易老化，復制或微縮拷貝時易出現信息丟失、清晰度下降、畸變等問題，且有限的存儲空間無法滿足無限增長的紙質文件的需要，而電子檔案只需占據極少量的空間，在復制時，由于是電子化的信息處理，保存度完好。

2）保密性強，歸檔及時

電子檔案需要及時對文件進行信息確認，并設置密碼保護，以確保電子文件在處理、傳送和接收部門收到檔案時都準確無誤。同時，處理好電子文件之后可以隨時歸檔，采用定期歸檔的方法或通過備份的形式，由生成部門經過傳輸的形式移交給檔案管理部門，由管理人員給電子檔案編排號碼及設置訪問權限和密碼保護，方便后期查找利用。

3）傳遞快捷、實現資源共享

電子檔案的處理環境是計算機和網絡技術，不受紙質檔案只能在某時、某地才能讀閱讀的局限，網絡上信息傳遞方便快捷，而且，一個電子文件可以同時發給若干個網絡終端，速度快且效率高，不受存儲載體限制，擺脫時間和空間的制約，實現資源共享。

4）操作方便

利于遺漏文件的補漏增缺，對于形成檔案之前的電子文件，增、刪、改都很方便，減輕了檔案管理人員的繁瑣的整理工作，使他們可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，提高工作質量和利用效率，發揮出更好的時效價值。并且電子檔案具有高度的標準性，使檢索更加方便。

二、電子檔案管理的現狀和存在的問題

電子檔案在電力企業的應用，還屬于新興事物 ，相對于紙質文檔，雖有很大優勢，但也存在很多不足。

1）、對電子檔案管理的重要性認識不足。

電力企業往往比較注重加快電力工程的建設，而忽視了企業的檔案建設。部分領導認為檔案工作不會對企業的發展起到實質性的作用，對檔案管理工作不夠重視，庫藏檔案資源不夠重視。沒有充分意識到檔案管理網絡化、電子化的重要性，封閉守舊的檔案管理觀念沒有及時調整和適應信息社會的需求，使檔案管理電子化建設受到一定的影響。

2）、安全系數低

電子檔案都是通過數字設備生成的，一個操作環節在處理過程中出現問題，就容易導致全部文檔都存在不確定性。而電子檔案數據的易消失性、易復制性和易改動性以及網絡的易侵害性，給電子檔案的安全保密性，帶來了極大的威脅。是當前電子檔案管理存在的突出問題。另外，部分管理人員缺乏責任感，沒有較好的存檔和備份，容易出現文件損毀現象。造成不必要的損失。

3）、缺乏規范化的流程，管理人員素質有待提高

電子檔案管理系統在設計時沒有充分參考檔案工作者的相關意見，或沒有檔案工作者的參與，使得電子檔案從生成到歸檔的過程中存在很多問題，造成了電子檔案管理原則 、歸檔范圍、組裝方法、保管條件、著錄格式、歸檔時間等缺乏規范化的流程或標準。當前電力檔案管理工作人員缺乏既懂計算機技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好的適應檔案管理電子化、信息化的需求。

三、新形式下電力系統電子檔案管理的發展策略

實現檔案管理現代化、電子化，充分利用和發掘檔案信息資源，是新知識經濟時代的必然要求。

1）、提高領導的重視度

領導的重視是檔案規范化管理的關鍵。檔案部門必需在積極探索改制企業檔案處置工作的同時，利用新聞媒體，強勢宣傳推介檔案電子化、規范化管理工作，讓企業的決策者和領導者充分認識到檔案管理是企業信息資源和知識資產的重要組成部分，納入企業的生產經營活動工作計劃中來，有部署有獎懲有分管的持續健康發展。

2）、加強檔案管理人員專業素質建設

檔案管理人員是檔案電子化管理的直接執行者，電力企業檔案工作要想規范化發展，必需重視檔案人才的教育和培養，加強管理人員的業務培訓和學習，提高專業技能和素養。培訓的方式因時因地因人而異，培訓和實際結合，采取積極措施抓好知識引進、更新和消化，適應信息技術的成果，通過定期培訓來建立高素質的檔案工作人員隊伍，充分挖掘信息化平臺的潛力，從而以現代化的檔案管理工作更有效的為企業服務。

3）、進一步做好企業電子檔案的網絡安全防護工作

信息時代的到來，網絡帶來諸多便利的同時也存在著較大的安全隱患，網上容易傳播病毒及非法訪問，易導致電子檔案被刪除和纂改，因此，要加大對網絡安全建設的投入，制定完善的管理制度，加強訪問權限的管理，完善內部控制制度和健全監督機制，并引進先進的管理技術，定期更新和升級計算機信息，防止病毒入侵，確保網絡環境的安全才能確保電子檔案的安全。最后，電力企業要按照國家檔案保管保護的相關規定，對知識產權和涉及商業秘密的檔案要采取有效的安全防護措施重點保護，以確保重要檔案信息的安全與完整。

4）、規范檔案利用制度和方式 ，增強檔案信息的實效

建立檔案利用管理制度，利用網絡技術來進行檔案的收集管理工作，以保證電子檔案的及時收集和更新，更好的滿足利用者的需求。建立檔案利用審批制度，根據利用者的情況和電子檔案內容的密級層次進行有效管理，相關人員需要查閱和利用檔案時，必需獲得檔案主管領導的審批。對于內容不是完全公開的電子檔案，在瀏覽過程中必需在有效的監控下進行，不宜用拷貝的方式提供使用。

最后，要創新檔案管理模式，電子檔案和紙質檔案利用互補，同時提交保存歸納，以確保重要信息完整。例如電力企業在工程的建設過程中，施工單位一般都對紙質檔案有統一的載體和格式要求，因此，在歸檔紙質檔案的同時，也需要將電子文檔歸檔，這樣可以有效提高檔案信息的時效性，實現企業各部門之間的資源共享，方便相關人員的閱讀和檢索。

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